Учет рабочего времени
Ни одна работа не достигнет своей максимальной продуктивности и налаженности, если не будет уделено необходимое количество внимания учету и контролю рабочего времени.
Заострение внимания именно на данном параметре идет на пользу как работодателю, так и самим работникам, которые становятся более ответственными и собранными.
Общие понятия
Учет рабочего времени представляет собой постоянный контроль процесса осуществления трудовой деятельности в соответствии с режимом и установленным распорядком в конкретном учреждении. Он всегда требуется для организации и дальнейшего поддержания трудовой дисциплины, так как при его отсутствии нередко случаются неприятные ситуации со злоупотреблением доверием работодателя.
Сам учет рабочего времени должен полностью соответствовать действующему ТК РФ, положения которого наделяют работников законными правами по предоставлению им регулярных отпусков и выходных.
Статья 91 ТК РФ содержит разъяснения о том, что именно следует понимать под рабочим временем. Внутренний распорядок, существующий в каждой организации, не должен иметь абсолютно никаких противоречий с данными положениями.
Учет рабочего времени требуется для выполнения следующих функций:
- контроль регулярной явки сотрудников на свое рабочее время в начале трудового дня и обнаружение нарушений временного режима в виде задержек, а также опозданий;
- дополнительные проверки присутствия сотрудников на своих местах на протяжении всего рабочего периода, отсутствие опозданий при возвращении с обеденных перерывов и уход на них не раньше положенного срока;
- проверка времени окончания рабочего дня на его соответствие установленному режиму;
- фиксирование и контроль оплаченного рабочего периода, выделение отдельных временных отрезков с простоем работы, регулярными отпусками.
Положение
Положение об учете рабочего времени представляет собой нормативный акт, содержащий все необходимые сведения о распределении рабочего периода в конкретной организации.
Содержание данного акта не должно иметь никаких противоречий с действующим трудовым законодательством РФ. В документе содержатся отдельные пункты, каждый из которых описывает определенное нарушение установленного распорядка.
Помимо этого, контроль также возлагается и на определенных лиц, ответственных за постоянное ведение табеля.
В их список обязанностей входят следующие:
- регулярное составление рабочих графиков на определенные временные периоды;
- фиксирование моментов прибытия и убытия сотрудников, а также контроль за их работой в течение дня;
- информирование руководства организации об опозданиях и неявках сотрудников на свои рабочие места;
- сверка документов, подтверждающих правомерность отсутствия тех или иных работников в рабочее время.
Лица, в чьи обязанности входит ведение табеля, перед тем, как приступить к своей работе, обязательно должны быть ознакомлены с нормативным документом об учете рабочего времени под подпись.
Во время осуществления профессиональной деятельности не исключено возникновение определенных ситуаций, которые требуют особого отношения к учету и распределению рабочего времени:
- выходные, а также праздничные дни. Согласно правилам действующего трудового законодательства РФ, осуществление трудовой деятельности в эти дни запрещено. Но трудовой распорядок конкретной организации может содержать в себе исключения и допускать возможность выхода сотрудников на работу в данный временной период на особых условиях, например, двойной оплаты труда;
- сверхурочные работы. Данные о них вносятся в табель отдельными записями;
- вынужденные прогулы. Это понятие подразумевает отсутствие работника на своем рабочем месте по вине его работодателя. Оплата данного периода возможна, но только после того, как будут выяснены все обстоятельства и вина работодателя действительно подтвердится;
- простои. Остановки в рабочем процессе могут возникать по самым разным причинам. Если это произошло из-за работника, данное время оплате не подлежит, однако если его вина доказана не будет, простой должен быть полностью компенсирован;
- болезнь. Как правило, появление временной нетрудоспособности у сотрудника влечет за собой частичную оплату периода его отсутствия;
- день, в который оканчивается командировка. Согласно закону, в этот день сотрудник может не посещать рабочее место, однако данный день все равно должен быть оплачен.
Виды
Трудовые нормы законодательства РФ предусматривают три основных варианта учета рабочего времени: поденный, понедельный и суммированный.
Сущность поденного учета
В данном режиме учета продолжительность смены всегда равна определенному периоду. Данный график является наиболее часто встречающимся – 40 часов работы в течение недели и 5 рабочих смен.
Все время по окончании данного периода работы считается сверхурочным и оплачивается соответствующе.
