Записка-расчет при увольнении
Сам факт скорого прекращения трудовых отношений возлагает на работодателя определенные обязанности, одна из которых заключается в проведении полного расчета и выплате всех причитающихся сумм. Сюда можно отнести как виды выплат, которые были установлены общепринятыми трудовыми нормами, так и другие суммы, установленные какими-либо локальными актами, например, положениями коллективного договора.
Помимо стандартной суммы заработной платы за отработанное время, работнику может быть начислено, например, выходное пособие, в том случае, если причиной увольнения послужило сокращение и т.д. Сюда же можно отнести и различные премии, в том случае, если внутри организации существует положение о порядке и условиях их начисления. Вне зависимости от того, какие именно суммы должны быть выплачены сотруднику при увольнении – все они обязательно отражаются в специальном документе – записке-расчете.
Сущность и основные функции документа
Наибольшую важность такой документ, как записка-расчет, играет для бухгалтерии. Именно на нее будет ориентироваться специалист, производя соответствующие начисления. Записка-расчет является обязательным документом, который создается исключительно при увольнении работника и ни в каких иных случаях.
Записка расчет составляется практически во всех видах увольнения, включая разрыв трудовых отношений по следующим причинам:
- если инициатором ухода стал сам сотрудник, изъявив данное желание в соответствующем письменном заявлении;
- если увольнение является одной из мер дисциплинарного взыскания, примененного к работнику за допущенные им нарушения. Важным нюансом при этом будет выступать тот факт, что каждое нарушение обязательно должно быть подтверждено в документальном порядке, иначе примененное наказание будет признано абсолютно неправомерным;
- если деятельность предприятия полностью прекращается, например, в случае признания организации банкротом в судебном порядке. В таком случае правовым основанием для увольнения будет служить официальное решение, выданное судебным органом;
- в тех случаях, когда трудовое соглашение сторон было расторгнуто работодателем, при наличии веских причин и оснований для данного действия;
- когда в организации необходимо провести массовое сокращение и существенно уменьшить текущее количество единиц в штате при наличии веских причин на данное действие и т.д.
Фактически абсолютно любой случай расторжения трудового договора предполагает обязательное составление записки-расчета, ведь работнику всегда положены какие-либо выплаты перед увольнением.
Содержание документа и установленная форма
Записка-расчет должна быть составлена с полным соблюдением правил делопроизводства и действующих в данной сфере норм. Ее содержание должно включать в себя:
- Полную информацию об организации, которая выступала в роли работодателя. Сюда можно отнести ее точное наименование в соответствии со сведениями, которые были указаны в уставных документах. Помимо этого, нужно указать точный адрес юридического лица, ФИО его руководителя и его контактную информацию.
- Далее следует указание подробной информации о самом сотруднике. Сюда можно отнести его ФИО, занимаемую должность, адрес проживания, а также структурное подразделение, если он к нему прикреплен.
- Затем необходимо указать главные сведения – точную причину разрыва трудовых отношений в конкретном случае. Основанием при этом будет являться приказ об увольнении, ранее созданный работодателем и подписанный обеими сторонами.
- Далее необходимо упомянуть об обязательных выплатах при увольнении, причитающихся работнику.
- Вся важная информация указывается на одной, лицевой стороне документа, в то время как другая предназначена для проведения соответствующих расчетов. Здесь обязательно должны быть указаны все положенные начисления, включая заработную плату за отработанное время, компенсации за неиспользованные отпускные дни и т.д.
В том случае, если ранее отпускные дни были использованы авансом, то есть сотрудник брал их, еще не отработав положенного времени, работодатель имеет полное право потребовать соответствующего возмещения. Данная информация также должна быть указана в записке-расчете. Здесь отмечается точное количество ранее взятых дней, а также заработная плата за одну рабочую смену. На основании данных сведений производятся соответствующие расчеты. Конечным итогом станет сумма, которую необходимо будет вычесть из компенсаций сотрудника и отправить на счет работодателя.
В том случае, если у сотрудника, наоборот, имелись дни отпуска, которые он еще не использован, расчет будет применен в обратном порядке. Сумма за один рабочий день будет умножена на количество неиспользованных единиц. Конечное значение будет представлять собой сумму компенсации за отпуск, которую должен будет получить сотрудник.
Форма записки-расчета также предусматривает и указание таких сведений, как размеры доходов за каждый рабочий месяц сотрудника. В таком случае расчетным периодом будет выступать последний год трудовой деятельности перед увольнением. На основании полученных сведений формируется окончательный размер средней заработной платы за один день. Именно этот показатель и будет использован в дальнейшем при подсчетах всех компенсаций, положенных сотруднику.
Итоговая сумма, полученная после осуществления всех необходимых расчетов, обязательно указывается не только в записке-расчете, но и в других документах, например, в журнале учета бухгалтерии. Это нужно для правильного ведения статистики и надлежащего отображения всех важных внутренних операций, связанных с финансовыми средствами.
Иные важные особенности составления и оформления документа
Записка-расчет предполагает составление ее по действующей и общепринятой форме, под номером Т-61. Данная форма предполагает наличие специального бланка, который уже содержит в себе все необходимые отметки для последующего заполнения. Важной особенностью порядка создания документа является тот факт, что в данной процедуре обязательно должны принимать участие два сотрудника – один от бухгалтерии, другой - от отдела кадров.
В обязанности кадрового сотрудника входит указание всех соответствующих сведений: данных о сторонах трудовых правоотношений, непосредственной причины расторжения соглашения и т.д. Сотрудник отдела кадров обязательно должен указать и ссылку на документ-основание, которым является приказ. После внесения всех сведений, относящихся к кадровой службе, уполномоченный сотрудник ставит собственную подпись, подтверждая личное составление документа.
Вся обратная сторона записки-расчета предусматривает ее заполнение сотрудником бухгалтерии. Именно он заполняет все представленные там таблицы, предварительно осуществляя необходимые расчеты. Только после внесения всех числовых значений сотрудник бухгалтерии должен еще раз проверить документ и поставить собственную подпись в положенном месте.
Далее бухгалтерия, на основании ранее созданной и заполненной записки-расчета, осуществляет все необходимые перечисления. Денежные средства могут быть как выданы сотруднику на руки, так и перечислены на банковскую карту, в зависимости от порядка, установленного внутри конкретной организации. По общим правилам все положенные выплаты должны быть осуществлены в последний день нахождения сотрудника на своем рабочем месте. В случае задержек в отношении работодателя могут быть установлены серьезные меры ответственности за допущенные нарушения.
Таким образом, записка-расчет является важным документом, создание и оформление которого является обязательным этапом во время осуществления процедуры увольнения. Это единственный вид подобных документов, который включает в себя как правовую информацию, например, об основаниях увольнения, так и бухгалтерские расчеты. Именно поэтому к его оформлению работодателю следует отнестись ответственно.
Еще одним важным нюансом является тот факт, что записка-расчет может быть создана только при наличии соответствующего основания. Таким основанием является приказ об увольнении, который создается работодателем и подписывается обеими сторонами трудовых отношений.