Компенсация за дополнительный отпуск
Действующие нормы трудового законодательства дают работнику два наиболее значимых права – право на материальную оплату своего труда, а также право на законный отдых. Отдых может быть выражен как в регулярных выходных днях, так и в ежегодном оплачиваемом отпуске.
Регулярный отпуск может подразделяться на две основные категории: причитающийся каждому сотруднику в соответствии с общими правилами и дополнительный, который может быть предоставлен при определенных обстоятельствах. Дополнительные отпускные дни либо их компенсация в денежном эквиваленте могут быть предоставлены сотруднику только в двух случаях.
Виды отпусков
Как уже было сказано выше, отдых каждого работника может быть выражен в днях отдыха, которые предоставляются ему еженедельно при стандартной 5-дневной неделе, либо в регулярных и дополнительных отпусках.
Ежегодный отпуск представляет собой определенное количество выходных дней, которым может воспользоваться каждый сотрудник, при этом сохраняя свою заработную плату, а также место работы. Если регулярный отпуск всегда должен являться оплачиваемым, с дополнительным ситуация обстоит несколько иначе. Неоплачиваемый отпускной период во многих организациях называют отпуском за свой счет.
Важным нюансом при этом будет выступать тот факт, что предоставление дополнительного отпуска не входит в обязанности работодателя. Это зависит от его желания и отношения к сотруднику. Обязательно предоставление дополнительного отпуска действует лишь в отношении отдельных категорий граждан, например, инвалидов. Общая длительность такого периода при этом никогда не должна превышать 60 календарных дней.
Как правило, основная масса работников может претендовать на дополнительный отпуск, длина которого может составлять 5 и более дней. Нередко назначение дополнительного отпускного периода связано с определенными условиями труда и компенсированием. Например, на вредном производстве в качестве компенсации могут предоставляться несколько отпускных дней. Такой же метод может действовать и на работах с ненормированным графиком. В таких случаях дополнительный отпускной период подлежит оплате.
Трудовые нормы нашего государства устанавливают список определенных лиц, которые имеют законное право на получение дополнительного оплачиваемого отпуска каждый год:
- сотрудники, занятые на производстве с вредными условиями;
- граждане, рабочий день которых превышает стандартные нормативы;
- работники, чей труд можно отнести к категории «особого» в соответствии с постановлением правительства РФ либо иного нормативно-правового акта;
- сотрудники, чья работа осуществляется в районе дальнего Севера либо на иных территориях, идентичных ему по условиям.
Касаемо лиц, работающих на вредном производстве, дополнительный оплачиваемый отпуск будет предоставляться им только в том случае, если данному производству официальным решением уполномоченного органа был присвоен второй, третий или четвертый класс опасности. В таком случае продолжительность дополнительного отпускного периода будет составлять одну неделю. В том случае, если класс опасности будет снят, сотрудник теряет свое законное право на получение дополнительного отпуска.
Лицам, чей рабочий день превышает обычный на определенное количество часов, также полагается дополнительный отпуск, подлежащий обязательной оплате. Точная продолжительность отпускного периода может быть определена приказом руководства либо коллективным договором, а также иным аналогичным документом.
Возможность компенсации
Возможность замены отпуска денежной компенсации является правомерной и может применяться при появлении подобной необходимости. Например, в случае увольнение сотрудника, неиспользованные отпускные дни, которые законно полагались работнику, могут быть компенсированы путем выплаты определенной суммы, рассчитанной на основании действующего метода. Исключение здесь будут составлять сотрудники, чья работа связана с вредными условиями труда. В таком случае в качестве компенсации может быть предоставлен исключительно дополнительный отпуск. Денежное компенсирование в таком случае будет недоступно.
Но, если полагаться на действующие нормы, другие особые категории сотрудников, например с особым характером работы, все же могут претендовать на получении компенсации, так как никаких запрещающих норм в их отношении не предусмотрено.
Помимо этого, возникает и другой вопрос. Можно ли рассчитывать на выплату материальной компенсации за дополнительный отпуск в случае увольнения? Так как запрещающей нормы здесь также не имеется, значит, никаких преград для данного действия не существует.
Если проанализировать все вышесказанное, можно сделать вывод о том, что работники на вредном производстве могут законно претендовать на денежное компенсирование, но только в отношении одного отпуска. Это связано с тем фактом, что до непосредственного увольнения все другие отпуска все равно подлежат полному использованию.
Если рабочий день сотрудника является ненормированным, либо характер работы был признан уполномоченными лицами особым, они могут претендовать на получение материальной компенсации. Тот же принцип будет действовать и в том случае, если такой работник захочет уволиться по собственному желанию. Правда данный факт обязательно должен быть оговорен заранее с работодателем, чтобы стороны были в курсе сложившейся ситуации, без каких-либо недомолвок и иных сложностей. Точный размер денежного компенсирования также должен быть установлен руководством и указан в действующем коллективном договоре организации.
