Вкладыш в трудовой книжке
Стоит понимать, что трудовая книжка при большом рабочем стаже может также закончиться, так как данный документ не безграничен. Бывают такие случаи, что трудовая книжка уже подходит к финалу, а до пенсии еще очень далеко и тогда возникает вопрос, а что теперь делать? В этой ситуации все решается за счет вкладыша. Его необходимо вшить в трудовую книжку, которая заканчивается, что будет свидетельствовать о ее продолжении.
Что такое «вкладыш» в трудовую книжку?
Вкладыш трудовой книжки – это официальный документ, которые обладает такими характеристиками:
- Параметры 8,8-12,5 см.
- Обложка должна быть в обязательном порядке картонного образца.
- Должен содержать не менее 46 страниц.
- Обладает элементами защиты.
По содержанию вкладыш напоминает трудовую книжку, то есть с такими же графами и иной структурой. Также стоит обратить внимание, что вкладыш имеет свои идентификационные номера, которые проставляются на каждой страничке в правом углу, как в трудовой книжке. Данные ИИН в обязательном порядке должны быть зарегистрированы в книжке, и в таком случае получается, что эти два официальных документа неразрывно связаны между собой.
С какой целью используется и зачем нужен вкладыш?
Если получилось так, что трудовая книжка сотрудника закончилась, и нет места для новой необходимой записи, то запрещается делать такие вещи, как:
- Вычеркивать информацию о награждениях и поощрениях, а на их место вносить записи о работе.
- Вкладывать или вклеивать бланки с других трудовых книжек, чтобы внести дополнительную информацию.
- Начинать новую книжку.
Если закончилось место в трудовой книжке необходимо завести вкладыш, который будет служить, как продолжение данного официального документа. Вкладыш считается единственным законодательно обоснованным документом для продолжения внесения записей в трудовую книжку. Данное утверждение прописано в Правилах, которые были утверждены в 2003 году под номером 225.
Записи во вкладыш вносятся в таком же порядке, как и в трудовую книжку. Нумерация записей продолжается. Соответственно вкладыш становится законодательно обоснованным документом, который позволяет и дальше оформлять трудовую книжку, заносить трудовой стаж и в итоге подсчитать общий рабочий, чтобы начислить пенсионные выплаты.
Где можно получить вкладыш?
Что касается получения вкладыша, то этим занимается сотрудник кадровой службы, но никак не работник и владелец трудовой книжки. Как вкладыш, так и трудовая книжка должны храниться в отделе кадров или в бухгалтерии в случае, если бухгалтерия выполняет обязанности кадровой службы. Если в организации данных отделов нет, то за хранение и заполнение данных официальных документов должно отвечать уполномоченное лицо.
Если вы работаете на частного предпринимателя, то необходимыми бланками он обеспечивает лично каждого работника при необходимости. Следовательно, все бланки находятся и всегда должны быть лично у работодателя. Закупка таких бланков осуществляется в специальных торговых организациях. Хранятся такие документы вне доступа посторонних лиц. Обязательно необходимо их регистрировать в приходно-расходном журнале.
Если трудовая книжка сотрудника подходит к концу, то уполномоченное лицо за заполнение данного документа должно получить необходимый вкладыш и с соблюдением всех правил и норм приступить к продолжению заполнения. Заполняется вкладыш таким же аккуратным и понятным почерком, ни в коем случае нельзя допускать грамматические или орфографические ошибки. Покупкой таких вкладышей занимается либо непосредственно предприятие, либо директор, который считается юридическим лицом.
Как уже говорилось ранее, данные бланки имеют свою определенную степень защиты и покупка должна осуществляться в порядке, установленном законодательно и одобренном Минфином Российской Федерации.
Правильно будет, если предприятие заключит договор о поставке всей необходимой дополнительной документации и бланках, так как доставкой не должен заниматься один из сотрудников предприятия – это неправомерно. Также сотрудник при покупке вкладыша или бланка, может приобрести документ, который будет иметь сомнительное происхождение, что недопустимо. В обязательном порядке работодатель должен заключать договора о поставке только с теми предприятиями, которые имеют определенную лицензию на реализацию полиграфической продукции.