Понедельный учет
Данный режим также предусматривает одинаковую длительность работы – как правило, 40 часов в неделю. Но длина самого рабочего дня здесь может изменяться от различных обстоятельств. Однако в неделю все равно должно получаться одинаковое число – 40 часов суммарно. Понедельный учет чаще всего применяется при гибких графиках работы.
Суммированный учет
Является достаточно специфическим методом, который часто применяется в таких видах работ, когда невозможно поделить рабочие периоды на равные временные отрезки.
Сюда можно отнести вахтовые методы, сезонные работы, а также круглосуточные смены. Сущность данного способа заключается в формировании определенного временного периода, длительность которого составляет месяц, квартал и т.д. Важным условием является тот факт, что данный период не должен превышать одного года.
Методы
Положения ТК РФ предусматривают несколько методов, позволяющих произвести эффективный учет рабочего времени и установить максимальный контроль над трудовой дисциплиной:
- постоянное контролирование соблюдения временного режима прибытия на работу и убытия сотрудников со своих рабочих мест, а также дальнейшая сдача данных сведений руководству учреждения;
- осуществление контроля специально назначенным лицом. Как правило, данный сотрудник осуществляет свою деятельность в одном кабинете с другими работниками, одновременно производя за ними наблюдение. Выраженная эффективность данного способа позволяет практически исключить постоянное покидание своих рабочих мест и отрывы от исполнения обязанностей;
- подача соответствующей отчетности самими работниками. При выборе данного способа сотрудники сами вносят необходимые данные за определенный временной период и регулярно сдают данную информацию своему руководству. Такие отчеты точно показывают эффективность и производительность, а также оказывают стимулирующее действие на сотрудников;
- контролируемый допуск. Данный метод заключается в установлении специальной системы, которая позволяет автоматически фиксировать каждый вход сотрудника, а также его выход из кабинета. Все сведения автоматически передаются руководству, без задержек и привлечения дополнительных лиц;
- видеонаблюдение. Считается одним из самых эффективных методов, однако является достаточно затратным. Первым шагом является установка необходимой аппаратуры. Затем следует принять отдельного сотрудника, который будет осуществлять регулярный контроль и фиксировать любые нарушения установленного распорядка. Этот метод не получил широкого использования не только по причине своей стоимости, но и потому, что он вызывает у многих сотрудников чувство постоянного дискомфорта и беспокойства, что не лучшим образом влияет на психологическую обстановку в коллективах.
Табель
Табелем называется трудовой документ, содержащий в себе полные данные о соблюдении тем или иным сотрудником рабочего распорядка, а также о каждом нарушении, допущенном им. Табель является основным документом для дальнейшего расчета заработной платы. Его регулярное заполнение может осуществляться как вручную, так и автоматически. Заполненный табель регулярно передается главному бухгалтеру.
Правила
Основным действующим правилом по учету рабочего времени на предприятиях и в организациях является обязательное составление табеля в бумажном варианте. Это условие обязательно даже тогда, когда заполнение табеля осуществляется автоматически. Заполнение табеля требует наличия распечатанных форм, предусмотренных законодательством РФ, а также соблюдения всех правил оформления. Новый табель всегда начинают ежемесячно, первого числа.
Табель передается в отдел бухгалтерии во временной период перед каждой выплатой заработной платы сотрудника, а также перед авансом:
- за каждым работником должен быть закреплен индивидуальный номер в табеле;
- в последних числах каждого месяца проводится сверка данных по каждому из сотрудников, подсчитываются отработанные часы.
Порядок
Процедура по ведению постоянного учета рабочего времени предусмотрена ТК РФ. Факт отсутствия данного учета либо несерьезное отношение к нему и наличие большого количества нарушений в данной области является прямым ущемлением прав сотрудников данного предприятия.
Обязательным условием можно назвать и четкое распределение рабочего режима, в который входят:
- временной период, которому равна смена или рабочий день;
- наличие соглашения о сверхурочной работе либо по ненормированной деятельности;
- четкое установление времени начала трудовой деятельности и ее последующего окончания;
- включение в рабочий режим перерывов, необходимых для осуществления отдыха, а также обеда.
При составлении всех необходимых графиков и установлении постоянного контроля за рабочим временем сотрудников, работодатель должен не только соблюдать все установленные нормы, но и принимать решения, исходя из интересов сотрудников, для достижения максимально комфортных условий регулярной трудовой деятельности. Такой подход непременно принесет пользу в виде более эффективного распределения труда, а также максимальной продуктивности каждого из сотрудников в отдельности.