Правила ведения трудовых книжек
На законодательном уровне закреплена обязанность за работодателем по грамотному заполнению трудовых тех работников, срок работы на предприятии которых составляет не менее 5 дней. Такая же обязанность существует у работодателя и относительно тех работников, чья деятельность носит сезонный, временный или внештатный характер.
Данное правило содержит единственное исключение. Записи в трудовых не вносятся тем сотрудникам, выполнение работ которыми осуществляется в порядке гражданско-правовых договоров. Исполнение таких договоров осуществляется в порядке гражданского законодательства, что говорит об отсутствии распространения норм ТК РФ на данные правоотношения. В тех случаях, когда место трудоустройства является первым, оформление трудовой осуществляется на пустом бланке, не позднее, чем через неделю со дня трудоустройства. В момент оформления трудовой должен присутствовать и сам работник.
На практике существуют случаи, когда у работника имеется несколько трудовых. Сведения о месте трудоустройства должны быть внесены в одну из таких книжек, что определяется самим работником. Все имеющиеся трудовые должны находиться у работодателя. Они могут быть использованы с целью подсчета общего стажа работы сотрудника.
Основные правила, используемые при заполнении трудовых
Существует ряд правил, которые необходимо соблюдать в процессе внесения информации в трудовую. К ним относится:
- обязательность внесения сведений на русском языке. В случае оформления документа на территории отдельных республик, входящих в состав РФ и обладающих отдельным языком государственного значения, записи могут осуществляться на обоих языках, т.е. с дублированием русскоязычной надписи;
- внесение сведений исключительно гелевой, шариковой или перьевой ручкой. Цвет используемого средства записи должен быть черным, синим или фиолетовым;
- фиксация сведений без каких-либо сокращений, включая и являющиеся общепринятыми;
- использование арабских цифр при написании дат. Законодательные инициативы позволяют вносить работодателю сведения в документ без их удостоверения печатью. Практика заполнения документов свидетельствует о регулярном допущении ошибки, заключающейся в смешанном указании дат, для чего работодатели используют буквенно-цифровое значение. Причиной допущения такой ошибки служат особенности типографического набора бланка, в котором на месте проставления даты отсутствуют кавычки, а значение года указано в сокращенном варианте. Отсутствие законодательного урегулирования данного противоречия свидетельствует об отсутствии рисков, как для работодателя, так и для работника;
- нумерация записей в документы производится с использованием сквозного метода. Исключение составляют те случаи, при которых нумерация записи не требуется. К такой информации можно отнести данные о работодателе. Вкладыш, имеющийся в трудовой, заполняется с использованием общих правил.
Информация о работнике, содержащаяся в трудовой
Наиболее часто лица, которые осуществляют заполнение трудовых, не вносят персональную информацию, касающуюся сотрудника. Такой информационный блок отражается на титульной странице. Данные должны быть в соответствии с той документацией, которая предоставляется работником по время трудоустройства. В разряд таковых сведений включены:
- ФИО работника, которые должны полностью совпадать с данными паспорта;
- сведения о дате рождения, указанные с использованием арабских цифр, при соблюдении формата «День. Месяц. Год»;
- информация об образовании согласно диплому или аттестату;
- указание специальности, определенной документом об образовании.
В момент подписания договора о выполнении трудовых функций должна быть обеспечена проверка правильности включения сведений о работнике, а также обеспечено его личное присутствие.
Подпись трудоустроенного является подтверждением правильности сведений, заполненных кадровым сотрудником. Проставление подписи осуществляется с расшифровкой подписанта. Проставляемая на документе дата должна быть в пределах пяти дней, исчисляемых со дня фактического трудоустройства. На документе проставляется оттиск печати работодателя.
В соответствии с письмами Роструда, инструкция по заполнению трудовой в части проставления штампа, существующего у организации, не подлежит буквальной трактовке. По мнению государственного органа, внутренней печати, содержащей полные сведения о работодателе, будет достаточно для оформления кадровой документации.