Предприятие имеет право по усмотрению директора:
- выдать вкладыш сотруднику безвозмездно.
- выдать вкладыш за определенную плату.
Данные условия предусмотрены законодательно. Также работник должен знать, что стоимость такого вкладыша не должна превышать закупочную стоимость. Если бланки были закуплены по одной цене, а впоследствии цена выросла, то это не должно отразиться на стоимости при продаже сотруднику.
Заявление, необходимое для получения вкладыша
Если работодателем было решено взимать плату за вкладыш с сотрудника предприятия, то он может использовать два способа получения оплаты:
- Получить деньги на руки, через бухгалтерию.
- Произвести вычисления из заработной платы работника.
Выбор способа оплаты зависит исключительно от директора предприятия, и он не имеет права предоставлять выбор сотруднику. Также необходимо запомнить, что директору, что работнику, с которого будет взиматься плата в счет заработной платы, средства, вычисляемые из зарплаты, должны быть подтверждены разрешением работника в письменном виде, то есть в виде заявления. Данное разрешение пишется бухгалтеру, главному бухгалтеру или сотруднику кадровой службы. Это будет зависеть от принятого порядка на предприятии. Если данным вопросом на предприятии занимается уполномоченное лицо, то заявление пишется ему. Но необходимо помнить, что данный тип заявления оформляется на имя директора организации. Перед тем как пустить заявление в делопроизводство, его необходимо одобрить подписью директора, но этим занимаются либо кадровики, либо уполномоченное лицо.
Если заявление будет оформлено правильно и подписано директором предприятия, то производится отчисление средств с заработной платы работника. Если просьба о вычислениях не будет указана в заявлении, то их не имеют права осуществить. Данное заявление пишется в свободной форме, но в нем обязательном в правом углу указываются данные о директоре и заявителе.
Само заявление должно иметь логически построенную информацию:
- Просьба о предоставлении вкладыша в трудовую книжку, с указанием причин.
- Просьба о выдаче правильно оформленного вкладыша.
- Просьба об отчислении из заработной платы за текущий месяц стоимости вкладыша. В обязательном порядке необходимо указать реальную стоимость вкладыша. Информацию о стоимости можно получить либо у сотрудника кадровой службы, либо у уполномоченного лица, либо у бухгалтера.
- Обязательно в конце заявление заверяется подписью и датой.
Как происходит выдача вкладыша?
Выдача вкладыша в трудовую книжку происходит лично на руки сотрудника. Также его может получить и уполномоченное лицо, обязательно под роспись. Если бланки хранятся у уполномоченного лица, то ему всего лишь необходимо взять вкладыш и приступить к заполнению документа. Заполнение вкладыша считается его официальной выдачей. Поэтому необходимо разобраться в одном моменте. Если директор предприятия требует плату за вкладыш с работника, то ему необходимо расписаться в приходно-расходном журнале самому либо написать прошение.
Информация о том, что вкладыш для трудовой книжки был выдан, указывается на внутренней стороне титульной странички трудовой книжки. В обязательном порядке сотрудник кадровой службы или уполномоченное лицо ставит печать и номер вкладыша. Номер указан типографическим способом на всех страничках документа. Это означает, что каждый экземпляр вкладыша уникальный, а запись о том, что вкладыш был выдан работнику, говорит о юридической силе документа.
Что касается записи, которая оставляется на титульной страничке трудовой книжки, то она оформляется таким образом: «Вкладыш выдан (и обязательно его ИИН)». Больше никакой другой информации не предоставляется.
Где регистрируется вкладыш для трудовой книжки?
Все документы, бланки и вкладыши, которые покупаются предприятием для внутренних нужд, должны проводиться соответствующим актом приемки. Также после покупки они оформляются в приходно-расходном журнале, где происходит регистрация их прихода и расхода.
Данный учетный журнал ведется бухгалтером или главным бухгалтером, и хранятся соответственно у него. Но бывают такие случаи, что бухгалтер занимается только приемкой, а за хранение отвечает сотрудник кадровой службы либо уполномоченное лицо. Если бланк все-таки хранится в бухгалтерии, то сотруднику кадровой службы необходимо подать заявку для получения вкладыша и затем отчитаться за его использование.
