Исправление ошибок в трудовой

Трудовая книжка - неотъемлемый документ работника, который может подтвердить рабочий стаж и помочь устроиться на официальное место работы. На основании данного документа сотрудник может обеспечить себе достойную пенсию. Трудовая книжка хранится у сотрудников кадровой службы во время работы, или на руках – во время безработицы. Потеряв книжку, работник имеет возможность восстановить ее в Пенсионном фонде, так как там хранится информация о рабочем стаже.

Трудовая книжка – это официальный документ, который должен заполняться, вестись и храниться в соответствие с требования. Так как данный документ ведется на протяжении всей рабочей жизни сотрудника, то могут возникнуть в той или иной ситуации непредвиденные обстоятельства, которые могут вынудить кадрового сотрудника внести корректировку. Директору предприятия и сотруднику кадровой службы необходимо знать и понимать, как нужно правильно делать изменения, а какие корректировки являются запрещенными.

На основании чего документ признается недействительным

Трудовая книжка может быть признана недействительной на основании:

Если в данном документе на главной странице указаны неверные или с допущенными ошибками фамилия, имя, отечество работника предприятия. Все данные трудовой книжки, относящиеся к личности работника, должны списываться с паспорта.
Если на главной странице не указаны данные лица, делающего заполнение данного документа. Если нет печати предприятия, то документ также недействителен.
Если указан неверный день заполнения. Очень часто бывает так, что дата пишется ранее, нежели была выпущена сама книжка с целью увеличения рабочего стажа.

Директор предприятия и сотрудник должны помнить, что отказ в официальном трудоустройстве из-за недействительности книжки является незаконным. Также директор предприятия на основании письменного прошения работника может оформить новую трудовую книжку, но сотрудник должен понимать, что предыдущие места работы не будут туда занесены.

Разрешены ли исправления

Как уже говорилось ранее, трудовая книжка – единственный документ на основании которого высчитывается рабочий стаж для получения в будущем государственной пенсии. Но если внесенные записи будут внесены с ошибками, сотрудники Пенсионного фонда вправе не засчитать данные годы стажа. Записи данного документа регламентируются следующими законодательными актами и документами:

Трудовой кодекс Российской Федерации.
Инструкция по заполнению трудовых книжек.
Правила ведения и хранения трудовых книжек.

Если сотрудником кадровой службы была обнаружена или допущена ошибка, то необходимо знать, что не все их можно исправить. Ошибки подразделяется на 3 группы:

Ошибки, которые можно исправить. Они легко устраняются, если придерживаться Правил и Инструкций. К этим ошибкам относят следующие:
- Информация о работе.
- Информация, касающаяся наград сотрудника.
Ошибки, которые нельзя исправить – если их устранить, это может привести к недействительности записи или всего документа. Необходимо запомнить, что ошибки титульного листа не подлежат исправлению.
Ошибки, которые не регламентируются действующим законодательством. Данные ошибки исправляются и решаются исключительно сотрудниками кадровой службы предприятия.

Если при изменении ошибок первой группы не придерживаться требований прописанных в актах, необходимо понимать, что изменения тогда будут недействительными.

Правила корректировки ошибок

При обнаружении неверной или некорректной записи можно внести изменения:

вносятся корректировки директором или сотрудником кадровой службы того предприятия, где была допущена ошибка;
вносит изменения нынешний директор, но только после письменного разрешения от предыдущего работодателя.

Все внесенные исправления и корректировки должны быть в соответствии с действующим законодательством. Категорически запрещено замазывать или подделывать записи. Согласно Правилам и Инструкциям, разрешаются только такие способы исправления недочетов:

легкое зачеркивание записи;
дополнение записи;
признание записи недействительной.

Применение того или иного способа исправления зависит от раздела, в который будут вноситься изменения. В разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» нельзя делать зачеркивание записей. Правильный вариант – «Запись недействительна» и внесение верных данных. Зачеркивание разрешается только в таких случаях, как:

внесение изменений в фамилию, имя, отечество.
исправление ошибок в дате рождения.

