Хранение трудовых книжек

Трудовая книжка относится к тому виду документов, который позволяет фиксировать трудовой стаж, имеющийся у работника на протяжении всего времени его деятельности. Обязанность по заведению трудовой книжки впервые возложена на работодателя, который и является ее хранителем в течение всего срока существования трудовых отношений с работником. После завершения таких отношений документ передается на руки работнику, который хранит ее лично до момента следующего трудоустройства.

На государственном уровне разработана единая форма трудовой книжки, которая содержит несколько разделов. Едиными являются и правила оформления самого документа и его вкладыша, осуществления записей, а также процедуры хранения.

Заполнение трудовых книжек отнесено к компетенции организации или индивидуального предпринимателя, от лица которых может осуществлять такую деятельность ответственное лицо, назначенное внутренним распоряжением. Как правило, такие функции возлагаются на кадровую службу, бухгалтерию или администратора.

Процедура хранения и учета движения трудовых

Действующее законодательство предусматривает возможность привлечения работодателя к ответственности за несоблюдение правил работы с трудовыми книжками. Такая ответственность предопределена статьями КоАП. Существует ряд правил, которые должны соблюдаться работодателями:

• наниматель должен иметь небольшой запас незаполненных трудовых и их вкладышей;
• наниматель должен обеспечить строгий учет получения, движения и выдачи трудовых, их вкладышей, дубликатов, что отражается в журналах, которых на предприятии должно быть два. Учет бланков трудовых и их вкладышей должен отражаться в приходно-расходной книге. Здесь отражаются сведения о приобретении документов и их выдаче работникам. Получение и выдача трудовых, связанная с трудоустройством или увольнением, отражается в соответствующей Книге учета, фиксирующей движение документов. Нумерация страниц в журналах осуществляется сквозным образом. Документ прошивается, скрепляется пломбой и заверяется руководителем;

• процедура хранения должна быть проведена с полным обеспечением сохранности переданных документов. Наиболее действенным способом хранения является помещение документов в сейф или металлический шкаф.

В большинстве случаев, выдача трудовой книжки работнику ознаменована его увольнением. Существуют случаи, когда документы работниками не востребуются, что обязывает работодателя осуществлять их хранение до того времени, пока их не получит сам уволенный работник или его родственник, что характерно для случаев смерти работников.

Процедура по уничтожению трудовых

Порча бланка трудовой или ее вкладыша, является поводом для уничтожения такого документа. Для выполнения такой процедуры требуется составление соответствующего акта, в котором отражается причина порчи документа. Доказательством уничтожения бланка случит вклеенный в акт серийный номер документа, вырезанный из уничтожаемой трудовой или ее вкладыша. Уничтожению подлежат и те трудовые, которые не были востребованы работниками на протяжении 75 лет.