Среднесписочная численность работников

Последняя форма расчета среднесписочной численности была утверждена в 2014 году. В разъяснениях были подробно расшифрованы многие нюансы, касаемо порядка применения многих вычислений, а также различных критериев осуществления расчетов. Действующие правила по ее заполнению должны применяться при формировании документации для Пенсионного Фонда, а также для предоставления отчетности в Фонд социального страхования. Для того чтобы осуществленный расчет действительно показывал максимально точные показатели, следует определиться с основными принципами подсчетов, а также с тем, какие именно сотрудники должны быть включены в численность, а какие наоборот – не должны входить в нее.

Установленный порядок осуществления расчетов

1. Первым действием является вычисление численности за каждый день, входящий в отчетный месяц. Делается это на основании штатного расписания, а также иных официальных документов организации и представленных там сведений.
2. Получив первый результат, следует рассчитать численность за один отчетный месяц. Для этого полученный показатель следует умножить на количество дней в том или ином месяце. Следует помнить о том, что включение в расчеты только рабочих дней будет являться серьезной ошибкой. Учитываться должны абсолютно все календарные дни, включая субботы, воскресенья, а также дополнительные выходные за месяц – официальные государственные праздники. В расчет включаются также и сокращенные рабочие дни. При этом они считаются полноценными днями, в которые сотрудники полностью исполнили свои профессиональные обязанности.
3. Затем идет вычисление существующих данных за квартал. Так как квартал включает в себя три календарных месяца, для его вычисления необходимо просто суммировать все три ранее вычисленных величины, которые входят в данный отчетный период.
4. Заключительным этапом станет расчет численности за одно полугодие, либо за другой, более долгий период, до одного календарного года.

Действующая формула

Такая величина, как среднесписочная численность, может быть рассчитана абсолютно за любой временной период. При этом основной единицей расчета будет являться один календарный день. Другой единицей в вычислениях будет выступать сотрудник организации. Именно путем анализа соотношения количества отработанных дней и определенных сотрудников за указанный временной период и вычисляется численность в той или иной компании.

При расчете данной численности, нередко возникают вопросы о том, кто именно из работников должен быть учтен. В нее должны быть включены абсолютно все работники, исполняющие свои непосредственные функции в соответствии с ранее заключенным договором на трудоустройство. Сюда также должны быть включены даже те сотрудники, чья профессиональная деятельность является временной, либо она связана с определенным сезоном года.

Законодательство РФ определяет точный перечень сотрудников, которые, в обязательном порядке, должны быть учтены во время осуществления расчетов численности. В этот список входят:

• работники, находящиеся на своих местах, а также те, кто на данный момент не исполняет свои обязанности, например, по причине поломки оборудования и соответствующего простоя. При этом сам факт простоя обязательно должен быть зафиксирован в соответствующем документе, например, в приказе о предоставлении сотруднику выходного – оплачиваемого, либо за свой счет;
• сотрудники, пребывающие на данный момент в служебной командировке, при условии, что за ними был полностью сохранен их заработок и все остальные привилегии;
• сотрудники, которые на данный момент отсутствуют на работе в организации по причине наступления временной нетрудоспособности. При этом, обязательным условием станет наличие подтверждающих данный факт документов;
• работники, исполняющие особые государственные и иные обязанности;
• сотрудники, работающие в организации на не полную рабочую ставку;
• работники, которые официально исполняют свои рабочие функции за пределами организации, например, на дому;
• сотрудники, отсутствующие на своих рабочих местах по причине прохождения курсов повышения квалификации либо приобретения новых навыков;
• работники, которые находятся в официальном учебном отпуске, например, по причине написания дипломной работы. При этом важным условием будет обязательное наличие документальных подтверждений учебного отпуска;
• сотрудники, пребывающие в этот момент в официально оформленном оплачиваемом отпуске;
• работники, которые в день составления отчетности отсутствовали на работе по причине дополнительного выходного дня. Этот день может быть им представлен по причине ранних переработок, а также сверхурочных смен;
• сотрудницы, находящиеся в официальном декретном отпуске;
• работники, занятые в организации санкционированных забастовок;
• сотрудники, являющиеся внутренними совместителями. При этом один такой работник представляет собой одну учетную единицу, даже если он работает не на полную ставку.

Законодательство РФ также устанавливает и официальный список тех сотрудников, которые не могут быть включены в среднесписочную численность. К ним относятся следующие единицы:

• сотрудники, являющиеся внешними совместителями;
• работники, которые выполняли какую-либо единоразовую работу в соответствии с ранее заключенным договором на соответствующие работы или услуги;
• сотрудники, за которыми не сохранилась их заработная плата по причине перевода в совершенно иную организацию, в том числе, находящуюся за границей;
• адвокаты, а также законные члены кооператива, которые не были субъектами заключенных трудовых договоров;
• военнослужащие, в том случае, если их работа напрямую связана с исполнением военных обязанностей.

Если в непосредственный момент осуществления необходимых расчетов многие сотрудники отсутствуют на своих рабочих местах по причине официальных выходных, в расчете должен быть использован день, предшествующий первому официальному выходному.

Такой показатель, как среднесписочная численность, должен определяться постепенно – от меньшего к большему. То есть, сначала необходимо определить показатель одного календарного дня, и уже потом можно переходить к вычислению численности за календарный месяц и т.д.

Схема расчета за один месяц

Начинать свой расчет следует с исключения тех сотрудников, которые не должны быть включены в общую среднесписочную численность. Например, исключены должны быть следующие сотрудники:

• работницы, которые находятся в официальном декретном отпуске;
• сотрудники, чей отпуск является дополнительным и связан с усыновлением новорожденного ребенка;
• работники, которые проходят обучение в определенном образовательном учреждении, и за которыми не была сохранена их среднемесячная заработная плата. Сюда также относятся и сотрудники, которые только поступают на учебу в такие учреждения и за которыми также не может быть закреплена заработная плата.