Чтобы сделать исправление, старую запись необходимо зачеркнуть тонкой ровной линией, а рядом или внизу делается новая запись. Но необходимо запомнить, что запись, которую зачеркнули, должна читаться без проблем.

На внутренней стороне данного официального документа необходимо указать ссылку на документ (документы), на основании которого было внесено изменение. К данным документам относят (согласно Инструкции):

удостоверение личности;
свидетельство о браке или его расторжении;
документы, которые могут подтвердить смену фамилии, имени.

В основном, на внутренней стороне делается ссылка сразу на несколько документов, так как одного официального документа может быть просто недостаточно для подтверждения данного факта.

Главные ошибки, допускаемые при заполнении и их исправление:

В записи есть грамматические ошибки. Исправление будет зависеть от места, где была допущена ошибка:
- сведения о работе. Такая запись официально признается недействительной, и на основании этого вносится корректировка;
- титульная страница. Ф. И. О. исправляется только в судебном порядке.
Неправильная дата записи. Данную запись признают недействительной. Ниже, под следующим номером, пишется новая верная запись.
Пропущенная запись. Не регламентируется законодательными актами. Исправляется на основании опыта сотрудника кадровой службы. Как следствие вытекают следующие правила:
- следующие записи за пропущенной считаются действительными;
- пропущенная запись вноситься в любой время, только обязательно указывается дата ее внесения;
- запись должна содержать дату того события, которое было упущено.
Ошибка в названии предприятия. Данный вопрос не является четко урегулированным. Исправляется в таком порядке:
- после последней записи указывается, что название предприятия было изменено или в названии была допущена ошибка;
- пишется верное название. При этом не указывается порядковый номер записи. Также такое исправление не требует документального обоснования для исправления.
Неправильный номер записи, дата или номер приказа. Данная запись признается недействительной, после чего указывается верная запись, при необходимости опираясь на документальное обоснование.

Запись недействительная

Самыми распространенными способами исправления неверной или некорректной записи в трудовой книжке считается признание таких записей недействительными. Далее будет рассмотрен порядок исправления такой записи, который поможет понять, как это происходит.

В трудовой книжке под номером 13 имеется запись об увольнении Филипповой Надежды Ивановны 30.12.2014, основанием для данной записи служит приказ по предприятию № 122-к и письменное прошение об увольнении по собственному желанию с занимаемой должности.

Утром 30.12.2014 Филиппова Надежда решила не увольняться и отозвала свое решение, а тем временем сотрудник кадровой службы уже произвела заполнение трудовой книжки. Чтобы запись в трудовой книжке была отменена, сотруднику кадровой службы необходимо проделать следующие действия:

Обратиться к директору предприятия с прошением об издании нового приказа, который отменит приказ об увольнении.
Под порядковым номером 14 вносится новая запись от 30.12.2014: «Запись под номером 13 не является действительной».
Далее указывается дата и номер нового приказа, но основании которого запись под номером 13 была признана недействительной.

Если вдруг корректировка записи касалась неправильно указанной должности, то во втором пункте, после того, как был указан номер недействительной записи, сотруднику кадровой службы необходимо внести верную информацию.

Выводы

Каждый директор предприятия или сотрудник кадровой службы обязан иметь верное представление, как необходимо правильно заполнять трудовую книжку работников предприятия. Если будут допущены какие-либо ошибки, то запись могут признать недействительной, и от этого пострадает трудовой стаж работника. При обнаружении ошибки работником, сотрудником кадровой службы или директором необходимо ее устранить путем исправления записи или оформлением нового официального документа.

Необходимо разбираться в этих ошибках и знать основания, которых придерживаются при исправлении. Многие записи подлежат корректировке, но при исправлении нужно придерживаться правил, которые прописаны в законодательных документах. Никогда нельзя замазывать или подделывать записи – это просто недопустимо. Правильным вариантом, который законодательно допустим, считается признание записи недействительной или ее зачеркивание. Последний вариант допустим в редких случаях.

Но чтобы не пришлось делать исправления, которые не всегда допустимы, необходимо внимательно заполнять столь важный документ.

Эта статья была вам полезна? Поделитесь с друзьями!

все статьи