Учет годовой премии при расчете отпускных
В условиях постоянных финансовых кризисов многие компании, несмотря на свое нелегкое положение, все равно стараются не забывать о своих сотрудниках, периодически назначая им премии. Однако всегда следует помнить о том, что такой показатель, как премия, необходимо учитывать и при расчете полагающихся отпускных выплат, а также при оплате листов нетрудоспособности. Сюда также можно отнести и назначенный отпуск по уходу за ребенком. При этом, в зависимости от конкретной причины, действующий порядок расчетов может иметь некоторые различия.
Законодательство РФ устанавливает перечень определенных случаев, при наступлении которых за каждым сотрудником должен быть сохранен его средний заработок за определенный расчетный период. К таким случаям относятся:
- оформление положенного регулярного отпуска;
- пребывание в рабочих командировках;
- нахождение в официальном учебном отпуске, например, при написании дипломной работы;
- пребывание на военной службе и т.д.
Учет годовой премии при начислении сотруднику отпускных
Ранее выплаченная премия должна быть учтена в двух главных случаях: если она была установлена внутренними положениями конкретной организации, либо если она была назначена решением руководства за определенные заслуги и достижения работника. Последний случай может включать в себя раннее выполнение поставленного руководством плана, либо производственных задач, достижение высоких результатов, повышение показателей качества производимого сырья или продукции и т.д. При этом дата начисления премии за прошлый год не будут иметь никакого значения. То есть она все равно будет учтена, вне зависимости от того, вначале прошло года она была начислена либо в середине.
Рассмотрим соответствующий пример
У сотрудника оформлен официальный отпуск на временной период с 14.01.2014 по 27.01.2014 г. Его официальный оклад равен 20 000 рублей. При этом в начале и в конце прошлого, 2013 года, ему были выплачены две премии – по 15 000 и 20 000 соответственно. Премии выплачивались по итогам произведенных показателей за предыдущие календарные годы.
Премия, которая была выплачена в начале 2013 года не должна быть учтена при расчете отпускных, так как она выплачивалась за прошлый отчетный период. Следовательно, верный расчет будет выглядеть следующим образом:
(20 000 рублей х 12 месяцев работы +20 000 рублей):12 месяцев :29,4 х 14 дней = 10 317 рублей.
Если период был отработан полностью
Нередко случаются такие ситуации, когда сотрудник полноценно отработал весь период, но последующий отпуск он берет не в самом начале года, а, например, в середине. В таком случае расчетный период увеличивается до того месяца, в котором отпуск официально был оформлен. В таком случае огромное количество организаций принимают решение о том, чтобы годовая премия была учтена. При этом они не принимают во внимание тот факт, что сроки отчетного периода должны быть передвинуты.
Нередко бывает и так, что годовая премия выплачивается несколько раньше, то есть, например, в ноябре, а не в декабре. Это может быть связано с ранним выполнением плана, сдачей важного проекта и с иными обстоятельствами. В таком случае важно следить, чтобы во время расчета не были учтены сразу две премии. Одну, более раннюю, необходимо исключить из расчетов.
Расчетный период был отработан не в полной мере
Нередко бывает и так, что отчетный период отрабатывается сотрудником не полностью. Это может быть связано с самыми различными обстоятельствами. Наиболее распространенными их них являются пребывание в отпуске, отправление в длительные командировки в соответствии с приказом руководства и т.д. В таком случае премия может быть учтена в своем полном размере, но только если она ранее была начислена пропорционально времени, которое отработал определенный сотрудник. Точное время отработки за определенный период можно вычислить в соответствии с положениями специального документа – табеля, в который вносятся абсолютно все важные сведения о присутствии либо отсутствии сотрудников на своих рабочих местах за каждый рабочий день.
Рассмотрим еще один пример
Сотрудник уходит в официальный отпуск на период с 14.01.2014 по 26.01.2014г. Начисления в расчетном периоде включили в себя следующие показатели:
- установленный внутренними положениями организации оклад сотрудника, равный 20 000 рублей;
- премию в размере 10 000, которая была выплачена в начале 2013 года по итогам работы в предыдущем году;
- премию в конце 2013 года, в размере 15 000, за итоги года. Премия основывалась на фактически отработанном времени.
