Справка о доходах форма 4н
Справка по форме 4н представляет собой документальное подтверждение размера доходов за период, равный двум последним годам. По желанию сотрудника она может быть выдана ему в день увольнения, вместе с трудовой книжкой, а также иными документами. Как правило, она требуется для оформления различных государственных пособий, когда уполномоченному органу нужна информация о фактическом заработке лица за определенный период.
Еще в 2013 году форма такой справки была подвержена значительным изменениям. С того времени она называется «Справка по форме 182н». Данная редакция является результатом изменений, внесенных в схему расчета среднего заработка. Новая форма произвела достаточно положительный эффект: благодаря ей были значительно упрощены необходимые расчеты, а также уменьшено количество обязательных документов. Сейчас данная форма справки применяется во всех учреждениях и предприятиях нашей страны.
Содержание документа
Справка 182н включает в себя следующую основную информацию:
- Наименование организации, в которой был составлен и подписан данный документ.
- Полные сведения о самом лице, в отношении которого была изготовлена справка.
- Точная сумма доходов за указанный двухгодичный период. При этом в документе должны быть указаны как окончательный размер доходов, так и сумма за каждый месяц, отдельной строкой. Отдельно следует упомянуть и о действующем лимите. Конечная сумма доходов не должна его превышать.
- Информация о тех временных периодах, в которые отчисление страховых взносов, по тем или иным причинам, не проводилось. Эти периоды обязательно должны быть четко обозначены, включая момент их начала и окончания.
Следует помнить о том, что отсутствие какой-либо информации в документе даёт полноценные основания для признания его недействительным. Такая справка не будет принята ни в пенсионном фонде, ни в ином органе, который занимается оформлением государственных выплат и пособий.
У каких органов имеются полномочия по выдаче данного документа?
Справка 182н входит в список обязательных документов, которые должны быть выданы увольняющемуся сотруднику в последний день его работы в данной организации. Если работодатель не выдал документ и не реагирует на просьбы сотрудника о его предоставлении, последний имеет полное право обратиться в уполномоченную организацию с целью защиты собственных интересов.
Каждый увольняющийся работник также вправе составить и письменное заявление на имя руководителя предприятия с требованием о выдаче ему справки. Это заявление должно включать в себя следующую информацию:
- полные данные о лице, на имя которого оно пишется – ФИО руководителя, а также его должность;
- изложение самих требований о выдаче справки. Как правило, они указываются в свободной форме и достаточно кратко, без лишней информации;
- сведения о заявителе – его ФИО и должность. Помимо этого, в конце заявления он обязательно должен поставить собственную подпись, а также указать дату составления документа.
После составления заявления работодатель должен официально принять документ и сделать соответствующую отметку в журнале входящей документации. После этого, в течении нескольких дней, руководитель предприятия должен дать обоснованный ответ сотруднику. Если по каким-либо причинам выдача справки не представляется возможной, работодатель обязательно должен дать сотруднику письменные разъяснения по данному поводу.
Различные нюансы составления документа
Созданная справка по форме 182н обязательно должна отвечать следующим требованиям, установленным законодательством:
- ее заполнение можно осуществлять черной либо синей шариковой ручкой, от руки;
- так как данный документ содержит в себе важнейшую информацию о фактическом доходе конкретного лица, он должен быть составлен максимально четко, без каких-либо пометок или исправлений;
- по желанию ответственного лица вышеуказанная справка может быть заполнена и путем электронного способа ввода данных;
- все сведения должны быть вписаны в соответствующие графы документа. Не допустимо их указание в любом месте на справке;
- в конце справки обязательно должна быть проставлена подпись уполномоченного лица – чаще всего им выступает руководитель предприятия. Помимо этого, документ подтверждается и личной подписью главного бухгалтера организации;
- несмотря на новую форму документа, введенную уже довольно давно, уполномоченный орган обязан принимать и справку по старому образцу, в том случае, если она была составлена до 02.07.2013 года.
Также следует помнить и о том, что за все ошибки, которые были указаны в документе, несет ответственность работодатель. В том случае, если неверная информация принесла сотруднику определенные убытки и проблемы, работодателя могут обязать к выплате компенсации. Ее точный размер будет установлен судебным органом, при рассмотрении всех подробностей и аспектов дела.
Инициирование судебного разбирательства может исходить от любого заинтересованного лица. Чаще всего им является сотрудник, который ранее требовал представления справки.
Наиболее распространенные проблемы
Как уже было сказано выше, работодатель обязан представлять данную справку каждому работнику, по его требованию. Однако, как показывает практика, нередко руководители организаций предпочитают дать необоснованные и ничем не мотивированный отказ в выдаче. В таком случае следует обращаться в уполномоченный орган, который сможет рассмотреть данный спор, например, в комиссию по труду.
Дополнительные сложности нередко возникают и в случаях, когда работник уже давно уволился из организации, но в определенный момент ему потребовалась данная справка. Ситуация значительно усложняется, если старой организации больше вообще не существует, например, по причине ее полной ликвидации.
В таком случае существует оптимальный вариант – обратиться с письменной просьбой к нынешнему работодателю. Тот в свою очередь должен сформировать официальный запрос и направить его в местное отделение Пенсионного фонда. Нередко подобные процедуры занимают достаточно большое количество времени, но к ним придется прибегнуть, если справка действительно необходима.
К сожалению сейчас не имеется возможности прямого обращения заинтересованного лица к уполномоченному специалисту Пенсионного фонда. Возможно, в будущем это изменится, и тогда самостоятельно получить указанные документальные сведения о размере заработка будет значительно проще.
Как видно из всего вышесказанного, справка по форме 182н представляет собой важный финансовый документ, значительно облегчающий работу бухгалтера. Именно ориентируясь на сведения, представленные в справке, уполномоченный орган сразу получит четкое представление о доходах конкретного лица за последний временной период. Помимо этого, справка может показать точное количество дохода и за прошлые года, например, несколько лет назад. Такой сбор сведений о доходах в одном документе помогает значительно экономить время при проведении расчетов различных пособий и льгот, которые были установлены государством. Чаще всего такими льготами являются: пособие по случаю рождения ребенка, оплата больничного листа, назначение дополнительных выплат по случаю достижения определенного рабочего стажа и т.д.
Строгая форма документа помогает избежать значительного количества самых распространенных ошибок, которые нередко случаются при заполнении схожих справок.
Однако работодателям всегда следует помнить, что отказ от предоставления сотруднику такой справки является прямым нарушением действующих норм в области трудового законодательства. В том случае, если дело дойдет до судебного разбирательства, интересы истца скорее всего будут удовлетворены. После этого в отношении работодателя могут быть установлены различные меры административной ответственности. Чаще всего они представляют собой наложение денежного штрафа и временное приостановление права на занятие определенной деятельностью.
Предусмотренные меры ответственности также могут быть применены и в случае указания в справке заведомо ложной информации. В такой ситуации необходимое наказание будет установлено в отношении виновных лиц – руководителя организации, а также главного бухгалтера, чья подпись тоже содержится на документе.