Особенности оформления
Если выплата денежной компенсации возможна, осуществиться она сможет только на основании заявления, написанного лично работником. Если у сотрудника имеются определенные привилегии, например, право на дополнительный отпуск, то в случае увольнения он должен подать соответствующее заявление с просьбой о его компенсации. Заявление подписывается сотрудником и отдается в отдел бухгалтерии.
Все особые категории сотрудников, имеющих соответствующие льготы и привилегии, могут написать заявление о компенсации абсолютно в любой момент, но обязательно до расторжения трудового договора и последнего дня работы в данной организации.
Выплата материальной компенсации при этом осуществляется на основании таких документов, как соответствующий приказ руководства организации, а также письменное заявление от сотрудника. Приказ руководства должен содержать все необходимые сведения: данные о сотруднике, информацию о точной сумме компенсации, основания для предоставления компенсации и т.д.
Осуществление расчета
Метод расчета при необходимости начисления компенсации за неиспользованный дополнительный отпускной период ничем не отличается от расчета обычного регулярного отпуска. За основу также берется средний размер заработной платы и средняя стоимость одного рабочего дня.
Общая схема осуществления расчета должна выглядеть примерно следующим образом:
- определение точного расчетного периода, который будет использован в каждом конкретном случае;
- определение коэффициента заработной платы, которая может отличаться, в зависимости от разных периодов исполнения сотрудником его профессиональных обязанностей;
- исключение из общей массы тех сумм, которые не должны участвовать в процедуре расчета;
- вычисление среднего размера регулярной заработной платы работника;
- окончательный расчет необходимой суммы компенсирования, в зависимости от количества дней отдыха, которые были положены тому или иному сотруднику.
Как правило, расчетным периодом практически всегда выступает календарный год. При этом концом данного расчетного периода будет последний день работы сотрудника. Если в этом году происходили какие-либо изменения, непосредственно связанные с размером заработной платы, в таком случае также должен быть осуществлен перерасчет, в соответствии с новыми данными.
Например, заработная плата работника в течение расчетного периода была увеличена с 10 до 12 тысяч рублей. В таком случае расчет будет осуществляться путем деления последней суммы на предыдущую. То есть вычисленный коэффициент произошедших изменений будет составлять 1,2. Только после точного вычисления коэффициента изменений бухгалтер сможет приступить к следующему этапу расчетов – определению среднего размера заработной платы сотрудника.
Допустим, что заработная плата сотрудника в течение 7 месяцев, входящих в расчетный период, составляла 10000 рублей, в то время как в оставшиеся 5 месяцев она возросла до 12 000 рублей. Сложив данные показатели за все месяцы отчетного периода и умножив их на коэффициент изменений, равный 1,2, мы получим сумму в 156000 рублей. Далее вычислим стоимость одного рабочего дня, разделив данное число на количество рабочих дней, равное 233. Получим 669 рублей. После того, как стоимость одного дня будет вычислена, необходимо будет просто умножить ее на то количество дней, которые полагаются сотруднику в качестве дополнительного отпускного периода.
Отсутствие увольнения
В отношении лиц, которые заняты на производстве с вредными условиями труда, их право на компенсирование может быть использовано только в том случае, если они прекращают правовые отношения со своим работодателем.
При этом законно претендовать на получение денежного компенсирования могут только те сотрудники, чья работа носит ненормированный характер либо имеет статус особой. Тогда данным сотрудникам, для получения материальной выплаты за очередной расчетный период, необходимо просто написать письменное заявление в адрес руководства учреждения.
Принципы налогообложения
В таких ситуациях у многих бухгалтеров возникает огромное количество вопросов и различных сомнений по поводу того, как именно следует оформить данное компенсирование и как отобразить подобную операцию в 1С. При этом не следует забывать о том, что подобные компенсационные выплаты приравниваются к особым, а это значит, что они не должны облагаться стандартными налогами.
Помимо этого, сотрудник, получивший материальную выплату, не будет обязан оплатить с нее НДФЛ. Данная финансовая выплата оформляется в стандартном порядке, она не может являться возвратным платежом, а это значит, что для фиксирования данной операции следует использовать стандартный счет, который создан для занесения на него основных выплат. Помимо этого, каждая организация, в которой осуществляются данные компенсационные выплаты, может рассчитывать на определенную скидку, касаемо налога на прибыль.
Основываясь на всей представленной информации, становится ясно, что правом на дополнительный и оплачиваемый отпускной период могут обладать только отдельные категории сотрудников, чей характер труда несколько отличается от стандартных правил и нормативов.
Если же речь идет о работниках, осуществляющих свою деятельность на вредных условиях производства, претендовать на получение материальной компенсации они могут только при условии последующего увольнения.
Другим лицам для использования своего законного права на получение материальной компенсации за определенный отпускной период необходимо только написать письменное заявление в адрес руководства учреждения.