Запись в трудовую при приеме на работу
Обязательство вести записи в трудовой возложено на работодателя или кадровика(если таковой имеется).
Трудовая книжка-один из документов, подтверждающих трудовые отношения между работником и работодателем. После заключения трудового договора, книжка передается в ведение организации и возвращается работнику только по факту увольнения.
Вам может показаться, что никакой сложности в отметке о приеме на работу нет, и заполняется трудовая книжка предельно просто. По факту же, работодатель и специалисты отдела кадров должны быть в курсе множества правил и нюансов. Неверное заполнение может повлечь различные санкции для организации, а для сотрудника - проблемы с исчислением стажа и начислений пособий.
Не думайте, что работа кадровика так проста и безоблачна. В помощь специалистам и простым гражданам мы постараемся изложить основные моменты оформления записи о приеме на работу. Также мы постараемся прояснить многие «подводные камни», которые могут встретиться вам на пути.
Общие правила и алгоритм заполнения трудовой
Прием на работу человека-занятие хлопотное. Новичку не только надо быстро объяснить суть работы и ввести его в коллектив, но и оформить его деятельность документально. Масса сотрудников, отвечающих за ведение книжек допускают, порой , нелепые ошибки. Хуже всего если они ещё и начинают неверно исправлять эти ошибки. Порой доходит до крайностей. Книжку приходится менять.
Поэтому, если вы ещё не совсем опытный сотрудник, не стесняйтесь спросить совета у более компетентных коллег. Проявляйте внимательность и аккуратность.
Заполнение
Прежде, чем вы начнете оформление, внимательно ознакомьтесь с титульным листом. Вам необходимо сверить фамилию, имя,отчество и дату рождения с паспортом. Все должно быть абсолютно идентично. Вплоть до того, что если в паспорте написано «Алег», то и в трудовой должно быть тоже самое. Также необходимо сверить информацию об образовании и специальности с подтверждающим эту информацию документом. Только после этого вы можете преступить к внесению записи о приеме.
Если это первое трудоустройство у человека, то заполнять титульный лист придется вам. Особенность лишь в том, что в нижней части листа должна стоять подпись хозяина книжки, печать организации и подпись заполняющего книжку лица. Не ленитесь и проверяйте правильность записи по несколько раз. Лучше, если вы будете иметь у себя на столе образец или подсказки по оформлению. Так вероятность ошибки уменьшается в разы.
Грамотное оформление записи о приеме на работу
Для внесения данной записи вам потребуются два документа. Приказ о приеме на работу и трудовой договор. Отступите одну строку от последней записи. В самом левом столбце вам нужно будет проставить порядковый номер, следующий по очереди.
В следующем столбце вы должны поставить дату, когда человек был принят на работу. Обратите внимание на то, что это не дата, когда вы делаете запись! Далее, в следующем столбце пишется полное наименование организации, должность, на которую принят сотрудник. Никаких «ООО» быть не должно. Правее нужно вписать номер и дату приказа. Завершается процедура постановкой печати и подписью руководителя.
Датой приема человека на работу можно смело считать дату заключения трудового договора. Однако есть случаи, когда прямо в договоре прописан срок начала трудовых отношений. Внеся неверную дату вы можете повлиять на трудовой стаж работника. Ведь именно по 2 столбцу он и исчисляется.
А нужна ли печать
При приеме печать лучше поставить. Это придает записи легитимность. Вообще вопрос постановки печати при оформлении на работу весьма спорен. Ни в одном нормативно-правовом акте нет прямого указания на печать в трудовой при приеме. Однако при отсутствии её в трудовой, могут возникнуть весьма щекотливые ситуации.
Помимо печати, для усиления защиты от мошенничества со стороны сотрудников, многие компании стали дополнять запись уникальной голограммой.
Указание ставки и оклада
В трудовой книжке не указывают ни сумму вашего оклада, ни ставку, ни какие-либо подобные данные. Многие работодатели все же делают это, показывая тем самым свою вопиющую некомпетентность. Такие действия могут привести к замене книжки. А восстановить книжку бывает очень не просто.
Как оформить генерального директора компании
Основанием приема на работу генерального директора будет являться протокол собрания учредителей. Соответственно, вместо приказа в четвертой графе будет именно этот документ(с датой и номером). Директоров избирают. Все остальное заполняется по общим правилам.