При этом из фактической продолжительности отработанного времени были исключены следующие временные периоды, в которые работник не исполнял своих профессиональных обязанностей непосредственно на территории организации:
- весь март 2013 года сотрудник находился в официальной командировке;
- в апреле сотрудник пребывал в официальном отпуске, в соответствии с собственным заявлением и последующим приказом руководителя;
- в июне находился на оформленном больничном в течение 20 календарных дней;
- две недели в декабре отлучался для присутствия на специальной комиссии в военкомате.
На основании всех вышеуказанных показателей делаем выводы о необходимости исключения премии за 2012 год, так как она не попадает в отчетный период. Помимо этого, исключаем и периоды отсутствия сотрудника на своем рабочем месте. В данное время за них официально сохранялся его средний заработок, действующий в организации. Складываем показатели средней заработной платы за месяцы, в которые работа сотрудника прерывалась – это март, апрель, июнь и декабрь. Для каждого из этих месяцев вычисляем среднюю заработную плату за один день. Для этого оклад сотрудника делим на количество дней месяца и умножаем на число фактически отработанных календарных дней. На основании полученных показателей, проводим дальнейшие расчеты по стандартной схеме. При этом работодателю не следует забывать о том, что все полученные вычисления будут являться полноценными объектами налогообложения. Для этого следует провести стандартные действия для установления точной суммы необходимого вычета.
Если работодатель осуществил начисление годовой премии без учета того, сколько фактического времени были отработано сотрудником за определенный расчетный период, она должна быть учтена частично, в зависимости от данного времени. Чтобы точно вычислить, какая именно часть премии должна быть учтена, необходимо разделить общую сумму прибыли на количества дней за определенный отчетный период. После этого данный показатель следует разделить на конкретное количество дней, которые были отработаны сотрудником в этом периоде. Полученная часть от общего размера премии и должна быть учтена при осуществлении необходимых подсчетов.
Рассмотрим соответствующий пример
Сотрудник был официально трудоустроен в организацию 1 октября. В декабре ему была назначена годовая премия в размере 15 000 рублей. При этом работодатель не учитывал фактически отработанное время, а просто захотел премировать сотрудника именно данной суммой. В таком случае размер премии следует разделить на общее количество рабочих дней в году – 247. Затем полученный результат следует умножить на точное число дней, которые отработал сотрудник. Получим: 15 000:247х65=3947. Именно получившийся результат и должен быть учтен при назначении отпускных выплат, а также при подсчете иных сумм.
Порядок учета премии во время осуществления расчетов пособий и причитающихся выплат
Согласно установленным государством правилам, во время непосредственных расчетов различных пособий, которые полагаются сотруднику по закону, в учет принимается главный показатель – его средний заработок за день, месяц, год и т.д. В том случае, когда в расчетном периоде происходило начисление предусмотренных страховых взносов, данные суммы также должны учитываться. Расчетный временной период представляет собой два календарных года, которые предшествовали определенному событию, за которое и начисляются определенные выплаты. Это событие может представлять как временную нетрудоспособность, так и отпуск по беременности или по уходу за уже родившимся ребенком. В расчетном периоде учитываться должны абсолютно все виды премирования, которые были утверждены работодателем ранее. При этом важным нюансом будет выступать тот факт, что на данные премии должны были начисляться страховые взносы в сумме, которая устанавливается государством и иными положениями.
Рассмотрим соответствующий пример
Сотрудник Иванов Н.Н. не вышел на работу с 10-го января 2015 года, мотивируя это ухудшением состояния здоровья и представив соответствующий документ – оформленный лист нетрудоспособности. Его стаж работы в данной организации составляет 46 месяцев. Согласно произведенным подсчетам, размер его зарплаты за 2013 год составил 290 000 рублей, а за 2014 – 350 000 рублей. Помимо этого, руководство организации производило и начисление премии в размере 10 000 и 20 000 рублей за 2012 год и 2013 год соответственно.
Для того чтобы грамотно сформировать базу для последующего расчета выплат, необходимо сложить все показатели. Затем делим эти показатели на количество отработанных дней. В итоге получаем размер точной оплаты одного дня. Именно этот полученный результат и должен быть использовать при последующих расчетах причитающихся пособий и выплат. Здесь обязательно должен быть учтен и текущий стаж сотрудника в данной организации, от этого также будет зависеть максимальный размер пособия.