Если получилось так, что вкладыш был испорчен при заполнении титульного листа или при внесении первой записи, то необходимо его списать специальным актом, а затем уничтожить. Ни в коем случае нельзя использовать испорченный бланк или вкладыш. Если сотрудник устраивается на новое место работы, то вкладыш трудовой книжки и сама книжка регистрируются под одним номером в "Книге учета движения трудовых книжек". Регистрация проходит на основании данных, которые предоставлены в книжке.
Правила и инструкция ведения и заполнения вкладыша
Ведение данного официального документа должно основываться на таких важных документах, как:
- Правила, которые были утверждены уполномоченными законодательными органами в 2013 году под номером 225.
- Постановление Министерства труда и социального развития от 2003 года под номером 69 – «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек и вкладышей к ним».
Заполнение вкладыша должно осуществляться в обязательном порядке в соответствии с вышеперечисленными документами. Вкладыш для трудовой книжки должен заполняться аккуратно, без ошибок и зачеркиваний. Заполнение происходит до внесения номера в трудовую книжку и до подшивки, так как может быть допущена ошибка или помарка. Если такое случилось, то придется вносить изменения на титульную страничку и менять бланк. Если допущена ошибка при заполнении вкладыша, то необходимо его заменить, а испорченный списать.
Дата записи должна соответствовать времени внесения изменений:
- Информация, связанная с увольнением или принятием на работу.
- Информация, связанная с переименованием отдела или предприятия.
- Информация, связанная с изменением формы собственности.
Письменную запись во вкладыше можно заменить печатью предприятия. Печать также ставится в правом верхнем углу титульной странички трудовой книжки. Печать должна иметь форму прямоугольника не более 1*2,5 см, которая включает такую формулировку: «Выдан вкладыш». Номер вкладыша вписывается вручную уполномоченным лицом за выдачу данного документа.
Также происходит непосредственное перенесение информации из трудовой книжки во вкладыш. Определение места для последней записи определяется визуально сотрудником кадровой службы или уполномоченным лицом. Запись вносится, и таким образом заполняется оставшееся место. Последующие записи вносятся уже во вкладыш.
Нумерация записей во вкладыше продолжается. Например, в трудовой книжке последняя запись была под номером 20, следовательно, во вкладыше первая запись будет под номером 21. Если у сотрудника закончился один вкладыш и начался другой, то нумерация во втором продолжается в соответствии с первым.
Поэтапное оформление вкладыша
Вкладыш оформляется по аналогии с трудовой книжкой. Если изменения, касающиеся личных данных, были не указаны в трудовой книжке, то они недопустимы и во вкладыше. После того, как вкладыш заполнен, необходимо:
- Сравнить всю внесенную информацию.
- Поставить печать или сделать собственноручную запись.
- Внести уникальный ИИН.
- Подшить вкладыш.
Подшитый вкладыш прикрепляется к трудовой книжке согласно инструкции. Подшив данного документа осуществляется при помощи обыкновенных ниток. При подшивке также необходимо придерживаться определенной последовательности действий.
Действителен ли вкладыш без трудовой книжки?
Необходимо запомнить, что вкладыш не считается действительным без наличия трудовой книжки. Данное правило закреплено в трудовом законодательном акте - «Правила и Инструкции». Без трудовой книжки по вкладышу нельзя:
- Устраивать сотрудника на работу.
- Увольнять сотрудника с занимаемой должности.
- Осуществлять запись учетной записи.
- Осуществлять иные процедуры.
Данный документ считается действительным, если он подшит к трудовой книжке и его номер указан на титульной страничке.
Вкладыш является обязательным документов в случае, если трудовая книжка заканчивается. Также он должен оформляться в соответствии с правилами и инструкциями. Ни в коем случае при заполнении не допускаются ошибки или помарки. Также вкладыш не имеет статуса самостоятельного документа и будет действителен только вместе с трудовой книжкой. Обязательно его необходимо регистрировать, чем занимаются сотрудники кадровой службы, бухгалтеры или уполномоченные лица.