Особенности приема водителей
При приеме на работу человека в должности водителя трудовая заполняется на общих правилах, но перед заполнением лучше всего взглянуть на медицинскую справку, которую водители должны предъявлять при приеме. Марка машины не должна вписываться в трудовую книжку.
Работа временного характера
Даже для временной работы в трудовой книжке найдется место. Хоть и временная работа довольно непродолжительна, отметка быть должна, даже если вы работаете один месяц. Временная работа всегда определена во времени. Поэтому самая частая причина увольнения - истечение срока договора.
Нет трудовой. Что делать?
Обязательно ли должна быть трудовая при приеме на работу? Конечно, нет. Все когда-то впервые начинают свои шаги по карьерным ступеням. Таким сотрудникам работодатель(или другие уполномоченные лица) сам оформляет и заполняет трудовую книжку.
Расходы на покупку несет работодатель, но впоследствии он может вычесть эту сумму из зарплаты работника. После того как все заполнено, трудовая отправляется в личное дело гражданина для последующего хранения у работодателя.
Особенность записи при срочном договоре
Если вас приняли на работу и вы подписали срочный трудовой договор, то эта информация должна быть указана в записи о приеме на работу в трудовой книжке. В строке, где пишутся сведения о работе, после указания должности нужно упомянуть то, что вы приняты на условиях срочного трудового договора.
Запись в книжке при переводе
Сведения о переводе, как вы уже могли догадаться, отражаются в третьей графе. Нужно указать актуальную должность, организацию, в которую вас перевели, и указать, что это - перемещение в порядке перевода. Если это перевод внутри одной компании, наименование компании писать не нужно. Переводы могут осуществляться в рамках одного отдела, между филиалами, и в других плоскостях.
По совместительству
Совместительство – вид работы с совмещением нескольких должностей. С человеком также заключается трудовой договор. Одно из мест работы считается основным. Совместительство бывает внешнее и внутреннее. Внутреннее — это в рамках одной компании, внешнее в разных компаниях.
На основании договора и приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме. Все заполняется по общему правилу, но только добавляется указание на совместительство, после должности.
Исправления в трудовой книжке
В случае ошибки никогда не прибегайте к помощи корректора или ластика. Тем более, не «замулевывайте» ошибку. Грязь в книжке не допустима.
Ошибочную информацию следует перечеркнуть тонкой линией. Над ней написать верную информацию. На внутренней стороне титульника необходимо указать документ, на основании которого сделано исправление. Далее кадровик под исправленной записью должен написать свою Ф.И.О , дату внесения исправления , свою подпись и печать организации.
Исправление ошибки в дате приема на работу
Если ошибка только в одной цифре, то её можно просто зачеркнуть и поставить верную. Если ошибка в двух и более цифрах, книжку придется заменить. Многие идут на хитрость и поступают следующим образом: делают следующую порядковую запись с информацией о том, что предшествующая - Отмена записи.
Чтобы произвести отмену записи в книжке о приеме на работу нужно просто следующей записью указать на недействительность предыдущей. Например: « запись под №4 недействительна».
Трудоустройство у ИП
Отличается ли заполнение трудовой при работе у индивидуального предпринимателя от работы в ООО? При трудоустройстве у ИП, предварительно всегда стоит уточнить был ли у него опыт оформления трудовых книжек. Проверьте все записи, сделанные у работодателя - ИП. Процедура заполнения и оформления ничем не должна отличаться от оформления в обычных фирмах. Он такой же работодатель, как и все, а значит правила оформления касаются и его.
Как поступить, если при трудоустройстве трудовая не предъявлена
Если книжка ранее не получалась, то работодатель должен её выдать. Если она утеряна, то её можно восстановить: либо самостоятельно, оббегав все места своей работы, либо обратиться к последнему работодателю с просьбой о выдаче дубликата. Это не всегда бывает возможно ввиду банкротства, ликвидации компаний. Также восстановить свой стаж можно с помощью пенсионного фонда. Информацию они предоставляют бесплатно в течение 10 дней с момента обращения (написания заявления). В крайних случаях можно прибегнуть к судебной помощи.