Заявление на предоставление отгула по семейным обстоятельствам
Официально понятие «отгул» в российском законодательстве не содержится, однако именно так уже давно принято называть выходной день, выдаваемый работнику по его просьбе. Его оформление осуществляется исключительно по инициативе самого сотрудника. Для этого он должен написать заявление, указав в нем соответствующую просьбу.
Следует помнить о том, что не согласованный с начальством отгул легко может стать прогулом и послужить главной причиной для дальнейшего увольнения. Помимо этого, в большинстве случаев возможность получения отгула полностью зависит от самого работодателя. Если он посчитает, что указанные в заявлении причины действительно являются вескими, он представит отгул в соответствии с указанной просьбой.
Если же он сочтет, что основания недостаточно весомые, он имеет полное право на вынесение официального отказа.
Особенности составления заявления
Правила трудового законодательства нашей страны устанавливают, что работа в выходные дни либо в официальные праздники должна подлежать повышенной оплате в двойном размере. Помимо этого, по согласованию сторон дополнительная оплата может быть заменена на день отгула.
Как уже было сказано выше, отгул всегда должен быть оформлен и зафиксирован документально. Для этого руководителем организации составляется соответствующий приказ о предоставлении выходного дня, который подписывается обеими сторонами трудовых правоотношений.
Отгул может полагаться работнику не только за работу в выходные или праздники, но также и за сверхурочные нормы и участие в донорской программе.
Отсутствие соответствующих документов, подтверждающих тот факт, что отгул был оформлен надлежащим образом, может стать главной причиной для формирования приказа об увольнении.
Взятие отгула без оформления документов допустимо лишь в одном случае: если сотрудник участвовал в программе донорства и сдавал кровь. В таком случае на следующий день после сдачи ему будет положен отгул для восстановления сил организма после проведенных медицинских процедур.
Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод о том, что письменное заявление является главным основанием для фиксирования правомерного отгула. Именно этот документ сможет объяснить отсутствие сотрудника на своем рабочем месте с точки зрения законодательства в области трудовых правоотношений.
Иные особенности составления и оформления
Так как получение отгула полностью находится в интересах самого работника, перед использованием выходного дня обязательно следует оповестить о своем намерении начальство. Ведь у руководителя всегда имеется полноценное право выдать официальный отказ в отношении просьбы сотрудника.
Исключения будут составлять лишь некоторые случаи, при которых руководитель обязательно должен исполнить требования сотрудника о предоставлении ему выходного дня в определенный момент. К таким ситуациям относятся важнейшие семейные обстоятельства, например, смерть близкого родственника, рождение ребенка или собственная свадьба. Если причина предоставления отгула заключается именно в одной из перечисленных ситуаций, работнику не обязательно ждать окончательного решения руководителя – достаточно просто подать письменное заявление с просьбой о предоставлении выходного дня. В документе следует указать и фактическую причину. Помимо этого, данная причина должна быть подкреплена соответствующими доказательствами, если они имеются.
В том случае, если сотрудник пока не может предоставить документальные подтверждения, обязательно необходимо отметить этот факт и указать, что все требуемые документы будут представлены позже.
Форма и содержание документа
Действующие трудовые нормы не устанавливают какой-либо точной формы для заявления о предоставлении отгула. Следовательно, можно использовать действующий в организации бланк либо просто написать необходимый текст на пустом листе, от руки.
Несмотря на отсутствие четких требований, заявление все равно должно отвечать всем действующим стандартам. В ее содержание должны быть включены главные части:
- шапка документа;
- соответствующие основания, в которых работник разъясняет сложившуюся ситуацию и подтверждает необходимость предоставления выходного дня;
- непосредственные требования. В данном случае они будут выражены в оформлении отгула руководителем.
Касаемо точного срока составления заявления – здесь законодательство РФ также не ставит строгих временных рамок. Но следует помнить о том, что руководителю потребуется какое-то время для рассмотрения представленной просьбы. А это значит, что о написании документа лучше позаботиться заранее. В таком случае работник всегда успеет использовать отгул в срок в случае положительного решения своего руководства.
Иные нюансы оформления
Письменное заявление сотрудник обязательно должен заполнить собственноручно. Допускается набор текста и на компьютере.
Шапка документа должна содержать стандартную информацию: наименование учреждение, ФИО и должность уполномоченного лица, например, генерального директора, а также сведения о самом авторе письма.
В основной части указывается информация о непосредственной причине предоставления отгула, например, «семейные обстоятельства». Помимо этого, следует также сделать ссылку и на соответствующую статью действующего ТК РФ.
Точный номер статьи будет зависеть от конкретного основания, по которому должен быть предоставлен отгул, например:
- статья №152 – в том случае, если отгул должен быть оформлен в отношении сотрудника за его сверхурочную работу;
- статья №153 указывается в том случае, если работник исполнял свои профессиональные обязанности в выходные дни либо в официальные государственные праздники;
- статья №186 – в том случае, если сотрудник был добровольным донором и сдавал крови и т.д.
Еще одним важнейшим аспектом выступает обязательное указание соответствующей даты отгула в заявлении. Следует помнить, что при отсутствии данных сведений документ не может быть признан правомерным.
В конце документа обязательно следует поставить дату его составления, а также собственную подпись сотрудника.
Дальнейшие этапы подачи документа руководству организации
Всегда следует помнить о том, что просто написать заявление мало, необходимо позаботиться и о том, чтобы оно своевременно дошло до руководства. Только в этом случае отгул может быть действительно согласован между сторонами, в соответствии с действующими правилами трудового законодательства.
Для этого необходимо придерживаться следующего наиболее эффективного алгоритма:
- Лучше всего написать заявление о предоставлении отгула в двух одинаковых экземплярах.
- Подача одного из составленных экземпляров обязательно должна сопровождаться фиксированием данного факта секретарем, специалистом из отдела кадров либо иным ответственным лицом. Обязательно должна быть указана и дата принятия документа, на случай возникновения дальнейших споров и претензий между сторонами.
- Второй экземпляр может быть передан вышеуказанному лицу. При этом не следует забывать и о различных подтверждающих документах. Если таковые имеются, их обязательно нужно прикрепить к самому заявлению.
В том случае, если основание для отгула входит в список обязательных, перечисленных в ТК РФ, у работника уже на данном этапе появится вполне законное и полноценное право использовать отгул. При этом дожидаться полного согласования документа с директором необязательно. В любом случае, отсутствие сотрудника на рабочем месте уже не может быть воспринято как прогул.
Если же причины отгула заключались в иных обстоятельствах, которые не попадают в список обязательных, отгул можно будет использовать только после того, как руководство оповестит сотрудника о своем положительном решении. После этого работодатель также должен составить и соответствующий приказ о предоставлении выходного дня. В данном документе указываются все необходимые сведения: информация о работнике, наименование структурного подразделения, сам факт предоставления отгула, а также причина и дата. Только при наличии действующего и уже подписанного приказа у работника появится законное право использовать предоставленный ему выходной день.