Если физическое лицо не осуществляет постоянной деятельности в конкретной организации, однако оно единоразово было привлечено для выполнения какой-либо работы, оно также должно быть учтено при осуществлении необходимых расчетов, как целая единица. При этом в расчет должны быть занесены данные из табеля учета рабочего времени – все дни, когда данное лицо занималось выполнением своих профессиональных обязанностей.

Лица, которые официально трудоустроены в данной организации, но работают там неполный рабочий день, также должны быть учтены. При этом расчет производится по факту, то есть на основании конкретных сведений о точно отработанном такими сотрудниками времени.

 Если принимать во внимание расчет среднесписочной численности именно за один календарный месяц, он будет иметь подобный алгоритм:

1. Сначала следует точно вычислить количество сотрудников и дней, которые были отработаны ими за конкретный временной отрезок. При этом, во внимание должны быть приняты и такие дополнительные показатели, как продолжительность каждого рабочего дня, а также общая часовая продолжительность всей рабочей недели. Например, при 8-часовом, стандартном графике, неделя будет составлять 40 часов;
2. Следующим важным этапом станет определение численности тех работников, которые исполняют свои профессиональные обязанности не по стандартной схеме. К таким лицам можно отнести совместителей, временных сотрудников и т.д. При этом, в расчет обязательно должны быть включены дни отсутствия работников на своих местах по причине болезни, официального, либо дополнительного отпуска и т.д.

Особое внимание следует уделить тем сотрудникам, которые работают по сокращенному рабочему графику, включая и тех, кому это показано по состоянию здоровья, например, инвалидов. Вне зависимости от того, сколько именно часов отрабатывает в неделю или месяц такой сотрудник, он все равно должен быть учтен как полноценная штатная единица.

Месячная численность сотрудников может быть исчислена только после определения дневной численности. В таком случае учитывается абсолютно весь период месяца – с 1-го по 30-е, либо по 31-е число. В феврале расчет должен заканчиваться 28-м, либо 29-м числом. В общий расчет обязательно должны быть включены все выходные дни, а также официальные государственные праздники. Полученное число суммированных за месяц дней должно быть разделено на точное количество дней в данном месяце. Численность всегда должна быть указана в полных единицах, без дробных значений.

Пример расчета при условии работы неполную рабочую неделю

На предприятии 5 официальных работников, в апреле месяце, исполняли свои профессиональные обязанности в течение неполного рабочего времени:

• два работника работали каждый день только по половине смены – по 4 часа. Таких дней за весь календарный месяц было 20. То есть, фактически, полноценный рабочий день будет включать в себя двух эти работников, которые трудились по 4 часа;
• другие три сотрудника работали по одной схеме – 3 часа в день, однако количество этих дней у каждого сотрудника было разным. Один отработал 20 таких дней, другой – 7, а третий – только 5.

Применяя простой метод расчетов можно выяснить, что среднесписочная численность вышеуказанных сотрудников составила 1,6 человека. Именно эта цифра и должна быть включена в дальнейшие подсчеты в отношении всего штата организации.

Если одни из работников исполняли свои профессиональные обязанности неполный календарный месяц, например, если работа была связана с определенным сезоном и соответствующими климатическими условиями, конечная сумма будет определена с учетом фактического времени отработки. В эту сумму должны быть включены не только рабочие дни, но и официальные выходные, а также праздники.

Формула расчета за один календарный квартал

Расчет среднесписочной численности сотрудников за один календарный квартал должен начинаться с основного этапа – вычисления данной численности за один календарный день. Для этого необходимо действовать по уже указанной схеме. Затем следует полученную общую сумму умножить на количество дней месяца, а затем и на число месяцев в квартале – 3.

Рассмотрим соответствующий пример:

В апреле месяце официальная численность компании составляла 350 единиц, в мае эта сумма возросла до соответствующего показателя в 365 сотрудников, а в июне поднялась еще до 369 человек. Сложим три этих показателя, а затем раздробим сумму результата на непосредственное количество месяцев в имеющемся отчетном временном периоде. Получим следующее: (350+365+369):3=361. То есть среднесписочная численность работников данного предприятия за второй квартальный период составила 361 единицу.

В тех случаях, когда организация исполняла свои функции неполный квартал, например, два полных месяца и только 20 дней в последнем, третьем месяце, расчет будет осуществлен по такой же схеме. Данные за все три месяца должны быть суммированы и затем разделены на 3.

Расчет за одно полугодие, либо за 9 месяцев

Порядок расчета численности за 6, либо за 9 месяцев должен быть осуществлен по стандартной схеме. Для начала вычисляется численность за один календарный день. Затем все показатели суммируются. Заключительным этапом станет деление полученной суммы на то количество месяцев, которые и входят в непосредственный отчетный период. Если он составляет полгода – общая сумма делится на 6, если же 9 календарных месяцев – она делится на 9. Таким же образом может быть вычислена и годовая численность. В таком случае конечный результат должен быть разделен на 12.

При этом, расчеты не обязательно должны начинаться с самого начала года, то есть, с января. Началом отчетного периода может являться и любой другой месяц.

Встречаются и такие ситуации, когда функционирование того или иного предприятия осуществлялось неполный год. Чаще всего такое бывает при сезонном характере работы, либо если предприятие начало свою официальную деятельность уже после начала года. В таком случае суммируются абсолютно все месяцы, в которые организация уже осуществляла свою деятельность, даже если этих месяцев, например, 9. Затем полученная сумма подлежит делению на 12. 

 

Эта статья была вам полезна? Поделитесь с друзьями!

все статьи