Расчет и выплата отпускных
В России каждый работник обладает законодательно закрепленным правом на ежегодный отпуск. Закон определяет отпуск как предоставляемый сотруднику период отдыха, в который он освобождается от рабочих обязанностей, при этом за ним сохраняется его рабочее место и оклад. Порядок выплат отпускных денег регулируется законами РФ.
Отпускные начисляет и выплачивает бухгалтерия, причем и посчитаны, и выданы отпускные суммы должны быть до того, как начнется сам отпуск. Для того, чтобы не допустить ошибок в расчетах, бухгалтер должен знать правила, по которым формируется сумма отпускных, ее состав (какие деньги выплачиваются, а какие, наоборот, исключаются), учитывать период, за который производится расчет, и знать множество других нюансов алгоритма начисления отпускных. Государство регулярно вносит правки в методику расчета, но в 2016 году особых изменений введено не было, основное отличие от предыдущего года – увеличение размера МРОТ.
Выплата отпускных
Работодатель может выплачивать сотруднику деньги к отпуску либо раз в год, либо несколько, поскольку работник имеет право разбивать отпуск на части. Но общее количество отгулянных за год дней отпуска должно быть не менее 28 календарных дней. Некоторые категории работающих граждан имеют законодательно закрепленное право на более длительный отпуск. Это зависит от их участия в определенных областях и сферах трудовой деятельности, а также специфических условий работы. Работодатель может предоставить своему сотруднику дополнительные отпуска в порядке, предусмотренном внутренними нормативными документами, если это не идет в разрез с законодательством. Так, к примеру, сотрудники, работающие в режиме ненормированного трудового дня, могут получать дополнительное время на отдых.
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск работник получает после того, как его стаж на текущем рабочем месте превысит 6 месяцев. Работодатель обязан выплатить отпускные не позднее трех дней до наступления даты начала отпуска. Если происходят задержки с выплатами отпускных, или сотрудник не получил письменное уведомление (приказ) о назначении ему конкретных дат отпуска, то он имеет право на перенос сроков отдыха на другое время, по согласованию с начальством.
Лица, занятые на опасных производствах, трудящиеся во вредных для здоровья условиях, а также несовершеннолетние работники (до 18 лет) должны ежегодно уходить в отпуск в обязательном порядке, исключений из этого правила закон не предусматривает. Если сотрудник берет отпуск по семейным обстоятельствам и другим причинам личного характера, на основании соответствующего заявления, выплаты ему не полагаются. В случае же с плановым ежегодным отдыхом он сохраняет за собой право на все причитающиеся суммы.
Порядок расчета
Свод законов России фиксирует правила, на базе которых рассчитываются отпускные. Эти нормы прописаны в 122 статье Трудового кодекса РФ. Также правительством выпущено Постановление №213 от 11.04.2003 года, которое дополняет статью 122 в области методик определения среднего заработка, что требуется для правильного исчисления отпускных.
Ежегодный отпуск, полагающийся ему, работник может отгулять либо сразу весь, или разделить его на части. При этом первая часть не может быть меньше 14 календарных дней, а минимальный срок следующих – семь дней. Таким образом, человек может отгулять сперва две недели, и потом два раза по неделе. На сумму отпускных влияет количество взятых сотрудником дней отдыха.
Отпускные рассчитываются по несложной схеме: бухгалтер берет сумму всех денег, которые получил работник за прошедшие 12 месяцев, делит их на число отработанных за этот период дней, а результат умножается на число дней в предполагаемом отпуске. То есть основой для расчетов служит средний заработок за день. Сама методика проста, проблема может возникнуть с тем, что должно быть включено в сумму отпускных, а что, наоборот, исключено.
Если сотрудник пришел на работу относительно недавно и еще не успел отработать полный год, среднесуточный заработок исчисляют, деля общую сумму заработанного на число дней фактически отработанного срока. В эти дни не включают периоды праздников, а также выходные. За стандарт рабочей недели принята «пятидневка», с понедельника по пятницу.
Следует помнить, что отпускные, как и другие выплаты работникам, облагаются налогами, и это закреплено Налоговым Кодексом. Иногда руководство организации может несколько увеличить расчетный срок, в частности, если уровень дохода уходящих в отпуск сотрудников подвержен сезонным колебаниям.
Отпускные высчитывают по формуле:
Z=X*Y, где Z – искомая сумма, X – среднесуточный доход, а Y – количество дней в отпуске. Среднесуточный оклад, в свою очередь, считают по формуле:
C=(a/b)*29.3
С здесь – сама средняя зарплата за сутки, a – сумма всех выплат за отработанное время (год или меньше), b – 12 месяцев, или же число тех месяцев, что были отработаны фактически. 29.3 в данной формуле – это число дней в отчетном месяце.
