Журнал регистрации приказов о приёме на работу
Любая деятельность предприятия или организации невозможна без оформления приказов руководителя. Учитывая это, на любом предприятии бюрократия способна заполонить весь процесс деятельности. О том, как же правильно оформлять приказы на предприятиях, учреждениях и организациях мы поговорим далее.
Предназначение приказа
Все накапливаемые документы должны правильно храниться и учитываться для легкого пользования. Все данные учёта подлежат записи согласно установленной форме, то есть фиксироваться в журнале (книге, базе данных). Сюда же заносится номер, дата и название каждого документа.
Для осуществления процесса оформления деятельности любого сотрудника юридического лица также необходимы приказы, касающиеся личного состава. Такие документы являются основанием для начисления заработной платы, премий, бонусных платежей и компенсаций работникам. Без приказов руководителя сотрудникам не оформляют отпуск и не оплачивают больничные листы. Выдача справок, необходимых для оформления кредитных операций или прочих целей, также происходит на основании все тех же приказов.
Кадровые вопросы
Если вы поступаете на работу, здесь также нужен приказ. Он является первым официальным документом, на основании которого в отношении сотрудника будет открыта персональная карточка. Далее кадровый отдел обязан внести запись в трудовую книжку, а бухгалтерия - открыть счёт и включить данные о сотруднике в табель учета рабочего времени под определенным номером.
Большое количество персонала в каждой компании требует соответствующей численности журналов с целью обеспечения группирования документов по типу и срокам их хранения. Здесь следует регистрировать и сохранять приказы в специальном журнале регистрации. Такой вариант помогает избежать путаницы, а соответственно и штрафных санкций, которые последуют для предприятий в случае нарушения таких требований и потере документов.
О функциях журнала
Стоит отметить целый ряд основных функций, которыми наделен журнал регистрации приказов. К таковым относят:
- возможность сохранности документов. Каждый из них имеет сроки хранения, которые в обязательном порядке должны быть соблюдены каждым предприятием;
- возможность систематизации данных. Все приказы расписаны в строгом порядке, что значительно упростит поиск необходимых данных при проведении проверок;
- осуществление контроля над процессом исполнения задач, возложенных руководством над сотрудниками;
- обеспечение законности документов. Проведение регистрации каждого документа наделяет его юридической силой.
Действующее законодательство обозначает конкретные сроки для хранения приказов, поэтому ведение журналов должно осуществляться обязательно.
Как оформить журнал?
Официально бланк журнала регистрации отсутствует, но существует перечень пунктов, которые в обязательном порядке должны в нем содержаться. Вы можете самостоятельно его составить, а можете приобрести у продавцов канцелярии.
В любом случае, при оформлении структура должна быть такова:
- титульный лист – отображает наименование самого документа, предприятия, которое его ведет;
- дата начала и завершения его ведения;
- дата сдачи на хранение в архив.
Бланк журнала – это совокупность граф, объединённых в одну таблицу, где есть номер записи, дата оформления приказа, его цель, данные о сотруднике, его табельный номер, основание приказа.
Сюда же можно включить иные данные, такие как примечание, должность лица, подписавшего такой документ, орган или управление, которое его получило для дальнейшего исполнения (бухгалтерия, кадры и так далее), роспись о получении с указанием даты, информации об уполномоченном лице, которое вносит такую запись в журнал.
Целостность журнала в обязательном порядке должна быть соблюдена, так как это подтвердит правильность учета всех документов.
Защищаем от повреждений
В процессе работы с журналом нужно помнить о риске подмены листов, внесения в него ложной информации или её подмены. Во избежание таких ситуаций листы журнала подлежат нумерации и прошнуровыванию. После этого скрепленные листы фиксируются пломбой и бланком с отметкой о количестве страниц (как буквами, так и в цифровом выражении). Здесь же указываются данные руководителя, ответственных лиц. Последняя графа содержит подпись с указанием на запрет вскрытия пломбы.
Рассмотрим более детально на конкретном примере:
Журнал регистрации приказов по приёму на работу был прошнурован, пронумерован и опломбирован. Его объем составляет 76 (семьдесят шесть) страниц.
Руководитель:
О. П. Иванов _____________________________
Ответственный: начальник кадрового отдела
В. П. Петров _____________________________
Дата: __________________
Вскрывать пломбу запрещено.
Крепление шнуровки разрешить с последующей фиксацией сургучной печатью. Шнуровка и голографическая пломба-стикер допускаются для готовых журналов, которые покупались в магазинах. В них нумерация автоматически проставлена. Контрольная пломба используется как вариант окончательного крепежа, который позволяет развязывать шнурок. Если же была попытка её уничтожения, применяется надпись «ВСКРЫТО». Она имеет определенный номер, который должен вносится в бланк для крепления.
Электронный вариант составления
Современные технологи сделали процесс оформления документов значительно проще, но это не означает, что составление их должно быть любым по усмотрению представителей юридических лиц. На электронное пространство также распространяется ряд законов. Коснулось это и формы ведения журнала регистрации приказов. Их также можно вести в электронном виде, что делает поиск необходимой информации более удобным.
Во многих организациях для формирования документооборота применяется специальная программа 1С. Здесь все приказы подлежат автоматическому сохранению. Хорошим вариантом для ведения такой работы станет программа Excel. Если в первом варианте, чтобы понять азы работы в 1С нужно какое-то время и определенные навыки, то здесь все намного проще.
Что касается хранения такого документа в электронном виде, необходимо регулярно сохранять внесенные изменения, а перед отправкой в архив все листы журнала необходимо распечатать, пронумеровать и прошивать. Это обеспечит запасной вариант, который подстрахует от потери данных.
Правила ведения журнала
Как и любой другой документ, журнал начинается с титульного листа, который обязательно должен заполняется. Сзади него должна присутствовать подпись уполномоченного лица ответственного на его ведение и печать организации.
Нумерация каждой строки должна быть в строгой последовательности, а каждая запись вносится в хронологическом порядке.
Все данные о сотрудниках, в отношении которых был составлен такой приказ, указываются полностью без сокращений.
Если компания имеет небольшой штат сотрудников, тогда здесь допускается включение в журнал несколько основных вариантов приказов в отношении личного состава. Это могут быть:
- приказы для трудоустройства;
- приказы о переводе на другую должность;
- приказ на увольнение.
Такой документ содержит приказы по движению персонала и его функциям, однако в нем не отображены приказы, касающиеся полномочий руководителей и главного бухгалтера такого учреждения.
Разрешены ли исправления?
Без ошибок не происходит любая работа, поэтому если таковые были допущены секретарем или делопроизводителем при оформлении журнала, то исправить их с помощью корректирующего средства будет нельзя. То же самое можно сказать и о ластике, делая текст невозможным для прочтения. Допускается зачеркивание неправильной записи одной чертой с последующим внесением верных данных. После этого допускается проставление «исправленному верить» и даты с подписью.
Ведение такого документа обычно возлагается на кадровика, секретаря, делопроизводителя. В случае его выхода в отпуск необходимо будет оформить временный приказ, которым уполномочить другого сотрудника на ведение журнала соответствующим приказом.
Таким образом, журнал регистрации приказов является важным документом, который позволяет установить порядок в документообороте и обеспечить рациональное хранение приказов.