Процедура, связанная с оформлением титульной страницы может быть связана с оформлением трудовой впервые или необходимостью заведения вкладыша. Такая же процедура потребуется при утрате документа. Изменения данных работника, относящихся к числу персональных (фамилия), осуществляются путем фиксации новых сведений над предыдущими, после перечеркивания устаревшей информации тонкой линией.
Информация, касающаяся работодателя
Сведения, касающиеся нанимателя, подлежат внесению в трудовую путем оформления заголовка, предшествующего основной записи о трудоустройстве. Данная запись не содержит нумерации и выражается в форме полного и сокращенного наименования работодателя.
Информация, изложенная в письмах Роструда, свидетельствует о том, что отсутствие у организации печати является основанием для отражения полного и краткого наименования в отдельной строке документа. При наличии оттиска печати такая информация может не отражаться.
Смена наименования организации работодателя, что может быть результатом его реорганизации, должна быть отражена в трудовой. Исполнение этой обязанности необходимо с целью соответствия записей при трудоустройстве и при увольнении. Внесение информации осуществляется в отдельной строке. В обязательном порядке трудовая должна содержать сведения о документе, ставшем основанием для смены наименования и дате таких изменений. Указание на дату изменений проводится в 3-й графе вместе с текстом записи. Данная запись вносится без нумерации.
Оформление записей в трудовой
Трудовая, являющаяся основным документом работника, является отображением наиболее существенных событий, которые имели место в профессиональной деятельности человека на протяжении всей его жизни. Объем сведений, подлежащих отражению в трудовой, определен Правилами, устанавливающими процедуру ведения и сохранности документов, а также Инструкцией по их отражению. К таким сведениям относятся:
- данные о трудоустройстве;
- записи о прохождении службы в военных формированиях;
- изменения;
- награды, поощрения и взыскания;
- информация об увольнении и восстановлении в должности на основании актов правосудия;
- период, который не включен в непрерывный стаж трудовой деятельности.
Каждая отдельная строка, которая предназначена в трудовой для осуществления записей, представлена в виде набора данных, которые должны быть внесены по завершению внесения сведений о нанимателе, а равно и на строке, следующей за последней записью о трудоустройстве.
В графе № 1 фиксируется номер записи. Он присваивается работодателем путем применения сквозного метода, с использованием общего порядка. Данная графа не подлежит заполнению при указании в строке информации о работодателе, которая выглядит в виде подзаголовка и не имеет порядковой нумерации.
В графе № 2 фиксируется дата, которая включает в себя три колонки со сведениями о числе, месяце и годе. Заполнение данной графы должно выполняться с использованием арабских цифр. Сведения заполняются лишь в том случае, если они фактически свершились. Проставляется лишь та дата, которая соответствует событию. Вносить дату фактического заполнения трудовой категорически запрещено. Под датой увольнения необходимо понимать день, в который сотрудник в последний раз осуществляет свои трудовые функции.
В графе № 3 отражается информация о факте приема на работу, переводах и увольнении. Данная графа является описательной. Здесь отражаются события и их причины. Внесение сведений осуществляется при отсутствии сокращений. Формулировки в трудовой должны находится в точном соответствии с приказами, которые издаются в отношении работника на уровне руководства. Здесь должна быть отражена и ссылка на нормативный акт. Как правило, в его роли выступает ТК. При фиксации факта увольнения, по завершению текстовой формулировки проставляется подпись ответственного сотрудника и печать работодателя.
В графе № 4 отражаются сведения о дате и номере внутреннего документа, который является основанием внесения соответствующей записи (приказ, протокол и др.).
Фиксирование сведений о трудоустройстве
Информация, которая отражает факт принятия на работу, вносится в трудовую при наличии письменного приказа, который издается работодателем. Такой приказ подтверждает факт оформления работника. Запись, которая вносится в трудовую, включает в себя название структурной единицы, в которую принимается работник, его должность и реквизиты самого документа. В качестве основания принятия работника может выступать не только приказ, но и иной документ. К примеру, это может быть протокол, свидетельствующий об избрании работника на определенную должность.