Если сотрудник брал отпуск по временной нетрудоспособности, средний календарный период считается так:
29.3/(число дней отчетного месяца, оно может быть от 28 до 31)*(число дней в том месяце, когда сотрудник брал больничный, минус пропущенные, в соответствии с листком нетрудоспособности, рабочие дни).
Примеры начислений
1. Один из работников берет отпуск с начала февраля. За истекшие 12 месяцев он получил выплаты на 400 тысяч. В эту сумму вошли, в том числе, и премии. Сотрудник не уезжал в командировки и не брал больничный, не пропускал рабочие дни по иным причинам. Отпуск он берет целиком, все 28 дней сразу.
Порядок расчета:
- вычисляется количество дней в 12 месяцах: 12*29.3=351.6 дня;
- узнается средний доход за сутки: 400000/351.6. Получается 1137.656;
- рассчитывается сумма отпускных выплат «грязными»: 1137.656*28. Получится 31854.37.
Нужно учитывать, что из итоговой суммы будет вычтен подоходный налог, и на руки сотрудником будет получены отпускные уже за минусом подоходного.
2. Работник получил за год 327 тысяч. Он отработал полный годичный период, но в апреле месяце он уходил на больничный на 9 дней. Чтобы рассчитать отпускные на 28 дней, в этом случае вычисляют так:
- 21 день – число дней апреля, за вычетом 9 дней больничного;
- 30/29.3*21 – так вычисляется среднее количество дней за апрель, с учетом временной нетрудоспособности работника. Получается 21.5;
- 327000/(11*29.3+21.5) – узнается средний заработок за день. Сумма – 951.134;
- полученный на предыдущем шаге результат множится на 28, и получается итоговое число к выплате 26631.75. Из него также будет вычтен налог на доходы.
Правила расчета выплат денег за отпуск важно знать не только бухгалтерам, но и самим сотрудникам, чтобы уметь разобраться в структуре выплат, контролировать возникновение возможных ошибок и отстоять, в случае разногласий, свои трудовые права.
Работодатель может включать в отпускные дополнительные бонусы сотрудникам. Например, он может выплатить разовое материальное поощрение или добавлять некоторые суммы, которые предусматривает коллективный договор на предприятии. Эти деньги также подлежат налогообложению, а суммы их считаются отдельно от отпускных.
Сегодня уже нет необходимости высчитывать размеры отпускных вручную. В помощь бухгалтеру и всем желающим разработано множество компьютерных программ, которые сами могут произвести все расчеты на основании введенных исходных данных. Но и в работе с ними необходимо контролировать результаты, потому что невозможно полностью исключить человеческий фактор. Кроме того, государство периодически меняет порядки начисления отпускных, и за этим тоже нужно следить.
Правила выдачи отпускных
Работодатель обязан перечислить/выдать на руки работнику исчисленную сумму отпускных заблаговременно, до начала отпуска. С целью обеспечения этого предприятие должно иметь в своем бюджете специальный фонд отпускных средств. Задерживать выплаты категорически запрещено, даже тогда, когда работник пишет заявление с такой просьбой.
Коллективный договор предприятия может содержать в себе пункты, определяющие особые условия выплат, но они не должны идти вразрез с трудовым законодательством и как-то ограничивать сотрудников в их законных правах. Если кол.договором, а также иными локальными документами предусматриваются условия, которые ухудшают права персонала компании и ущемляют права работников – эти условия считаются недействительными. Они противоречат закону, и работодатель может понести за них административное наказание.
Одно из важных условий выплаты отпускных – заблаговременность. Сумма переводится на счет или передается на руки работнику не позднее, чем за три дня до определенной в приказе даты отпуска. Приказ по предприятию о предоставлении человеку отпуска должен быть издан за две недели до предполагаемой даты. Сам же график отпусков утверждается администрацией учреждения/дирекцией компании еще раньше, с учетом пожеланий работников. Когда приказ издан, сотрудника знакомят с ним под роспись.
Если предприятие задерживает выплату отпускных, руководство будет привлечено к ответственности. И сама организация, и ее руководитель, могут быть оштрафованы. Нормы ответственности прописаны в Арбитражном праве РФ, в 1 части статьи 5.27. В отдельных случаях надзорные органы могут принять решение о приостановке работы компании на срок до 90 дней. Закон не предусматривает каких-либо исключений по выплатам отпускных. Если предприятие допустило даже однодневную просрочку, закон обязывает начислять работнику неустойку в виде процентов. Данная норма определена в ТК, в статье 236.
