Отгул за ранее отработанное время
С понятием «отгул» хотя бы раз в жизни сталкивался абсолютно каждый работник. Как правило, данным термином обозначается отсутствие сотрудника на работе в течение одного-двух дней, которое никак не связано с регулярным отпуском.
Предоставление отгулов не имеет отношения к какому-либо графику, они не обговариваются заранее и, чаще всего, требуются работникам достаточно спонтанно или даже срочно.
Законодательные аспекты
Ни одна из законодательных норм в области трудового права не устанавливает официального понятия «отгул». Однако работник имеет полное право на отдых за ранее отработанное время, которое превысило установленные нормы. Дело в том, что с точки зрения закона любой период пропуска трудовой деятельности, вне зависимости от конкретного количества дней, именуется отпуском. Просто ранее в обиходе очень короткий отпускной период было принято называть отгулом. С тех пор данное понятие прочно закрепилось и перешло в современные трудовые отношения.
Необходимость в оформлении выходного дня может возникнуть у каждого сотрудника абсолютно по разным причинам, будь то семейные обстоятельства, обязательное присутствие дома и т.д. В подавляющем большинстве случаев отгул оформляется с целью нахождения гражданина в другом месте, например, в ЖКХ, в службе ГАИ, суде и т.д.
Основная функция документа
Абсолютно каждое предприятие должно уделять достаточное количество внимания постоянному учету рабочего времени сотрудников. Как правило, в большинстве организаций ведется специальный табель, в котором регулярно отмечается время прибытия сотрудников на работу и ухода домой. В этот же документ вносятся сведения об отсутствии какого-либо работника, с указанием соответствующей причины.
Для того чтобы получить отгул, сотрудник должен написать заявление, содержание которого должно отражать это желание. После того, как документ будет подан руководителю, он ставит на нем соответствующую резолюцию. С этого момента заявление приобретает статус официального документа, на основании которого в дальнейшем будет создан приказ.
Содержание заявления и особенности составления
Заявление о предоставлении отгула не имеет установленного и обязательного образца, а это значит, что оно может быть составлено работником в свободной форме. Но в его содержании обязательно должны присутствовать следующие пункты:
Информация о сторонах трудовых правоотношений
Наименование организации должно быть указано точно в соответствии со сведениями, которые содержатся в Уставе либо в иных учредительных документах. Сюда также следует отнести и данные о самом сотруднике – его ФИО, должность.
Точный период отпуска
Как правило, во многих организациях уже заранее имеются подготовленные бланки, в том числе и для составления заявления на отгул. Однако обязательно следует проверить, указана ли в таком документе информация о точном сроке отпуска. Даже если сотрудник берет один или два дня отгула – временные рамки должны быть четко указаны.
Статус предоставления выходных дней
Многим кажется, что отсутствие сотрудника на работе в течение одного или двух дней не играет абсолютно никакой роли, однако это в корне неверно. В заявлении должна быть указана подробная информация об основаниях для предоставления отгулов, прежде всего для того, чтобы бухгалтерия сумела указать верную статью.
В большинстве случаев, оформляемый отгул будет относиться к одному из наиболее распространенных видов:
- за ранее отработанное время;
- в счет будущего отпускного периода;
- за счет сотрудника, то есть без оплаты данного рабочего дня.
- за участие сотрудника в процедуре донорства – сдачи крови.
Дата составления документа
Несмотря на то, что сотрудник указал четкие сроки взятия отгулов, документ – в данном случае, заявление, - обязательно должен иметь собственную дату составления.
Подписи сторон
Как и любой другой юридически значимый документ в сфере трудового права, заявление на предоставление отгула не будет иметь полноценной законной силы при отсутствии подписей обеих сторон. Работник ставит подпись в конце текста, а руководитель, в свою очередь, ставит резолюцию в правом верхнем углу листа.
Иные важные нюансы
Как правило, просьба сотрудника о предоставлении руководителем незапланированного выходного дня, вызывает у последнего не самые положительные эмоции. Это вполне понятно, ведь работодатель несет ответственность за собственных работников. Помимо этого, у него могли иметься определенные планы, которые невозможно будет осуществить по причине отсутствия сотрудника на своем рабочем месте.
Для того чтобы максимально избежать негативных эмоций руководителя, необходимо знать и следовать следующим советам:
Составление и подача заявления заранее
Так как получение отгула целиком и полностью находится в интересах работника, он должен позаботиться о том, чтобы заранее предупредить руководителя о собственном отсутствии на рабочем месте в определенный день или несколько дней. Лучше подать письменное заявление за одну или даже за две недели до предполагаемой даты отгула.
В заявлении ни в коем случае не следует употреблять слово « требую». Такой текст с высокой вероятностью вызовет у работодателя только негативные эмоции.
Отслеживание дальнейшего пути заявления
В большинстве случаев, при получении заявления о предоставлении отгула руководитель бегло читает его и откладывает в сторону, продолжая заниматься текущей работой. Это значит, что в интересах сотрудника находится дальнейшее отслеживание документа с целью контроля. Спустя один-два дня после того, как заявление было подано руководителю, можно обратиться в отдел кадров и спросить, поступал ли данный документ туда. Если оно до сих пор не было передано, следует опять обратиться к руководителю и напомнить ему о ранее поданном заявлении.
Выбор удобного времени для подачи заявления
Даже такой, казалось бы, незначительный нюанс, как время подачи заявления об отгуле, нередко может играть ключевую роль в конечном решении руководителя. Не нужно обращаться к начальнику в самом начале рабочего дня. Как правило, именно в это время появляются наиболее сложные и срочные вопросы, которые требуют немедленного решения. Самым оптимальным временем для обращения можно назвать вторую половину дня, когда ситуация более-менее успокоилась и нормализовалась. Конечно, этот совет достаточно общий, ведь в каждой организации дела могут обстоять абсолютно по-разному. В таком случае нужно смотреть именно по обстановке в конкретной компании.
Устное напоминание начальнику об отгуле
Не нужно думать, что письмо о предоставлении отгула является единственным документом, с которым руководитель столкнется в течение всего рабочего дня. Как правило, ему подают огромное количество бумаг на подпись и на ознакомление. Нередко возникают и такие ситуации, при которых руководитель просто забывает о ранее поданном заявлении. В результате, в день отсутствия сотрудника на своем рабочем месте, начальник начинает выяснять причины этого отсутствия, тратит свое время и нервы.
Чтобы такого не случилось, накануне дня отгула, лучше сообщить руководителю об этом факте повторно. Естественно, если сотрудник не выйдет на работу, но все документы на отгул будут оформлены, никакого нарушения тут не найдется. Однако такой нюанс, как повторное предупреждение работодателя, поможет выстроить наиболее доверительные и дружеские отношения с ним. Также не лишним будет сказать, что он в любой момент может позвонить отсутствующему сотруднику или связаться с ним другими доступными методами.
В заключении следует отметить, что отгул является определенной частью жизни практически каждого сотрудника. Абсолютно никто не застрахован от каких-либо чрезвычайных ситуаций, которые никак не допускают присутствия на работе в определенный день. Однако, чтобы отгулы не портили отношения с руководством, к их оформлению следует относиться с ответственностью.
Работнику не составит никакого труда предупредить руководителя заранее, грамотно написать заявление и произвести иные требуемые действия. Только при таком внимательном отношении работодатель не будет испытывать негативные эмоции по поводу отсутствия на рабочем месте очередного сотрудника.