Служебная записка о повышении зарплаты

Служебные записки отнесены к разряду внутренних документов, которые составляются и используются на предприятии. Наличие таких внутренних документов, как правило, присуще любой организации. Служебные записки выступают в роли элементов, представляющих собой деловую переписку. Их составление служит способом решения большого количества рабочих вопросов, присущих структурным подразделениям и конкретным работникам.

Служебной запиской могут быть оформлены и просьбы, связанные с повышением уровня зарплаты отдельных работников. Не исключена возможность составления такого документа и со стороны самого работника.

Документ должен содержать в себе перечень весомых доводов. Такое обоснование должно стать основой принятия работодателем решения о повышении зарплаты работнику, осуществляющему свой труд в организации.

Кадровая служба или работники бухгалтерского звена могут предоставить разъяснения и оказать помощь в составлении служебной записки в том случае, если сотрудник имеет вопросы по ее оформлению.

Правильное составление служебной записки

Ни в одном законодательном документе нет специально обозначенных требований, которые могут быть предъявлены при оформлении служебной записки. Такие требования могут отсутствовать и в локальной документации, используемой предприятием. Отсутствие каких-либо специальных условий при оформлении документа говорит о том, что их составление осуществляется с использованием правил по оформлению переписки делового характера.

Можно обозначить примерную схему, указывающую на те элементы, которые должны содержаться в рассматриваемом документе. К ним относится:

1. указание на то лицо, которому предназначена служебная записка. В качестве такового может выступать руководитель компании, руководитель подразделения или отдела, иные должностные лица или отдельные работники;
2. указание фамилии и инициалов руководителей или работников, к которым обращена служебная записка;
3. данные об организации;
4. сведения о документе, то есть его наименовании;
5. написание заголовка. Так, в качестве заголовка может выступать фраза: «О премировании», «Об увеличении заработной платы», «О повышении должностных окладов»;
6. содержание заявления. При написании заявления необходимо использовать официальный документальный стиль. Мысли подписанта должны быть четко сформулированы, изложены кратко и содержать только те сведения, которые имеют отношение к затрагиваемому вопросу. В ситуации с подачей служебной записки, связанной с рассмотрением вопроса об увеличении заработка конкретного работника, обратившемуся стоит сделать указание на конкретный размер оклада, который по его мнению, должен быть установлен работнику. Определение данной суммы в служебной записке позволит избежать тех случаев, при которых работодателем хотя и будет увеличен оклад работника, однако не в тех пределах, которые планировались заявителем;
7. указание должности, фамилии и инициалов того работника, который выступил в качестве составителя служебной записки и подписал ее;
8. проставление даты создания внутреннего документа, а также подписи его составителя;
9. осуществление регистрации документа в журнале, содержащем сведения о входящей корреспонденции, с проставлением на втором экземпляре служебной записки входящего номера и даты поступления документа в приемную руководителя.

Предприятия, которые имеют высокоорганизованную службу делопроизводителей, нередко обладают готовыми бланками документов внутреннего оборота, включая служебные записки и иную официальную документацию.

Обстоятельства, которые служат основанием повышения заработка у отдельных работников

В большинстве случаев в процессе убеждения руководителя предприятия или подразделения по вопросу увеличения уровня зарплаты отдельным работникам должны быть использованы веские обоснования.

Среди наиболее распространенных оснований, служащих поводом для повышения уровня заработка, можно выделить:

• повышение у работника круга выполняемых в рамках его должности обязанностей;
• наличие часовой переработки;
• повышение квалификационного уровня работника;
• установление индивидуальных заслуг работника перед предприятием;
• успешное завершение срока прохождения испытания;
• наличие инфляционных процессов в государстве, существенное повышение цен на круг товаров, входящих в потребительскую корзину.

Любой руководитель имеет собственное понимание о том, что наибольшая эффективность труда возникает при достаточной мотивации работников. В основном, инструментом такой мотивации выступают дополнительные финансовые средства, выплачиваемые работнику за осуществляемый им труд.

Таким образом, удовлетворение служебной записки, связанной с увеличением заработка конкретного работника, может и должно послужить причиной для улучшения качественных показателей, присущих выполнению его трудовых функций. Дополнительная мотивация одного работника может стать основой мотивирующих начал и у иных работников, которые будут убеждены в том, что исполнение труда на высоком профессиональном уровне может стать поводом улучшения их финансового положения.

Как рассматривается и утверждается руководителем поступившая к нему служебная записка, содержащая просьбу о повышении уровня зарплаты конкретному работнику?

После того, как служебная записка подготовлена, необходимо задуматься о способе ее передачи руководителю. Такие действия могут быть осуществлены путем ее передачи секретарю или же самому руководителю, в случае личного общения с ним (в приемное время или иные доступные периоды).

Необходимо помнить о том, что служебная записка имеет статус документа, а значит должна быть зарегистрирована по общим правилам. Секретарь или делопроизводитель, который получил от обращающегося лица служебную записку, должен осуществить ее надлежащую регистрацию в соответствующем журнале. В этот же момент документу присваивается входящий номер, который должен соответствовать номеру, указанному в вышеупомянутом журнале. Вместе с номером проставляется и дата, которая соответствует дате регистрации документа у секретаря.

Выполняя свои служебные обязанности, секретарь должен передать полученную служебную записку руководителю. Такая обязанность отсутствует в том случае, если служебная записка передается руководителю в условиях личного приема.

Изучив полученный документ, определив обоснованность изложенной в нем просьбы, а также возможность ее исполнения, со стороны руководителя должна быть проставлена резолюция. Такая резолюция проставляется им собственноручно. Содержание резолюции может заключаться в удовлетворении указанной просьбы или в ее отклонении.

Служебная записка, содержащая положительную резолюцию, не должна оставаться без дальнейшего использования. Наличие согласия руководителя в удовлетворении просьбы, изложенной в документе, служит поводом для осуществления ряда последующих действий.

Алгоритм действий, подлежащих осуществлению по факту удовлетворения служебной записки о повышении зарплаты:

• передача служебной записки с имеющейся резолюцией сотруднику отделу кадров. Кадровый работник, принявший документ в работу подготавливает приказ, в содержании которого указывается основание увеличения оклада и его новое значение. Такой же приказ оформляется и с целью начисления премии;
• приказ передается на подпись руководителю;
• подписанный документ передается в бухгалтерию с целью проведения начисления и выплаты.

Практика показывает, что средний срок, необходимый для оформления документов, связанных с повышением зарплаты сотрудника, при условии получения необходимого согласия от руководителя, составляет не более одного месяца. Исчисление такого срока производится с даты регистрации документа в соответствующем журнале, ведение которого отнесено к компетенции секретаря.

Успешное проведение указанных процедур влечет за собой увеличение заработка конкретного работника или выплату премиальных сумм.

 

Эта статья была вам полезна? Поделитесь с друзьями!

все статьи