Порядок действий при обнаружении недостачи
Абсолютно в любой организации важнейшим правилом является соблюдение норм учета и количества фактически имеющихся ценностей в соответствии с теми сведениями, которые указаны в бухгалтерской отчетности, а также иных важнейших документах.
Порядок определения и фиксирования недостачи
Наиболее частой причиной для обнаружения недостач являются определенные изменения в состоянии товара, например, естественная потеря, уменьшение объемов и т.д. Никогда не следует забывать и о кражах, которые до сих пор бывают на производствах в огромных количествах. Нередко причиной выступает и простой человеческий фактор, например, проявленная невнимательность, технические ошибки при осуществлении важных расчетов, намеренное либо случайное указание неверных сведений и т.д.
Основным способом для осуществления страховки от последующего обнаружения недостач и убытков до сих пор остаются регулярные инвентаризации. Эта стандартная процедура включает в себя следующие этапы:
- Предварительная подготовка и проверка всей существующей документации. На этом этапе сотрудники бухгалтерии внимательно проверяют все имеющееся на балансе имущество, делают необходимые пометки.
- Осуществление самой инвентаризации, которая фактически представляет собой подсчет абсолютно всего имеющегося имущества. Все полученные результаты обязательно фиксируются в письменном виде. На акте свои подписи ставят и члены специально созданной инвентаризационной комиссии.
- Непосредственное сравнение полученных результатов с ранее имеющимися сведениями, которые содержались в отчетных бухгалтерских документах.
Конечный результат может предполагать необходимость проведения повторной инвентаризации, например, с целью проверки определенных сведений. Результат проведенной процедуры может быть как положительным – обнаружение прибыли, так и отрицательным – фиксирование определенных убытков. Всегда следует помнить о том, что серьезные различия между документальными сведениями и реальным положением вещей всегда должны стать поводом для проведения тщательных проверок и расследования.
Документальное оформление
Фиксирование факта обнаружения недостачи включает в себя размещение в документах информации о том, следствием чего она явилась. Это могут быть как естественные изменения в товаре, так и чьи-то преднамеренные и незаконные действия, а также иные обстоятельства, подробности которых только предстоит выяснить ответственным лицам.
Также следует помнить, что все обнаруженные потери следует признать материальными убытками.
Если недостача находится в установленных рамках
Даже если установлено, что обнаруженная недостача представляет собой несущественную сумму, которая является естественными потерями, данный факт все равно должен быть оформлен надлежащим образом – с указанием дебета и кредита (20, 23, 44, 94).
Рассмотрим соответствующий пример
Во время осуществления инвентаризации в магазине, торгующем продовольственными товарами, была зафиксирована недостача в размере 2000 рублей. Также было установлено, что недостача носила естественный характер и представляла собой небольшую убыль. В итоге недостача должна быть зафиксирована в документах вместе со следующими сведениями:
- 94 41:1500 – общая сумма обнаруженной недостачи в соответствии с действующими ценами на продажу определенного товара;
- 94 42:500 – общая сумма наценки, которая была установлена на указанный в документации товар;
- 44 94:1500 – покупная стоимость материальных ценностей.
Причиной недостачи стали не зависящие от лиц обстоятельства
Абсолютно вся недостача, в отношении которой невозможно установить виновных лиц, должна быть признана издержками самой организации. Сюда также можно включить и случаи, когда она стала результатом обстоятельств непреодолимой силы.
Рассмотрим соответствующий пример
Ответственные лица, проводившие инвентаризацию на строительном предприятии, зафиксировали факт недостачи, которая была равна 15 тыс. рублей. При этом была вычислена и текущая амортизация товара - 2000 тыс. рублей. В итоговых отчетных документах должны быть указаны следующие сведения: фактическая сумма амортизации определенного товара, в отношении которого обнаружена недостача, стоимость этого товара и вторая амортизационная величина, при условии отсутствия и невозможности установления виновных в данном происшествии сотрудников.
Результатом недостачи стала кража
Если факт хищения был доказан, а виновные лица найдены – им будет грозить соответствующая ответственность по возмещению причиненного вреда. В таком случае с этих лиц может осуществляться регулярное списание денежных средств до того момента, пока весь существующий долг не будет погашен.
Процедура последующего взыскания
Как только виновное лицо, либо несколько лиц, будут выявлены – у работодателя появляется законное право по осуществлению взыскания. В таком случае процедура взыскания может содержать следующие этапы:
- Создание специальной комиссии и проведение процедуры инвентаризации.
- Расследование обстоятельств дела и установление точных причин происшествия.
- Представление виновным лицам возможности объяснить сложившуюся ситуацию.
- Составление соответствующего акта – в том случае, если виновные лица отказались от дачи разъяснений.
В документы обязательно вносится дата причинения ущерба. Если точный момент установить не удается – этой датой может являться день обнаружения недостачи. В том случае, когда сумма ущерба находится в рамках заработной платы сотрудника – взыскание будет осуществлено на основании соответствующего приказа работодателя. В определенных случаях, когда осуществление взыскания не представляется возможным, работодатель может обратиться в суд. Как правило, такое происходит в случае пропуска установленного срока либо в случае несогласия сотрудника с необходимостью возмещать причиненный вред.
Если в ходе расследования было установлено несколько виновных лиц – ответственность возлагается на каждого из них в индивидуальном порядке. При этом в учет следует принимать такие факторы, как: трудовой стаж конкретного сотрудника, степень его вины и т.д. Естественно, в отношении каждого из данных сотрудников должно быть заключено специальное соглашение об установлении коллективной ответственности. В противном случае, требования работодателя о последующем взыскании будут признаны неправомерными. Также соглашение об установлении коллективной материальной ответственности не будет иметь силы в отношении того сотрудника, чья подпись не была проставлена на документе.
Если при инвентаризации были выявлены излишки
Гораздо реже происходит так, что инвентаризация не показывает убытков, а наоборот – отражает наличие определенных излишков. Наличие непонятной прибыли также может стать причиной для дальнейшего проведения расследования. Естественно, наказать виновных лиц в такой ситуации вряд ли получится, но разобраться в ситуации, безусловно, необходимо. Расследование лучше провести, прежде всего, потому, что нередко излишки являются первым и основным признаком того, что вскоре в организации может произойти кража либо иная неприятность, связанная с товарными ценностями.
Данные о зафиксированных излишках также, в обязательном порядке, должны быть занесены в соответствующие отчетные документы. Здесь их необходимо назвать «прочими доходами».