Записка-расчет отпускных

Все мы ждем отпуска с нетерпением, чтобы возобновить силы для дальнейшей активной деятельности. Но для администрации работодателя это еще одна «головная боль». Как правильно рассчитать отпускные и оформить необходимые документы? 

Рассчитываем отпускные правильно

Пойти в отпуск может любой работник только лишь после того, как отработает на предприятии шесть месяцев. Срок такого отпуска составляет 28 дней, что гарантировано действующим законодательством о труде. Существуют также категории, которые позволяют  получать более длинный отпуск, скажем, на 42 дня.

Важно: каждый работодатель обязан осуществить оплату отпускных до начала отпуска. В противном случае инспекция по труду применит штрафные санкции за нарушение прав работника, поэтому при расчете отпускных необходимо быть очень внимательными к таким требованиям.

Основанием для расчета отпускных является записка‑расчёт. Это специальный документ, где отображаются периоды работы определенного сотрудника:

• год, в течение которого он осуществлял деятельность;
• период отпуска за год.

Законодательством установлена специальная форма для такой записки - подсчёта отпускных Т-60. Ее бланк не обязательно применять, но все же им обычно пользуются бухгалтера компаний и предприятий разных форм собственности.  В данной форме  имеются все обязательные реквизиты.

Подготовка такого документа обычно возлагается на кадровика:

• для необходимости оформления очередного отпуска работникам;
• для оформления  увольнения работника с целью правильного расчета для выплаты необходимой компенсации  при наличии неизрасходованного отпуска.

На данный момент согласно требований законодательства процесс расчёта отпуска выглядит следующим образом:

• работник пишет заявление о выходе в отпуск, визирует его у директора и передаёт кадровику;
• предприятие издаёт приказ  о выходе в отпуск данного работника;
• бухгалтерия или кадровик оформляет записку‑расчёт;
• осуществляется оплата отпускных в течение трех  дней до момента отпуска (при увольнении — в последний день работы).

Кто должен оформлять?

Документ имеет двухсторонний формат, лицевая его часть должна быть  заполнена специалистом по кадрам, а обратная — бухгалтером. Перед составлением записки‑расчёта специалисты должны проверить наличие одного из видов документов:

• приказа об увольнении;
• приказа на отпуск работника.

Для оформления первой страницы бланка кадровик должен внести следующие данные:

• номер и период составления;
• данные работника;
• его номер в табеле;
• должность работника, его профессию (с точным указанием на  разряд);
• отдел;
• дату начала и окончания рабочего года;
• количество дней отпуска.

Также здесь необходимо будет зафиксировать информацию о дополнительном отпуске, если таковой предусмотрен для данной категории работников. Здесь отображается его вид, период, реквизиты приказа. В завершение специалист пишет свою фамилию, должность и дату составления.

Что же касается заполнения оборотной стороны бланка, то здесь располагается расчётная часть, которую обязан заполнить бухгалтер. В строке «расчётный период» необходимо указать периоды работы, которые подлежат оплате (месяц и год). Во внимание не берется период ухода за ребенком сотрудниц. Но вот все официальные отчисления все же необходимо сюда занести. Это и оплата оклада, и премии, и надбавки, и так далее.

После этого, все указанные выплаты необходимо суммировать и полученный результат занести  в строку итога. Общее количество дней работы за год заносится в 4‑ю графу, после рассчитывается средний дневной доход работника путем деления общего заработка на количество отработанных дней.

Размер отпускных выплат необходимо рассчитывать исходя их умножения дневного заработка на количество дней отпуска.

Также необходимо помнить о расчете  подоходного налога, который включается в отпускные и отображается в документе. Как результат, работник получает итоговую сумму, из которой уже был исключен налог или другие обязательные платежи (к примеру, алименты).

Из общей суммы начислений необходимо будет исключить выплаты за период отсутствия работника, когда:

1. за специалистом был сохранен средний заработок согласно действующему законодательству Российской Федерации, за исключением периодов, когда был перерыв для кормления ребенка;
2. сотрудник получал компенсацию по временной потере  трудоспособности или пособие для женщин в декретном отпуске (по беременности и родам);
3. сотрудник не работал по причине простоя, получившегося по вине работодателя или по не зависящим от работодателя и работника причинам;
4. работник не принимал участие в забастовке, но из-за нее не имел возможности в нормальном графике и в установленные сроки выполнять работу;
5. штатному сотруднику  предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для определенных целей, таких как уход за детьми-инвалидам, больными родственниками и прочие;
6. работник в прочих аналогичных ситуациях был освобожден от выполнения своих обязанностей с полным или частичным сбережением за ним заработной платы или без нее согласно требованиям законодательства Россий­ской Федерации (об этом идет речь в п. 5 Постановления № 922, которое часто применимо судами на практике в процессе решения споров в данной сфере).

Правила расчёта на 2017-2018 год

На данный момент расчет отпускных выплат имеет некоторые нюансы, хотя в общем процесс не претерпел существенных изменений. Так, в процессе стоит учитывать, что:

• для сотрудников, которые отработали лишь шесть месяцев учитывается именно этот срок, как расчётный период;
• за полный расчетный год необходимо принимать 11 или 12 месяцев, если работник трудится в компании полный год.

Рассмотрим более детально на примере:

Работник оформил трудоустройство 2 марта 2015 года, а взять отпуск пожелал  лишь частично - на 15 дней, начиная с 5 апреля следующего года. Здесь рабочий период такого сотрудника составляет с 02.03.2015 до 01.03.2016. Рабочий год, необходимый для начисления полного отпуска был отработан полностью, поэтому и отпускные будут начислены, исходя из этого периода, с учетом средней заработной платы.

Практика показывает, что при наличии отработанного полного месяца работник имеет право на два с половиной отпускных дня.

Однако бухгалтерам необходимо обратить внимание на то, что не все суммы, которые были выплачены за год работнику, необходимо принимать в расчёт. Так, к примеру, если бухгалтерия начислила и выделила сотруднику материальную помощь в размере до 4 тысяч рублей, тогда  ее необходимо будет включить в средний заработок. Все, что больше этой суммы не входит в расчет.

Стоит отметить, что отпуск в авансовом порядке уже не пугает работодателя. Если работник пожелает  уволиться до завершения рабо­чего года, в счет которого  ему уже был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск, то здесь рабо­тодателю дается право на удержание из его заработной платы суммы задолженности за те дни отпуска, которые он не отработал (ст. 137 ТК РФ).

Как получить документ?

Записка‑расчёт  является внутренним документом, который помогает проследить правильность начисления отпускных выплат на предприятии в отношении каждого работника. Он сохраняется на предприятии, но не вручается сотруднику. Для того чтобы каждый работник мог быть надлежащим образом уведомлен о размере начисленных отпускных, существует специальный расчетный листок. Его как раз и можно получить, обратившись в бухгалтерию.

Но действующий кодекс в ст.62 закрепил право сотрудников на информацию, поэтому если сотрудник изъявит такое желание, то работодатель обязан выдать ему любой документ, в котором имеется расчётная информация  относительно его работы или начисления. Для выдачи таких документов работник должен зарегистрировать в канцелярии работодателя соответствующее заявление. Копия запрошенного документа должна быть выдана в течение трёх дней с момента регистрации такого обращения.

Стоит отметить, что количество обращений не регламентировано действующим законодательством, поэтому работник имеет право подавать заявления данного рода любое количество раз, по своему усмотрению.

Таким образом, данный документ имеет большое значение для правильности расчёта отпускных.

 

Эта статья была вам полезна? Поделитесь с друзьями!

все статьи