Оформление нового сотрудника

Процедура поиска, отбора и трудоустройства новых работников, как правило, является обязанностью отдельных лиц в организации. Однако если речь идет о достаточно маленькой организации, нередко подобные обязательства выполняются совершенно иным человеком – секретарем, бухгалтером и даже самим директором.

Первоначальные действия

Перед тем, как официально начать новые трудовые отношения, как правило, представитель организации осуществляет проверку сведений о новом сотруднике, изучает представленные им документы и делает соответствующие выводы. Нередко само собеседование может включать в себя и дополнительный сбор информации, например, в виде проведения различных тестирований, заданий и т.д. В этом случае все зависит лишь от желания работодателя – действующее трудовое законодательство не ставит абсолютно никаких ограничений относительно правил проведения собеседований. Однако оно максимально серьезно относится к отказам в предоставлении рабочего места. Делать это категорически запрещается, при условии отсутствия для этого важных и неоспоримых оснований.

Отказ работодателя в трудоустройстве не будет являться нарушением действующих норм в следующих случаях:

1. Если на работу пытался устроиться соискатель, возраст которого еще не достиг 16 лет.

2. Если кандидат на получение должности относится к особой категории граждан, которая не имеет правомерной возможности исполнять свои профессиональные обязанности на конкретном рабочем месте. Например, очень часто подобные ограничения касаются представителей женского пола, в то время как работа может быть связана с тяжелыми условиями труда, регулярным поднятием тяжестей и т.д.

3. Если способности и квалификация кандидата на должность не соответствуют квалификации и требованиям, которые установлены на данной должности. То есть если сотрудник просто не сможет грамотно выполнить свои профессиональные обязанности на этом месте. В 2016 году также были введены специальные требования о том, что работодатель обязательно должен осуществлять проверку текущей квалификации сотрудника, для подтверждения того факта, что он действительно сможет справиться с возложенными на него обязанностями.

4. Если кандидат на должность, по каким-либо причинам, не представил документы, входящие в обязательный список документов при трудоустройстве.

5. В тех случаях, когда текущее состояние здоровья соискателя предполагает недопустимость работы по существующей вакантной должности. Проблемы со здоровьем выявляются в ходе предварительного медицинского обследования. В том случае, если кандидат на должность отказался его проходить, работодатель также будет иметь законное право на отказ в трудоустройстве.

Процедура медицинского осмотра

Все расходы на проведение данного осмотра должен нести работодатель. При этом сотрудник может сначала оплатить все своими денежными средствами, а потом получить возмещение. Действующее трудовое законодательства РФ устанавливает точный список работ, при которых соискатель обязательно должен пройти предварительный медицинский осмотр. К там должностям относятся следующие:

• должности, на которых предполагается постоянное использование компьютерной техники, более 50% от общего количества рабочего времени;
• работа в медицинской организации;
• работа, связанная с постоянным управлением автотранспортными средствами;
• должности в детских садах, оздоровительных учреждениях;
• работа с вредными либо опасными условиями труда;
• трудоустройство несовершеннолетних лиц.

По окончании медицинского осмотра клиенту обязательно должна быть выдана соответствующая справка-заключение либо медицинская книжка, в зависимости от требований, существующих на предприятии. В тех случаях, когда работодатель проигнорировал обязательное проведение медицинского осмотра и принял на работу гражданина без медицинского заключения, ему будет грозить серьезное административное наказание. Как правило, выражается оно в виде денежного штрафа. Причем размер штрафа будет возрастать в том случае, если данное нарушение совершается повторно. Например, за первичное нарушение организации может грозить штраф до 130 тыс. рублей, в то время как за повторное – уже до 200 тыс. рублей. В отношении индивидуальных предпринимателей либо должностных лиц организации – за первичное нарушение им будет грозить штраф до 25 тыс. рублей, а за повторное – до 40 тыс. рублей. К иным наказаниям можно отнести временное приостановление деятельности учреждения либо дисквалификацию руководителя на определенный период.

Необходимые документы для трудоустройства

В обязанности каждого соискателя входит предоставление необходимых документов, которые будут включать в себя:

1. Паспорт гражданина
2. Трудовую книжку, за исключением тех случаев, когда ее представление будет невозможным, например, если это первое трудоустройство в жизни гражданина, а также если это совмещение и т.д.
3. Страховое свидетельство. Исключение здесь также составят случаи первого трудоустройства, когда документ должен оформить работодатель, либо утери документа.
4. Документы, подтверждающие наличие определенного образования, а также квалификации.
5. Документы по воинскому учету. В отдельных случаях, работодатель имеет законное право принять гражданина, который не предоставил военный билет. Однако в таком случае следует сразу же оповестить военкомат о факте трудоустройства данного гражданина.
6. Справку об отсутствии судимости – если на этом настаивает руководитель.

