Компенсация работнику за использование личного автомобиля

Нередко организации предпочитают сразу нанимать сотрудников, которые имеют личные автомобили. Это позволяет осуществить серьезную экономию, не покупая служебный автотранспорт. Такая практика нередко осуществляет в сфере торговой деятельности, когда работа представителя определенной организации связана с постоянными разъездами с целью заключения контрактов, встреч с клиентами и иными задачами. Но во всех вышеуказанных случаях, работник терпит определенные убытки, постоянно использую свой личный автотранспорт. Именно поэтому законодательство предусмотрело возможность выплаты такому сотруднику денежной компенсации за регулярное использование собственного автотранспортного средства. При этом данная процедура должна быть оформлена надлежащим образом, в соответствии с действующими правилами и нормами.

Оформление

Сам факт использования работником своего личного автомобиля для регулярного выполнения своих профессиональных обязанностей может быть зафиксирован двумя законными способами:

• в рамках действующего трудового договора, который был заключен между работником и его работодателем в процессе трудоустройства;
• в рамках заключения нового дополнительного договора аренды автомашины.

Выплата компенсации

Для урегулирования вопроса по выплатам регулярной компенсации необходимо получить официальное согласие от сотрудника. Трудовые нормы РФ допускают и включение данного пункта в основное содержание трудового договора. Можно также и составить дополнительное соглашение. Главное – чтобы сам факт использования автомобиля сотрудником был подтвержден документально.

Точный размер компенсации может быть определен обеими сторонами путем принятия обоюдного решения. Как правило, при расчете во внимание принимаются все важные данные, например, частота и регулярность поездок, расстояние и т.д. Некоторые работодатели принимают в расчет существующие нормативы. Но, как правило, каждая организация предпочитает устанавливать свои размеры компенсации на основании произведенных подсчетов.

Начисление компенсации происходит ежемесячно. Исключение составляют временные периоды, когда сотрудник болел либо находился в отпуске. Работодателю при этом следует помнить о том, что такая выплата, как компенсация за использование сотрудником его личного автомобиля, не может являться объектом налогообложения. Эти суммы также не должны быть отражены в справке о доходах сотрудника.

Договор аренды

Составление и подписание данного документа является правомерной возможностью фиксирования факта постоянных компенсационных выплат сотруднику. Помимо размера компенсации, в документ могут быть включены и иные важные сведения, например, особенности и порядок осуществления ремонта автомобиля, компенсация в случае аварии и т.д.

Расходы на топливо

Естественно, топливо, которое тратится на деловые поездки, также должно оплачиваться работодателем. Компенсация данной статьи расходов может быть осуществлено следующими способами:

• в соответствии с фиксированной суммой, основанной на приблизительных расчетах ежемесячных потребностей в топливе для автотранспортного средства;
• оплата по факту, то есть уже после того, как сотрудник осуществил необходимые поездки.

Оба данных способа имеют место быть. Наиболее оптимальный их них должен быть выбран обеими сторонами, путем принятия обоюдного решения.