Расчет командировочных
Вряд ли какому-то более-менее крупному учреждению или предприятию в наше время удается обходиться деятельностью в сугубо локальном пространстве. Как правило, мы связаны десятками и сотнями партнерских отношений в разных сферах. Далеко не все из них удается осуществить посредством, например, электронных технологий – требуется и непосредственное общение, участие руководителей, сотрудников в переговорах, мероприятиях, выполнении производственных заданий. То есть приходится направлять работников в командировку.
Как правильно в этом случае рассчитать командировочные, составить авансовый отчет и что нового появилось в законодательстве в последнее время, попробуем разобраться.
Производим расчет
Под «командировочными» понимают средства, предназначенные для выплаты сотрудникам, направленным для выполнения производственных и других заданий в другие регионы и страны. Эти средства выплачиваются дополнительно к установленной заработной плате.
Стоит взять во внимание положение о командировках, разработанное на основе Постановления правительства (№749, от 2016 г.) Компенсация расходов во время пребывания сотрудника в командировке регламентируется следующим перечнем:
- стоимость проезда (указывается вид транспорта, его класс) в оба конца;
- оплата проживания в гостинице (или другое, например, съемная квартира) по количеству дней, определенных в командировочном листе;
- другие расходы, осуществляемые по распоряжению руководства или с его ведома.
Также за каждый день пребывания командированному сотруднику должны выдать так называемые «суточные», предназначенные для питания и других потребностей. Для того, чтобы бухгалтерия имела законное основание оплатить эти траты, необходимо предоставить подтверждающие документы.
Оформляем бухгалтерские документы
Полная компенсация затрат на командировку вряд ли возможна без надлежащего оформления установленных для этого случая документов. На начало 2015 года таковыми были:
- изданный работодателем (руководителем, его заместителем) и им подписанный приказ о командировке;
- удостоверение командированного – основной его документ на этот период;
- авансовый отчет;
- установленное на время командировки руководством производственное задание для сотрудника.
На данное время внесены коррективы в требованиях по документальному оформлению командировки. Нет необходимости в издании служебного задания и обязательном, как было ранее, заполнении удостоверения командировочного.
Теперь сотрудник, выезжая в командировку, получает вместе с соответствующим приказом командировочный лист. Последний по возвращению с необходимыми отметками направляется в бухгалтерию. Также командированному авансом выдается нужная сумма на расходы, которые отражаются в отчете (авансовом). К нему прикладываются чеки на потраченные суммы. В случае, если часть выданных средств остается неистраченной, деньги возвращаются в бухгалтерию.
Внесено и еще одно немаловажное изменение, которое касается составления командировочного отчета. Теперь такой документ составляется без установленного образца, в свободной форме.
Размер суточных для бюджетников
Для сотрудников государственных (бюджетных) учреждений при расчете суточных берется за основу законодательно установленная сумма в 700 рублей, которая не облагается НДФЛ. Для тех, кто по командировке госучреждения отправляется за границу, сутки пребывания компенсируются 2 500 рублями. На сегодняшний день нельзя назвать эти суммы достаточными – как внутри страны, так и за ее пределами, учитывая девальвацию отечественной валюты. Поэтому вполне естественно, что муссируется вопрос об их изменении. Конечно же, в сторону увеличения.
Иное дело командировки от частных компаний. Руководство частной структуры вправе самостоятельно определять сумму суточных, в зависимости от цели командировки и своих финансовых возможностей. Таким образом, в этом случае компенсации за выполнение заданий в других регионах и за границей могут быть значительно выше установленного правительством лимита для бюджетников.
Суточные лимиты. Изменения и перспективы
Неожиданным образом возник вопрос об отмене Министерством финансов суточных для командировок по стране. Имеют ли такие слухи под собой основу? Этот вопрос не может не волновать многих руководителей, бухгалтеров, да и самих сотрудников государственных структур. На самом ли деле решено отказаться от законно установленных суточных?
Действительно, в Минфине неоднократно возвращались к этому вопросу, считая возможным такие изменения. Как полагают финансисты, отмена оформления суточных будет способствовать уменьшению извечного бича российского документоведения – бумажной волокиты. В то же время ряд специалистов предостерегают от такого шага и считают его несвоевременным. По их мнению, отказ от суточных, наоборот, может усложнить финансовую отчетность. Поэтому сначала, прежде чем вносить срочные коррективы в нынешний порядок, правительству и соответствующим структурам стоит поработать над подготовкой базы для изменения закона.
Компенсация суточных трат, несомненно, должна производиться учреждением, которое отправляет сотрудника в другой регион для выполнения заданий. Пока форма их расчета не изменилась, и сами суточные никто не отменял.