Вышеперечисленный перечень документов всегда может быть расширен работодателем, в зависимости от конкретной должности, а также иных важных обстоятельств трудоустройства. Касаемо письменного заявления от будущего работника – обязанность по его написанию сохраняется лишь у государственных служащих, а также у муниципальных работников. Во всех других случаях благополучно заменить его сможет трудовой договор.

Если работодатель осуществил трудоустройство лиц, которые не представили обязательные документы, ему также будет грозить административная ответственность. Организациям грозит штраф в размере до 50 тыс. рублей за первичное нарушение, и до 70 тыс. рублей – за повторное. В отношении индивидуальных предпринимателей, а также руководителей, штраф составит 5 и 20 тыс. рублей соответственно.

Ознакомление с документами

Еще до того, как правовые отношения между работодателем и сотрудником будут закреплены подписанием договора, последний должен быть внимательно ознакомлен абсолютно со всеми документами, которые имеют прямое отношение к его будущей профессиональной деятельности в данной организации. К таким документам можно отнести:

• действующие правила внутреннего трудового распорядка компании, а также положение об оплате труда;
• правила хранения, а также схема возможного использования персональной информации о сотрудниках;
• действующая инструкция по охране труда.

Конкретный перечень документальных сведений должен определяться индивидуально в каждой организации. Это должно зависеть от ее трудовой деятельности, а также от иных важных обстоятельств, например, наличия коммерческой тайны, действующего коллективного договора, обязательств по материальной ответственности сотрудников и т.д. Естественно, не следует также и забывать о должностной инструкции. Она может выступать как в виде отдельного документа, так и в виде соответствующего приложения к трудовому договору с сотрудником.

Точный порядок процедуры ознакомления с действующими документами законодательством определен не был. Главным условием здесь будет выступать лишь тот факт, что ознакомление должно производиться исключительно до подписания трудового договора и официального трудоустройства. Основным доказательством факта ознакомления при этом может служить личная подпись сотрудника с указанием даты. Сделать это он может либо в специальном журнале, либо на отдельных листах, прикрепленных к документам. Не запрещается также включать пункт об ознакомлении с необходимыми документами и в содержание трудового договора.

За игнорирование обязанности по ознакомлению сотрудника, на работодателя могут быть возложены меры ответственности, предусмотренные законодательством РФ. Отсутствие личной подписи сотрудника может стать причиной для дальнейшей невозможности предъявления претензий в его адрес, например, за нарушение трудового распорядка. Ведь фактически сотрудник о нем ничего не знал.

Оформление и подписание договора

Трудовой договор является основным документальным доказательством того факта, что работодатель и сотрудник не имеют никаких возражений относительно начала их официальных трудовых отношений. Содержание данного документа не предусматривает четкой формы. Однако если какой-то пункт в договоре будет отсутствовать, но он предусмотрен законодательством РФ, его действие все равно будет распространяться на данные трудовые отношения.

К обязательным сведениям, которые должны быть включены в абсолютно каждый трудовой договор, можно отнести следующие:

• сведения о сотруднике – его ФИО, адрес проживания, а также паспортные данные;
• полное наименование организации, а также ее действующий ИНН;
• дата подписания договора. Договор между двумя сторонами трудовых отношений может быть подписан абсолютно в любой день, даже в выходной. При этом официальная трудовая деятельность сотрудника может начаться в другой день, в соответствии с действующим графиком работы организации;

• сведения о месте будущей работы;
• точное название должности сотрудника. Очень важным обстоятельством при этом будет являться тот факт, что должность должна быть указана в соответствии с ее точным названием в действующем штатном расписании;

• дата, с которой будущий сотрудник начнет выполнение своих непосредственных профессиональных обязанностей. В том случае, если, по каким-либо причинам, дата не была указана в документе, выход сотрудника на работу должен осуществляться на следующий день, после вступления документа в свою законную силу;

• график и основные сведения о характере будущей работы;
• размер установленной для сотрудника заработной платы, а также сведения о причитающихся льготах и дополнительных компенсациях, если таковые имеются. Сумма оклада должна быть указана в точных цифрах, на основании действующей тарифной ставки в организации;

• сведения о конкретных условиях труда, а также об иных важных обстоятельствах осуществления профессиональной деятельности.

Если трудовой договор уже был подписан, но затем выяснилось, что в его содержание не были включены какие-либо пункты, расторгать и аннулировать документ вовсе не обязательно. Проблему сможет решить составление дополнительного соглашения, в которое можно включить все недостающие нюансы, а также снести любые иные изменения.

В тех ситуациях, когда договор предусматривает наличие каких-либо дополнительных и важных условий, например, обязательное предварительное прохождение испытательного срока, к ним нужно отнестись максимально внимательно. Ни одно из этих условий не должно нарушать законные права и интересы сотрудника. Например, в отношении испытательного срока обязательно нужно следить за его максимально допустимым периодом. В противном случае, действия работодателя могут быть признаны незаконными.

