Переход на неполный рабочий день
Действующее законодательство гласит, что трудовой договор – это письменный документ, содержащий основные условия работы. Одним из таких условий является продолжительность рабочего дня. Любое изменение условий труда требует внесения изменений в текст самого договора. Переход персонала на сокращенный рабочий день – тому не исключение.
Когда это происходит?
Итак, изменить договор возможно только по обоюдному решению руководства и работника или по заявлению, с помощью оформления дополнительного соглашения.
Режим работы для персонала всегда отображается в правилах трудового распорядка или же в самом в трудовом соглашении. При изменении режима согласно требованиям статьи 72 ТК необходимо оформить специальное соглашение с учетом нюансов действующего законодательства, ведь далеко не всех сотрудников можно переводить на такие условия труда.
Это допустимо лишь с согласия обеих сторон, но если сотрудник попадает в одну из следующих категорий, сокращать рабочий день необходимо в обязательном порядке:
- беременные сотрудницы;
- родители (усыновители или опекуны) детей, не достигших возраста 14 лет или несовершеннолетних инвалидов детства;
- те, кто осуществляет уход за больными близкими родственниками с наличием врачебного заключения о необходимости такого ухода.
Такие требования закреплены в статье 93‑й действующего Трудового кодекса. Согласно заявлению, поданному сотрудником, компания обязана допустить к работе на условиях неполного рабочего дня того родителя или родственника, который пребывает в декретном отпуске до достижения малышом трёхлетнего возраста. При этом такой сотрудник не потеряет право на получение гарантированных ему пособий по уходу за ребенком!
Важно: Для оформления по данной статье необходимы веские причины и объективные обстоятельства, которые должны быть подкреплены документально!
Для чего нужно дополнительное соглашение?
Стоит отметить, что любые правоотношения между работодателем и сотрудником должны быть оформлены письменно, иначе доказать свою правоту сторона попросту не сможет. При отсутствии данного документа укоротить рабочий день будет просто невозможно, ведь вся работа будет оплачиваться на основании данных о фактически отработанном времени. А для того, чтобы бухгалтерия имела необходимые основания для правильного начисления заработной платы уже в пониженном объеме, ей необходимо предоставить подписанное дополнительно соглашение, которое меняет условия трудового договора. Многие недобросовестные работодатели считают, что работники плохо осведомлены о своих правах и «играют» на этом, неправомерно занижая заработную плату. Здесь необходимо быть внимательным, дабы не допустить такого исхода.
Важно: Начисление зарплаты без наличия подписанного сторонами дополнительного соглашения считается серьезным нарушением прав сотрудника и может привести к судебным разбирательствам или составлению административного протокола, если такое нарушение было выявлено прокурором или государственным инспектором ГИТ в ходе проверки. Если же сотрудник обнаружит такое нарушение, тогда у него есть все основания обратиться в суд и ходатайствовать о взыскании с работодателя недостающих сумм за период, когда заработная плата была выплачена в ненадлежащем размере.
Как составить документ?
Данный документ оформляется в письменной форме, как и сам трудовой договор, и является приложением к нему. Хранится соглашение вместе с договором в течение всего времени действия и после его прекращения до 75 лет согласно требований действующего законодательства о ведении архива и делопроизводства. Основанием для заключения дополнительного соглашения является персональное заявление сотрудника. Такой документ должен в обязательном порядке содержать следующие элементы:
- преамбулу с данными работодателя и работника;
- амбулу - то, в отношении чего заключено соглашение;
- реквизиты сторон для связи.
В преамбуле отображается наименование предприятия или организации, а также полномочия тех лиц, которые будут его подписывать. Это может быть директор, наделенный таковыми полномочиями по уставу либо другое уполномоченное лицо согласно определенной доверенности (номер и дату выдачи такого документа также нужно указать).
Что же касается амбулы, то она обычно содержит основные моменты соглашения:
- период, на который необходимо сократить рабочее время сотрудника(сокращение рабочего дня или недели);
- период, в течение которого будет действовать такой режим;
- порядок оплаты работы в таком режиме;
- основания для заключения такого соглашения (это может быть личное заявление или же статья, регулирующая данный момент в Трудовом кодексе).
Реквизиты должны быть основаны на действующих документах:
- свежая выписка ЕГРП из налоговой;
- паспорт сотрудника.
Так как соглашение — это часть трудового договора, то его копия должна быть выдана сотруднику на руки. Поэтому под реквизитами нужно вставить расписку о получении копии.
Нюансы оформления
Как же быть с отдыхом и прочими гарантиями? При сокращенном времени работы отпуск такому сотруднику все же положен. Рассчитываться он будет не от размера отработанного времени по факту, а за из расчета за полную неделю.
Все, что было отработано в больших объемах, чем установлено в режиме, считается переработкой и должно быть оплачено в двойном размере.
Как уже было упомянуто, сокращению подлежит не только рабочий день с последующей сменой графика работы, но и неделя. Так, сотрудник может работать определенное количество дней, например, не 5 дней а 3 или 2 в течение недели.
Важно: Адекватной для работника считается продолжительность рабочего времени, которая закреплена нормативными актами или документами локального действия.Чтобы официально оформить изменения условий найма между сторонами заключается дополнительное соглашение и издаётся соответствующий приказ работодателя о переводе сотрудника на неполный рабочий день.
Как быть с праздниками?
Все мы ждем праздников, но кадровики не всегда рады этим дням, ведь часто затрудняются в правильном оформлении отработанного периода, а у бухгалтеров бывают ошибки в начислении заработной платы за такие периоды. Здесь необходимо упомянуть, что в своем письме ( № 395/13/116-14) Министерство социальной политики напомнило, что в отношении работников, которые заняты на условиях неполного рабочего дня или недели, норма ст. 53 КЗоТ не применяется. Если рабочее время и так сокращено, то ставить в табель сокращенный рабочий день накануне праздничных и нерабочих дней не нужно. В отличие от других работников, которые заняты полный рабочий день, данная категория сотрудников не имеет права работать в предпраздничные дни на один час меньше.
Особенности исполнения
Подготовка документов данного рода приравнивается к трудовым договорам, поэтому обязанности по их подготовке и исполнению должны возлагаться на сотрудников кадровых служб:
- штатного кадровика;
- совместителя, назначенного соответствующим приказом;
- директора или предпринимателя (характерно для небольших компаний).
Дополнительное соглашение должно существовать в двух экземплярах, завизированных руководством и подписанных сотрудником.
Один из них передаётся на руки работнику, а второй должен быть зарегистрирован в соответствующем журнале и хранится в деле согласно номенклатуры. Копия такого документа передаётся бухгалтерам, занимающимся начислением заработной платы, вторая же вкладывается в личное дело.
Такие документы подлежат хранению в архиве компании в течение 75 лет. За их сбережение несет ответственность специально уполномоченное лицо. Если же надлежащим образом эта функция не будет выполнена, то обычная проверка контролирующих органов способна будет выявить такое нарушение, и тогда работодатель понесет наказание в виде значительного штрафа.
Таким образом, обеим сторонам данного соглашения необходимо быть внимательным при его заключении, дабы избежать возможных споров и противоречий, разрешение которых может потребовать много времени и усилий.