Уведомление о начале отпуска
Сейчас практически на каждом предприятии заранее составляется график очередности предоставления отпусков, в соответствии с которым работники получают период для заслуженного отдыха от работы. Как правило, он составляется в конце каждого года и согласовывается с непосредственным руководителем организации.
В большинстве случаев работодатель старается учитывать не только удобство представления отпуска тому или иному работнику, но и его личные пожелания относительно того, в какое время он все-таки предпочитает получить отдых.
Однако если такой возможности у руководителя действительно не имеется, например, когда все сотрудники желают получить отпуск в определенный период, расчет осуществляется строго по графику, без учета личных предпочтений. Такое нередко случается на предприятиях с непрерывным производством, когда ушедшего в отпуск сотрудника обязательно нужно заменить других квалифицированным работником. В таком случае руководителю бывает очень сложно составить график отпусков. Естественно, ни о каком учете личных пожеланий тут и речи быть не может.
Как только график был полностью составлен и подписан руководством, с ним проводят ознакомление каждого сотрудника. Изучив всю представленную информацию, работник должен поставить собственную подпись на документе либо во внутреннем журнале учета. Следует помнить о том, что данная подпись впоследствии будет являться главным доказательством того факта, что сотрудник был полностью осведомлен о собственном будущем отпуске. Именно поэтому получение от него такой подписи находится полностью в интересах работодателя.
Формат документа
Точной формы такого документа, как уведомление о начале отпуска, законодательством так и не было установлено. Это значит, что каждая компания может создать собственный внутренний образец, которого впоследствии нужно будет просто придерживаться. Однако следует помнить о том, что документ обязательно должен содержать следующие важные сведения:
- полное наименование юридического лица, в соответствии с данными, указанными в Уставе организации;
- полная информация о самом документе – дата его составления, присвоенный номер и т.д.;
- сведения о сотруднике, которому адресуется документ – его ФИО, должность, наименование подразделения, в котором он осуществляет свою трудовую деятельность;
- точные рамки отпускного периода, а также правовое основание для его предоставления;
- подпись руководителя либо иного ответственного лица, имеющего соответствующие полномочия.
Иные особенности
Следует помнить о том, что составление уведомления о начале отпуска будет уместно лишь в том случае, если сотрудник отправляется в этот отпуск в соответствии с существующим графиком.
Пример:
Бухгалтер Иванова А.А. должна была пойти в отпуск в соответствии с ранее составленным графиком – 20 мая 2016 года. Однако ее мужу отпуск был представлен несколько раньше, и она решила перенести свой отпускной период, для того чтобы они смогли вместе отправиться на отдых. Для этого она написала соответствующее заявление на имя руководителя компании, в котором просила предоставить ей отпуск в необходимые ей числа.
Рассмотрев представленное сотрудницей заявление, руководитель решил удовлетворить ее просьбу, так как рабочий процесс от таких изменений не нарушался.
Естественно, в этом случае не потребуется составления уведомления о начале отпуска. Главным основанием для начала отпускного периода здесь будет выступать письменное заявление работницы, а также приказ работодателя, который он сможет оформить сразу же после принятия и регистрации письменного заявления.
Рассмотрим другой пример:
Инженер Александров И.В. должен был уйти в отпуск 15 апреля 2016 года. Соответствующее уведомление от своего работодателя он получил лишь 7 апреля, то есть за 8 дней до наступления отпускного периода.
На основании несвоевременно представленного уведомления, Александров И.В. решил изменить дату выхода в отпуск, перенеся его на летний период года. В данном случае закон будет на стороне сотрудника, ведь работодатель действительно нарушил действующие нормы, не представив уведомление в установленный двухнедельный срок до начала отпускного периода.
Отдельно стоит упомянуть сотрудников, осуществляющих свою трудовую деятельность в компании по совместительству. Для таких работников график отпусков должен составляться с учетом второго места работы. Такие правила устанавливаются государством для того, чтобы работники действительно смогли полноценно отдохнуть, получив законный отпуск сразу по двум местам профессиональной деятельности.
Иные особенности процедуры оформления
Как правило, крупные компании разрабатывают собственные бланки уведомлений о начале отпускного периода, постоянно используя их. Готовые бланки помогут сэкономить значительное количество времени. В них можно заранее вписать полное название компании, а также иные сведения, которые не будут подлежать изменениям.
В таком случае заполнить останется лишь данные о самом работнике, а также числа, в которые начинается и заканчивается отпускной период. Следует помнить о том, что составленный документ будет действителен только в случае наличия на нем подписи руководителя.
Ознакомление сотрудника с представленными в уведомлении сведениями
В отношении уведомлений о начале отпускного периода работодатель всегда должен помнить о выполнении двух главных условий:
- обязательное соблюдение установленного срока. Уведомление может быть представлено не позднее, чем за две недели до начала отпускного периода у работника;
- надлежащая форма документа. Он обязательно должен быть составлен в письменном формате, с указанием всех основных сведений. Если сотрудник отсутствует на своем рабочем месте, например, находится в командировке либо на официальном больничном, работодателю необходимо позаботиться о том, чтобы вся требуемая информация дошла до лица. Для этого можно отправить документ почтой либо, например, по факсу.
В том случае, если работник не согласен с информацией, представленной в уведомлении, и он отказывается подписывать документ, работодатель обязательно должен зафиксировать данный факт, составив соответствующий акт об отказе в подписании представленного уведомления.
Нужно ли проводить регистрацию документа
Так как уведомление о начале отпуска является достаточно важным внутренним документом, его обязательно следует зарегистрировать надлежащим образом. Как правило, сведения о документе заносятся в соответствующий журнал, в котором производится регистрация всех внутренних документов компании.
В соответствующих графах отмечается номер документа, дата его составления, а также указывается его краткое название. Если к документу прилагаются какие-либо комментарии и разъяснения – все они указываются в соответствующей дополнительной графе.
После истечения годового периода, все составленные ранее уведомления подлежат перемещению в архив. Там они могут храниться до 5 календарных лет.
Составление уведомления о начале отпускного периода является достаточно важным этапом прохождения такой процедуры, как оформление отпуска. Грамотное написание данного документа, прежде всего, находится в интересах работодателя. Само наличие уведомления может служить отличным доказательством безукоризненной работы руководителя. Помимо этого, оно может пригодиться и в суде, в том случае, если сотрудник не согласен с процедурой предоставления отпуска и считает, что его права были нарушены неправомерными действиями начальника. Однако следует помнить, что для того чтобы уведомление было признано действительным, на нем обязательно должна присутствовать подпись сотрудника.
Отсутствие уведомлений о начале отпускного периода в документах организации может служить главным основанием для последующего наложения определенных санкций и применения административного взыскания. Как правило, проверки быстро находят подобные недочеты. В таком случае деятельность организации может существенно пострадать из-за такой, казалось бы, мелочи.
Именно поэтому к данному документу следует отнестись ответственно. Он сможет помочь обеспечить работодателю необходимую «страховку» от многочисленных проблем и возможных трудностей в дальнейшем.