В большинстве случаев, трудовой договор представляет собой бессрочный документ, то есть в нем не отмечается точное число, в которое произойдет окончание его законного действия. Если же у работодателя имеются правомерные основания для установления срока продолжительности трудовых отношений, данный факт обязательно должен быть включен в содержание договора.

Государственные нормы не обязывают работодателей проставлять номер на каждом трудовом договоре, однако, существующая практика показывает, что это значительно упрощает дальнейшие поиски нужных документов.

Помимо этого, сведения об обязательном проставлении печати организации также нигде не фигурируют. Однако большинство работодателей все же предпочитают подтверждать свои намерения именно данным способом – проставлением собственной подписи, а также печати учреждения. Это не будет являться лишним, печать может послужить дополнительной гарантией подтверждения правомерности производимых действий.

Составление трудового договора обязательно требует наличия двух экземпляров – один для сотрудника и другой для работодателя. Дальнейшее внесение изменений в документ можно будет осуществить, но при условии наличия обязательного согласия от каждой стороны.

Помимо проставления подписи и печати, сам факт заключения договора желательно подтвердить и в соответствующем журнале учета. Существование подобной книги нередко оказывает работодателю существенную помощь, особенно в случае различных споров, а также судебных разбирательств.

Несоблюдение правил по составлению и заключению трудового договора может обернуться для работодателя денежными штрафами, точный размер которых будет зависеть от обстоятельств дела и от различных нюансов. Для организации эти штрафы могут составлять до 100 тыс. рублей за первичные нарушения, и до 200 тыс. рублей – за повторные. В отношении индивидуальных предпринимателей, а также руководителей организации, их размер будет составлять до 10 тыс. рублей и до 40 тыс. рублей соответственно.

Приказ о трудоустройстве

Следующим действием после подписания и оформления трудового договора становится издание соответствующего приказа работодателем. В отличии от договора, приказ составляется в единственном экземпляре, но, по требованию сотрудника, ему может быть выдана заверенная копия документа. Форма приказа может быть как стандартной, так и индивидуальной, разработанной в организации.

Трудовое законодательство РФ допускает составление одного приказа на прием нескольких сотрудников. Однако в таком случае может возникнуть проблема разглашения их личных данных, например, о размере заработной платы. Именно поэтому желательно все-таки составлять отдельный приказ на каждого сотрудника.

Во время составления приказа особое внимание следует уделить информации, представленной в нем. Она должна полностью совпадать со всеми сведениями, которые ранее были указаны в трудовом договоре, например:

• наименование организации должно быть указано точно, без сокращений, в соответствии с информацией, представленной в учредительных документах;
• размер заработной платы должен быть равен показателям, имеющимся в действующем штатном расписании;
• факт наличия испытательного срока также вносится и в текст приказа.

Подписать приказ сотрудник может сразу же после его составления либо на следующий день. Но не следует затягивать с данной процедурой – если его подпись не будет проставлена в течение трех последующих дней, это будет считаться нарушением.

Оформление трудовой книжки

После того, как приказ был подписан будущим работником, специалист по кадрам должен сделать соответствующую запись в его трудовую книжку. Осуществить это необходимо в течение семи последующих дней. Запись должна производиться на основании действующих норм и правил трудового законодательства. В соответствии с ними она должна содержать в себе следующую информацию:

• полное, а также официальное сокращенное наименование предприятия;
• номер записи;
• дату вступления сотрудника в должность;
• точное название отдела, в котором будет работать сотрудник, а также его должности;
• сведения о ранее созданном приказе о трудоустройстве – дата его создания, а также номер.

Как только трудовая запись будет оформлена надлежащим образом, книжка отправляется на хранение. При этом данный факт обязательно вносится в соответствующую книгу учета. Запись, размещенная в трудовой книжке, должна быть полностью продублирована в личную карточку, заведенную на нового сотрудника. Карточка также оформляется в соответствии с установленной формой и требованиями.

На этом список основных и обязательных процедур при трудоустройстве исчерпывается. На усмотрение руководителя организации могут быть назначены и иные дополнительные процедуры, которые нужно осуществлять в процессе трудоустройства нового сотрудника. Естественно, данный факт обязательно должен быть отмечен в соответствующем документе, например, в коллективном договоре организации. Многие работодатели предпочитают сразу проводить процедуры по выпуску банковских карточек для последующего перечисления туда заработной платы.

Однако максимальное внимание все же следует уделять обязательным процедурам. Именно от грамотности их проведения может зависеть дальнейшая трудовая деятельность сотрудника. Не следует также забывать и об обязательных документах. Трудоустройство сотрудника при их отсутствии может повлечь за собой достаточно серьезные последствия для работодателя. Нарушения сможет выявить любая проверка, организованная уполномоченной организацией.

 

Эта статья была вам полезна? Поделитесь с друзьями!

все статьи