Приказ на административный отпуск: порядок и особенности оформления
Административным называется отпуск, который оформляют за свой счет, в отличие от регулярного оплачиваемого. Предоставление отпуска всегда осуществляется на основании письменного заявления, поданного заинтересованным работником. Затем руководитель составляет приказ, который должен быть оформлен в строгом соответствии с действующим порядком и требованиями.
Точка зрения законодательства
Действующие нормы ТК РФ допускают возможность предоставления работникам нескольких выходных дней за их счет, то есть без соответствующей оплаты. При этом основной акцент ставится на том, что у сотрудника обязательно должны иметься веские причины необходимости отсутствия на работе.
Степень уважительности высказанных причин всегда должен оценивать руководитель организации – именно он решает, действительно ли описанные сотрудником обстоятельства являются вескими. Вместе с тем, существуют и исключения, при которых работодатель, вне зависимости от конкретных причин, будет обязан представить работнику административный отпуск по его требованию. К таким причинам можно отнести следующие:
- рождение ребенка у работника;
- свадьба;
- похороны близкого человека.
Во всех вышеуказанных случаях период административного отпуска не должен превышать 5 дней. Помимо этого, отдельным категориям сотрудников предоставляется право и на получение регулярного дополнительного отпуска, который также является неоплачиваемым. К этим категориям можно отнести:
- сотрудников, являющихся участниками ВОВ;
- работников, уже вышедших на пенсию в связи с наступлением соответствующего возраста;
- близких родственников погибших сотрудников полиции, а также работников таможни и иных государственных структур;
- работников, имеющих статус инвалида.
Дополнительный отпускной период может быть предоставлен и учащимся в связи с началом сессии, написанием дипломной работы, государственными экзаменами и т.д.
Работодатель также может установить и иные дополнительные обстоятельства, при которых его работники смогут претендовать на отпуск за свой счет в течение года. Однако данная информация обязательно должна быть закреплена в коллективном договоре либо ином внутреннем документе, действующем в компании.
Особенности составления и главные задачи приказа
Как уже было сказано выше, приказ составляется работодателем на основании ранее поданного сотрудником заявления. Если речь идет об определенной ситуации, при которой дополнительный отпуск выдается в обязательном порядке, работник должен представить соответствующее документальное подтверждение данного факта. Например, если в качестве причины предоставления отпуска сотрудник указывает начало сессии, он должен представить справку из учебного заведения и т.д.
Составление приказа является обязательным этапом в процедуре предоставления административного отпуска. Именно данный документ будет служить обоснованием отсутствия сотрудника на его рабочем месте в определенные дни.
Приказ приобретает свою юридическую силу только после подписания его уполномоченным лицом, чаще всего – руководителем организации.
Содержание документа
Особенности оформления приказа о предоставлении административного отпуска могут различаться в зависимости от конкретной организации и действующих в ней правил. Однако его содержание должно включать в себя следующие обязательные части:
- шапка. Здесь указывается стандартная информация об организации – ее полное название, адрес и т.д. Как правило, текст шапки набирается заранее, на компьютере;
- общая часть. Сюда включается информация о самом сотруднике – его ФИО, должность, наименование структурного подразделения к которому он прикреплен и т.д. Помимо этого, здесь указываются и причины предоставления административного отпуска, которые указал работник;
- распорядительная часть. Содержит непосредственную сущность распоряжения руководителя, например: «Предоставить (ФИО сотрудника) административный отпуск на период с «…» по «…».
В начале 2000-х годов Министерство труда разработало и утвердило специальные формы для приказов, так или иначе связанных с персоналом в организациях. Сейчас применение данных форм не является обязательным, однако ими по-прежнему можно воспользоваться, по усмотрению ответственного лица.
Действующий порядок оформления
Как правило, ответственность по оформлению приказов о предоставлении административного отпуска ложится на работников кадровых служб или отделов делопроизводства. Допускается как написание текста приказа от руки, так и его оформление на компьютере.
Распорядительная часть, безусловно, является главной частью приказа. В ней обязательно должны быть указаны сведения о том, что отпускной период является неоплачиваемым и не будет возмещен сотруднику. Помимо этого, приказ о предоставлении административного отпуска будет недействительным в том случае, если не будут обозначены четкие временные рамки отпускного периода.
После того как документ был подписан руководителем организации либо иным ответственным лицом, с содержанием приказа должен быть ознакомлен и сам сотрудник. Как только он внимательно изучит документ, он также должен поставить собственную подпись на месте с соответствующей отметкой.
Порядок последующего исполнения приказа
Исполнение приказа после его составления представляет собой особую процедуру, в которую входят следующие действия:
- регистрация в соответствующем журнале приказов. Здесь ставится порядковый номер документа, указывается дата его составления, а также краткое содержание;
- постановка подписи на приказе уполномоченным лицом;
- проведение подробного ознакомления сотрудника с содержанием документа и подписание приказа работником.
Только после этого приказ может быть помещен в соответствующую папку для последующего хранения внутри организации.
Дополнительные документы к приказу о предоставлении административного отпуска
Как уже было сказано выше, приказ о предоставлении административного отпуска может быть создан и подписан только в том случае, если у работодателя имеется предварительное основание. Таким основанием является письменное заявление, поданное работником лично.
Особых требований к данному заявлению законодательство РФ не устанавливает. Оно может быть написано как от руки, так и набрано на компьютере. Однако документ обязательно должен содержать сведения о конкретной причине необходимости предоставления отпуска, а также о точных сроках.
У письменного заявления, в свою очередь, могут также иметься определенные документальные основания. Ими могут выступать различные справки, свидетельство о регистрации брака, о рождении ребенка и т.д. Все эти документы обязательно должны быть подшиты к приказу о предоставлении административного отпускного периода. Все документальные основания могут быть приложены к приказу в виде копий. Исключением будет являться лишь справка-вызов, которая обязательно должна быть предоставлена работодателю в виде оригинала.
Еще одним важным моментом будет являться тот факт, что законное право на уход в административный отпуск появится у сотрудника лишь тогда, когда руководитель составит и подпишет соответствующий приказ. Если он, по каким-либо причинам, еще этого не сделал, неявка работника на службу может быть расценена как полноценный прогул. В таком случае у работодателя могут появиться основания для последующего увольнения данного работника.
В том случае, если работодатель нарушает действующие трудовые нормы и не предоставляет административный отпуск особым категориям работников, следует как можно скорее обращаться в суд. В качестве доказательств необходимо будет представить соответствующие документы, например, медицинские справки об инвалидности и т.д.
Как правило, в таких ситуациях судебный орган полностью поддерживает позицию сотрудника, чьи законные права были нарушены.
В таком случае у работника появляется право взыскания морального ущерба за допущенные нарушения.