Специалист, осуществляющий запись сведений в трудовую, обязан убедиться в том, что в данном документе содержится запись о факте увольнения, которая проставляется по месту предшествующего трудоустройства. Отсутствие такой записи может стать поводом для возникновения сомнений относительно факта прекращения трудовой деятельности по прежнему месту работы.
Работы, которые осуществляются совместителем, могут не фиксироваться в трудовой. Их фиксация осуществляется при наличии волеизъявления работника. Внесение сведений может быть выполнено только на основном месте работы. Поводом для внесения информации послужит справка, выданная по месту совмещения.
Оформляя работника с дистанционной формой исполнения обязанностей, необходимо осуществлять все требуемые записи в общем порядке. Лишь в тех случаях, когда в самом договоре о выполнении работ будет иметь место оговорка о невнесении сведений в трудовую, такие данные могут не вноситься. В качестве подтверждения факта трудоустройства будет приниматься приказ работодателя о принятии работника в штат.
Фиксация сведений о службе в военизированных органах
Информационные данные о прохождении лицом службы в военизированных структурах необходимо вносить в трудовую по той причине, что они относятся к непрерывному стажу. Формирование записи осуществляется при наличии военного билета, в котором отражается период армейской службы.
Регистрация в трудовой изменений, касающихся трудовых функций
Данная формулировка является обширной. Сведения подлежат оформлению в общем порядке. При внесении текстовой записи указывается ссылка на нормативный акт, являющийся основанием соответствующих изменений. Использование общего порядка фиксации информации в трудовой присуще и внесению сведений об обучении. Прекращение действия данного правила было осуществлено в декабре 2013 г.
Изменения, которые характерны для условий исполнения трудовой деятельности, не отражающиеся на самой функции работника, не подлежат фиксированию в трудовой. Не будут зафиксированы и сведения, которые связаны с совмещением должностей, увеличением объема выполняемых профессиональных работ, временным переводом.
Записи, содержащие информацию о награждении или взыскании
Информационные данные о факте поощрения работника должны быть внесены работодателем на протяжении одной недели со дня издания приказа руководителя работодателя. Выполняя требуемую запись, необходимо указать не только полный текст документа о награждении, но и данные о приказе, на основании которого такое награждение осуществляется.
Работник может получить награду государственного уровня, звание, почетную грамоту или нагрудный знак или иные награды, которые определены на законодательном уровне, а также установлены работодателем. Премии, выплачиваемые работнику в пределах системы оплаты труда и носящие регулярный характер, не подлежат фиксированию в трудовой. Не подлежат отражению в трудовой взыскания дисциплинарного характера. Такие сведения отражаются лишь тогда, когда они становятся причиной прекращения отношений с работником.
Оформление записи в трудовой по факту увольнения
Внесение информации о прекращении трудовых функций осуществляется работодателем не ранее завершения процесса по оформлению приказа и его подписания руководителем. Такой приказ имеет установленную форму.
Текстовое отражение выполняемой записи должно находиться в полном соответствии с формулировкой приказа, а также сведениям, отражающимся в личной карточке увольняемого. Обязательной составляющей такой записи является ссылка на нормативный акт, к разряду которого относится ТК. Работодатель вносит запись с указанием пункта статьи, ставшего поводом для увольнения работника. В качестве основания прекращения трудовых отношений может быть не только приказ, но и иной документ, который отражает факт завершения работником его обязанностей.
В ряде случаев, увольнению работника предшествует предоставление ему отпуска. При наличии такой ситуации, завершающий день отпуска становится датой увольнения. Трудовая же должна быть передана работнику в тот день, который является последним рабочим, что говорит об обязанности выдачи документа в день, предшествующий началу законного отдыха. На практике существует несколько словоформ, которые могут быть использованы с целью фиксации в трудовой факта увольнения. Выбор словоформы возложен на работодателя. Записи, которые были выполнены работодателем, должны иметь подтверждение со стороны последнего. Такое подтверждение в трудовой имеет вид подписи руководителя и печати работодателя.