Если у сотрудника возникают претензии по выплатам положенных сумм, он может обратиться за помощью в прокуратуру или трудовую инспекцию. Существуют случаи, когда человек совмещает два рабочих места в пределах одного предприятия: на одном он устроен как на основном, на другом – по совместительству. В таких ситуациях отпуск на обеих должностях предоставляется одновременно. Если продолжительность отпуска на одном из мест меньше, чем на другом, то возможно его продление на требуемое количество дней, за которое работник, однако, денег не получит. Для каждой должности отпускные начисляются отдельно.
Составляющие выплат
Чтобы правильно рассчитать размер компенсации на период отпуска, бухгалтер должен рассчитать размер всех средств, полученных работником, и определить его средний доход за сутки. Следует помнить, что эта средняя цифра включает в себя отнюдь не все выплаты, которые делает предприятие в пользу сотрудника. Многих людей волнует, входят ли премиальные в общую сумму заработка, ведь немалое число предприятий работает по сдельно-премиальной схеме вознаграждения персоналу. Какие выплаты входят в расчет отпускных?
Что включается в сумму
В общем случае, чтобы получить размер среднедневного дохода (который является базовым в расчете отпускных), берут все полученные работником за рассматриваемый период деньги (за вычетом подоходного) и делят на среднее число календарных дней в году.
Учитывают следующие виды выплат:
- основная зарплата. Это может быть оклад, ставка по тарифу, сдельно-премиальные выплаты;
- неденежные выплаты (вознаграждение, полученное сотрудником не в виде наличных средств/безналичных выплат);
- суммы комиссионных или выплаченные работодателем проценты от продаж;
- полученное должностными лицами на государственной службе вознаграждение;
- авторские гонорары и иные вознаграждения;
- зарплаты преподавателей в различных учебных заведениях, надбавки за перевыполнение нормы часов, классное руководство и прочее;
- премии сотрудникам, работающим с секретной информацией;
- доплаты за руководящую деятельность;
- надбавки к зарплате за ночную работу и выходы в выходные, в случаях, когда это предусмотрено графиком работы;
- территориальные надбавки (так называемый «северный» коэффициент);
- компенсационные выплаты за работу в опасных и вредных условиях;
- премии, предусмотренные на предприятии;
- иные надбавки и выплаты, которые предусматривает работодатель.
Исключения из отпускных
Важно помнить, что, если в расчетном периоде работник уже брал отпуск, полученные им отпускные не засчитываются как часть заработка для расчета выплат на следующий отпуск. Помимо этого, исключаются:
- деньги, полученные работником за работу на выходных, вне обычного графика;
- суммы единоразовых премий и материальных поощрений, не включенные в общую систему вознаграждения работников за труд;
- командировочные;
- оплата учебного отпуска;
- выплаты за период, когда сотрудник/сотрудники бастовали;
- больничные;
- выплаты женщинам по беременности и родам;
- субсидии и льготы социального плана;
- компенсации транспорта, питания, связи;
- материальная помощь;
- отпуска за свой счет и отгулы.
Также не учитываются периоды простоя, допущенные по вине самого работодателя и оплаченные им, поскольку время было оплачено, но не отработано.
Сотрудник может использовать отпуск частично, не отгуляв все положенные дни. Если он при этом подает заявление на увольнение, то при окончательном расчете ему выплачивают и деньги за неиспользованный отпуск. Если же проведенных в отпуске дней, наоборот, слишком много, то работник компенсирует предприятию разницу, или обязуется отработать определенный срок.
Возможно ли не брать отпуск?
Законом закреплено право работника не ходить в отпуск на протяжении 2 лет, при этом неотгулянные дни накапливаются. Через 2 года эти дни «сгорают», а работодатель может быть оштрафован за нарушение трудового законодательства. Запрещается заменять отпуск на денежные выплаты, правда, правило это касается только обязательного 28-дневного периода. Человек, который, к примеру, получил дополнительные дни к отпуску по причине ненормированного графика, или иным причинам, может взять компенсацию деньгами вместо дней отдыха. Но норма эта не распространяется на занятых в опасных и вредных производствах, а также беременных женщин и несовершеннолетних работников.
Не отказываясь от отпуска, его можно перенести:
- по причине болезни;
- если работник не был ознакомлен с приказом на отпуск за две недели до предполагаемой даты начала;
- отсрочка может быть предоставлена по производственной необходимости, максимум на год;
- по договоренности с начальством.