Уведомление о завершении трудового договора
Любой из нас сталкивался с процедурой увольнения, и далеко не всегда она проходит мирно. Причин для прекращения трудовой деятельности много, одной из таковых является прекращение действия заключенного ранее трудового договора. Как же правильно пройти такой процесс, чтобы обе стороны остались довольными?
Секреты процесса
Итак, согласно требованиям действующего Трудового кодекса отношения между работником и работодателем оформляются трудовым договором. Есть договора, которые заключаются на определенный срок, а есть такие, которые его не имеют. Что же касается первых, то есть случаи, когда они превращаются в постоянные. Речь идет о том, когда сотрудник продолжает фактически выполнять возложенные на него обязанности по истечении срока действия договора, а представители работодателя не отстраняют его в последний день, когда такой договор прекращает свое действие.
Основные сведения
Стоит отметить, что далеко не все договора могут заключаться на определенный срок. Здесь все зависит от характера самой работы. Если она постоянная (не имеет сезонных периодов, не связана с исполнением обязанностей временно отсутствующего сотрудника), то заключить договор на определенный срок невозможно.
Важно: Есть работодатели, которые путают такие термины и желают сократить затраты на заработную плату сотрудникам, заключая такие договора. Здесь нужно быть осторожными!
Срок договора не должен превышать пяти лет. Здесь стоит четко следовать требованиям ТК, чтобы не пропустить срок окончания договора.
Согласно ч. 4‑й ст. 58 действующего Трудового кодекса, срочный договор может трансформироваться в постоянный, если в последний момент срока договора ни администрация работодателя, ни сам сотрудник не требуют расторгнуть такой договор.
Формой волеизъявления такого желания сторон является специальное уведомление, которое направляется в письменной форме. Часто предприятия применяют такой метод в следующих случаях:
- при отсутствии заинтересованности в работе сотрудника;
- если сотрудник не желает выполнять возложенные на него обязанности.
В отношении некоторых работников законодательство запрещает направлять уведомление о завершении срочного соглашения, в их числе:
- беременные сотрудницы (договор необходимо будет продлить до завершения родов, при наличии в деле справки о состоянии беременности сотрудницы);
- спортсмены;
- избранные на условиях конкурса.
Важно: при проверках контролирующие органы всегда обращают внимание на данные категории сотрудников и тщательно проверяют соблюдение норм, регулирующих их трудовые права. Поэтому работодателю всегда необходимо особое внимание уделять таким моментам, чтобы избежать последующих штрафов.
Рекомендации при оформлении
Итак, закон запрещает несколько раз заключать договоры на определенный срок с одним и тем же сотрудником на аналогичных условиях. Такие сделки ГИТ вполне может признать как незаконные, что автоматически сделает договор постоянным. В этом случае направленное работодателем уведомление о расторжении договора будет бессмысленным.
Также данное письмо будет излишним если сотрудник выполнял функции по замещению временно отсутствующего работника (например, совмещение на время отпуска, больничного, декрета и т.п.). Здесь уже датой расторжения договора будет тот день, когда на работу выйдет замещаемый работник.
Уведомление также не имеет смысла, если его направить уже после завершения периода действия договора (он становится постоянным, а для работников, задействованных на постоянных условиях извещения данного рода не нужны).
Даже при завершении срока действия договора сотрудник получил уведомление и при этом он все же продолжает работать, тогда его функции приобретают черты постоянных. Здесь уже можно говорить об оформлении отстранения от работы, ведь сотрудник считается бывшим и не имеет права пребывать в пределах организации.
Для чего необходимо уведомление?
Основной задачей уведомления является подтверждение законности завершения трудовых отношений, которые существуют между сотрудником и работодателем. При этом сам трудовой договор должен чётко регламентировать последнюю дату работы: день, завершение сезона или же конкретной задачи (последнее должно быть подтверждено актом).
Основанием для составления приказа согласно ст. 77 ТК (п. 2‑й, ч.1) является уведомление, которые лично подписано работником до момента завершения срока договора. В противном случае такой договор может быть признан постоянным в судебном порядке.
Составляющие компоненты документа
Согласно правилам ведения делопроизводства, извещение о разрыве временных трудовых отношений в обязательном порядке должно содержать следующие элементы:
- «шапка» или оглавление, где содержится наименование сторон, указание на должность подписанта и документ, наделяющий его таковыми полномочиями (например – директор, на основании устава, заместитель руководителя на основании приказа или другое лицо согласно выданной доверенности);
- преамбула - здесь обычно содержатся даты вступления в действие договора и сроки его завершения, а также основания для этого;
- требования работодателя к сотруднику – в этой части содержатся указания на завершение работы из-за окончания срока договора. При этом, если инициатором является фирма, необходимо указать, что она далее не нуждается в услугах такового сотрудника.
В случаях направления извещения самим сотрудником, он должен указать на то, что больше не намерен выполнять возложенные на него функции после завершения срока действия такого договора.
Важно: если сотрудник прекратит работу самостоятельно (при этом срок договора будет завершен) без надлежащего уведомления об этом работодателя, тогда эти действия нельзя будет считать прогулом.
После изложенного материала воля сторон должна быть закреплена живыми подписями руководителя компании (или уполномоченного на то руководителя) и самого сотрудника.
Для оформления уведомления руководитель может привлечь:
- специалиста компании (кадровика, секретаря, делопроизводителя или другого сотрудника согласно специальному приказу);
- самого сотрудника.
Такой документ в обязательном порядке подлежит регистрации. Это делает специалист-делопроизводитель или секретарь в специальном журнале, куда вносится информация об исходящих или входящих документах. Хранение же данного документа в архиве продолжается 5 лет. Копия должна быть подшита к договору и содержаться в личном деле.
Важно: многие считают, что если работник прекратил выполнять свои функции, то вопросы с ним решены, и никаких споров вне рабочего договора быть не может. Но как показывает практика, проверяющие органы могут запросить в рамках проверки документы за прошлые периоды и если будет обнаружено нарушение порядка уведомления, в отношении работодателя будут применены штрафные санкции.
Часто бывают случаи, когда сотрудник, вопреки недовольству его работой компании, все же желает восстановиться на прежней работе. Отсутствие уведомления также может послужить в отдельных случаях поводом для признания договора постоянным в судебном порядке. Если в отношении такового сотрудника не были применены дисциплинарные взыскания, тогда у него есть все шансы на победу в суде!
Как направить?
Если одна сторона желает отправить уведомление о намерении расторгнуть договор, тогда второй участник обязан, согласно требованиям закона, в течение месяца дать ответ на него в аналогичной форме. С помощью договора работодатель может определить больший период, который отводится для этого.
Такой документ вручается лично под роспись или же отправляется личным письмом с уведомлением о получении. Срок для ответа стоит отсчитывать с момента, обозначенного на почтовом штемпеле.
Если по истечении срока сторона молчит, тогда есть основания передать дело в суд.
Таким образом, уведомление о расторжении трудового договора может на первый взгляд показаться незначительным документом, но как показывает практика, он играет большое значение для защиты прав и интересов, как работодателя, так и самого сотрудника. Поэтому обеим сторонам необходимо соблюдать требования о его составлении, направлении и хранении во избежание возможных споров!