Отражение случаев, связанных с восстановлением в должности
Существуют случаи, при которых работники выражают несогласие с собственным увольнением и считают расторжение договора работодателем незаконным. Органы, выполняющие функции правосудия, наделены правом по восстановлению работников на прежних должностях, с обязательной отменой приказов, послуживших их увольнению. Трудовая, которая имеется у работника на время его восстановления, уже содержит письменное подтверждение факта увольнения, что предполагает оформление последующих записей новыми работодателями. Процедура аннулирования записей, которая должна быть проведена при наличии соответствующего судебного акта, включает в себя совершение надписи о недействительности прежней записи и восстановлении работника. Работодатель, которому удалось обжаловать судебное решение, обязан осуществить процедуру увольнения вновь. Нормативным основанием такого увольнения станет п. 11 ч. 1 ст. 83 российского ТК.
Отражение периода, который не включается в непрерывный стаж труда
К ситуациям, при которых возникает период, не подлежащий включению в стаж непрерывного характера, относятся исправительные работы. Такая мера назначается компетентным судебным органом. Трудовая относится к тем документам, в которых фиксируются данные о периоде исполнения наказания. Информативные данные, которые отражаются в трудовой, подлежат официальному оформлению, что представлено в виде приказа.
Исправление записей
Внимательность и аккуратность должна присутствовать в работе кадрового сотрудника, который наделен полномочиями по оформлению трудовых отношений. Однако нельзя полностью исключать человеческий фактор и наличие ошибок при оформлении.
Записи с ошибками должны быть откорректированы. Метод, который используется для внесения изменений, напрямую зависит от самого вида совершенной ошибки и ее места.
Блок, который отражается на титульной странице, может содержать неправильные сведения о фамилии, имени и отчестве работника. Ошибка должна быть перечеркнута тонкой линией. Написание верных данных выполняется сбоку от исправления. Регистрационные данные паспорта, имеющегося у работника-гражданина, подлежат отражению на внутренней стороне обложки. Такие данные заверяются подписью директора и печатью компании. В качестве ошибки могут признаваться отклонения, которые создают разницу в фактических сведениях и сведениях, отраженных в трудовой.
Наличие ошибки на титульной странице, является причиной уничтожения документа, что осуществляется при условии создания акта, фиксирующего данные мероприятия. Ошибка в дате рождения подлежит исправлению по общему правилу. Ошибки, которые характеризуются написанием цифр в виде буквенного значения, не признаются таковыми и не нуждаются в исправлении. Порядок написания дат четко не установлен законодателем, что является причиной отсутствия споров, относительно правильности написания дат.
Описки в сведениях, касающихся образования, могут заключаться в отсутствии отражения данных об образовании работника в предусмотренных для этого строках. Изменения в уровне образования работника не являются поводом для изменений в трудовой.
Подлинность информации о реквизитах заверения, заключается в проверке наличия подписей лиц, ответственных за внесение записей в трудовую, а также проверке проставления печати. Отсутствие этих реквизитов говорит о недействительности документа. Работник имеет возможность проставить недостающие реквизиты уже после фактического увольнения. Блоки трудовой могут содержать ряд ошибок, в том числе:
- неверную нумерацию;
- ссылку на события в той формулировке, которая не имеет подтверждающей документации;
- неверное отражение реквизитов документации, выступающей в качестве основания записи;
- занесение информации в не предусмотренные для этого разделы.
Ошибки, которые осуществляются ответственными лицами на любой из страниц трудовой, кроме титульной, не подлежат зачеркиванию. Любой процесс корректировок проводится на основании признания ошибочности внесенных сведений и их недействительности. Запись, которая отменяет ошибку, может быть выполнена, как со стороны самого работодателя, ее допустившего, так и тем работодателем, который обнаружит ее в будущем.
