Книга учета движения трудовых книжек
Действующее трудовое законодательство обязывает работодателя держать специальную книгу, благодаря которой ведется учет движения трудовых книжек внутри предприятия. Это – книга учета (далее в статье- Книга). Обязанность ведения и хранения данной Книги несет отдел кадров данного предприятия. Если предприятие не имеет такого отдела, то Книга, как правило, хранится у бухгалтера.
На практике в Книге должна быть отражена следующая информация:
- факт получения трудовой книжки от сотрудника, которого приняли на работу в данной организации;
- приобретение и оформление трудовой книжки для сотрудника, который раньше нигде не работал;
- оформление нового вкладыша;
- оформление дубликата;
- выдача трудовой книги сотруднику, который был уволен.
Все записи в Книге вносятся по хронологической последовательности.
Некоторые требования
Конечно, конкретных требований к оформлению Книги не предусматривается, но их можно оформить на основании практики и судебных решений. В частности, можно перечислить следующие требования:
- Книга должна иметь твердую обложку. Подобная мера необходима для обеспечения сохранности Книги в течение всего периода ее заполнения. При этом период заполнения книги – не один год, а промежуток заполнения всех имеющихся листов. Также предусматривается определенный период ее хранения, который составляет 75 лет.
- Нужно делать надпись на задней части обложки, в которой будет информация о Книге, числе имеющихся страниц, дате начала ведения.
- Книгу нужно прошивать. Она также должна быть пронумерована. Основная цель подобного требования – обеспечение невозможности добавления дополнительных листов.
- Листы должны иметь определенную утвержденную форму.
При этом необходимо также знать о том, что заверять и ставить подпись на обложке Книги могут только определенные лица, наделенные подобными полномочиями. К их числу можно отнести руководителя предприятия или руководителя кадрового отдела, если, конечно, у него есть соответствующая доверенность.
Определенные требования также предъявляются к порядку осуществления прошивки. В частности, нити прошивки должны быть скреплены соответствующей печатью. При этом невозможно использование бумажной наклейки. Действующие правила, установленные законодательством, требуют наличие сургучной печати.
Все вышеуказанные правила являются обязательными и должны быть полностью соблюдены руководителем организации. Их несоблюдение или нарушение может стать основанием для применения определенных мер ответственности.
Порядок внесения записей
Законодательством также регулируется порядок внесения записей в Книгу. В частности, соответствующим нормативно-правовым актом Министерства труда установлены 13 столбиков, которые должны содержаться в книге. Ниже рассмотрен каждый из столбиков.
Первая графа содержит информацию о номере записи, которая вносится в Книгу. Законодательство гласит, что все записи, которые были внесены в Книгу, должны иметь свои номера.
Столбики 2-4 содержат информацию о дате приема конкретного работника на работу, о заполнении трудовой книжки или ее вкладыша. Необходимо указать не только год, но также число и месяц внесения соответствующей записи. Порядок их оформления тот же, что и при заполнении трудовых книжек: необходимо писать арабскими числами.
При этом необходимо знать о том, что на практике бывают случаи, когда дата приема на работу и подписания трудового соглашения не совпадает с датой внесения соответствующей записи в трудовую книжку. В среднем, разница между днями может составлять 5-10 рабочих дней.
В пятой графе указывается ФИО сотрудника. При этом данные необходимо заполнять из паспорта. При их заполнении нужно быть предельно внимательным, и внести в Книгу ФИО именно так, как указано в паспорте. Например, если имя сотрудника в паспорте написано через букву “ё”, то и в Книге оно должно быть записано именно так: нельзя писать через букву “е”.
В шестом столбике заполняется номер трудовой книжки. При этом серия или номер могут значительно отличаться в зависимости от периода выпуска конкретной трудовой книжки. Например, трудовые книжки, выпущенные с 1938 года не имели номеров. В этом случае нужно ставить пробел в данном столбике, что свидетельствует об отсутствии номера трудовой книжки. А, например, с 2003 года трудовые книжки имели серии из русских букв, а номер состоял из 7 арабских цифр. При этом необходимо обратить особое внимание на внесение реквизитов вкладыша. В частности, если вкладыш был оформлен в данной организации, то в этом случае в Книге необходимо заполнить также данные вкладыша. Если же вкладыш бы оформлен ранее, то в этом случае реквизиты вкладыша вносить не нужно.
В следующей графе нужно заполнить информацию о должности сотрудника. При этом нужно заполнить трудовую функцию, которую осуществляет данный работник. В Книге необходимо заполнить должность и трудовую функцию работника так, как они указаны в трудовом соглашении.
В восьмой графе заполняется место работы, на которую был принят сотрудник. Запись должна соответствовать данным, указанным в трудовом соглашении. Необходимо внести наименование предприятия, а также отдела, в котором будет работать сотрудник.
В следующей графе заполняется информация о дате назначения сотрудника на соответствующую должность, а также номер приказа. В частности, необходимо указать реквизиты приказа или другого внутреннего документа предприятия, на основании которого сотрудник был принят на работу. При этом необходимо сперва заполнить дату принятия данного документа и только после этого внести его номер. Данная графа должна быть заполнена, только если осуществляется регистрация движения трудовой книжки. При выдаче вкладыша ее заполнять не нужно.
В десятом столбике заполняется расписка лица, которое несет ответственность за оформление трудовой книжки. Здесь необходимо поставить подпись того лица, которое несет ответственность за хранение и оформление трудовых книжек на данном предприятии.
На практике очень часто бывают случаи, когда сотрудник отдела кадров, который только был принят на работу, обнаруживает, что до него Книга в данном предприятии не велась. В подобной ситуации необходимо написать докладную, иначе сотрудник может быть привлечен к ответственности за невыполнение трудовых обязательств. После обнаружения факта отсутствия Книги, ее нужно создать с “нуля”. Конечно, в этом случае сотрудник должен внести записи о всех трудовых книжках, которые на данный момент находятся в предприятии.
Записи должны быть внесены в хронологическом порядке.
В следующей графе необходимо указать данные о сумме, которая была получена за заполнение трудовой книжки или вкладыша. Сумма указывается в рублях. Ее передает работник. Но бывают случаи, когда на конкретном предприятии с работников не взимается плата за приобретение нового бланка. В этом случае в данном столбике нужно поставить пробел.
В графе 12 заполняется информация о дате выдачи трудовой книжки сотруднику. Данная графа заполняется при расторжении заключенного с сотрудником трудового соглашения. При этом нужно заполнить дату последнего дня осуществления трудовой деятельности у данного работодателя. На практике бывают случаи, когда сотрудник оформляет отпуск перед своим увольнением. В подобной ситуации последним днем работы считается последний день отпуска. На практике, конечно, трудовая книжка выдается сотруднику до отпуска. Расчет также осуществляется до отпуска. Но даже в подобной ситуации в Книгу необходимо внести дату официального окончания работы, т.е. последний день отпуска.
В последней графе сотрудник ставит расписку о том, что он получил свою трудовую книжку.
Данный столбик может также содержать следующие данные:
- подпись работника о том, что сотрудник получил свою трудовую книжку. Подпись ставится в том случае, если работник получил свою трудовую книжку лично;
- если работник не явился для получения трудовой книжки, то в этом случае необходимо внести данные об уведомлении, в котором говорится о необходимости получения трудовой книжки (например, номер заказного письма).
- если трудовая книжка был отправлена сотруднику по почте, необходимо внести данные о письме.
В последних двух случаях также необходимо сохранить чеки и квитанции, которые свидетельствуют об отправке письма или уведомления.