В таком же порядке проводятся исправления фактических неточностей, нумерации. Запись может быть признана недействительной и в том случае, если она выполнена под неверным номером. Дублирование записи проводится с использованием верной нумерации.
Получение дубликата или вкладыша из трудовой
Процедура выдачи вкладыша, характерного для трудовой, осуществляется в том случае, когда места для осуществления записей в основном документе недостаточно. Вкладыш не может быть рассмотрен в качестве действительного документа при отсутствии трудовой. С целью признания его действительности, специалист, занятый оформлением работника, вшивает вкладыш к развороту трудовой, о чем на титульной странице делается соответствующая запись, скрепленная печатью.
На законодательном уровне определены случаи, которые являются поводом для оформления дубликата документа о труде. Несмотря не то, по какой причине производится выдача дубликата, информационные данные, вносимые в него, должны находиться в полном соответствии с теми фактическими сведениями, которые могут быть подтверждены документацией работодателей. Наличие старой трудовой, является наиболее весомым документом для оформления дубликата. Утрата такого документа становится причиной для переноса сведений на основании получаемых справок или документов, актирующих такую потерю.
Перенести в дубликат можно только ту информацию, которая находит свое отражение в подтверждающей документации. Лица, которые несут ответственность за заполнение документов работников, не наделены правом внесения иных данных, в том числе и тех, которые, по мнению таких сотрудников, являются достоверными. Дубликат трудовой должен содержать сведения о статусе документа, который отражается на первой странице трудовой в ее верхнем углу, справа. На данной странице находят отражения и сведения о работнике.
Работник, который утратил трудовую, должен направить свое обращение о получении дубликата последнему (текущему) работодателю. Заявление, полученное от работника, подлежит рассмотрению. По факту проведения таких действий, работодатель осуществляет оформление дубликата, который выдается заявителю. Работодатель наделен обязанностью внесения информации о суммарном стаже заявителя, который отражается в «Сведениях о работе». Сумма отработанного человеком времени указывается до момента фактического трудоустройства к последнему работодателю. Со стороны этого работодателя обязательно восстановление всех записей, которые были выполнены им в трудовой бывшего сотрудника.
Выдача дубликата может стать результатом необходимости в отмене ряда записей, касающихся трудоустройства увольнения. Для проведения такой выдачи потребуется заявление от работника. В дубликат вносятся все записи работодателя, кроме последней, которая является недействительной. Невозможность дальнейшего использования документа является поводом для оформления дубликата. Информация из трудовой, пришедшей в негодность, переписывается в новую форму документа, содержащего отметку «Дубликат».
Потребность в выдаче дубликата может возникнуть и у работодателя. Таким примером может послужить массовая пропажа трудовых, что характерно для чрезвычайных ситуаций. Дубликат выписывается относительно каждого работника. Правовым основанием для его предоставления становится акт, который издается комиссией, созданной в рядах органов, осуществляющих исполнительную власть. Заинтересованные лица становятся участниками данного мероприятия.
Выдача дубликата, а равно и вкладыша, подлежит фиксации со стороны работодателя. Такие сведения отражаются в Книге, используемой с целью учета трудовых. Процедуры, связанные с оформлением трудовой, основаны на ряде государственных и локальных нормативов. Такие акты позволили установить определенные правила и создать инструкции для ведения и хранения документации. Соблюдение таких правил относится к обязанности не только работодателя, но и самого работника. Организации, которые нарушают установленные инструкции, подлежат привлечению к административной ответственности. Максимальным уровнем наказания выступает прекращение деятельности работодателя.
Работник должен обращать внимание на наличие требуемых реквизитов, позволяющих установить факт его трудоустройства у конкретного работодателя. Отсутствие необходимых сведений может стать причиной для отказа в предоставлении пособий и пенсии.