Депонированная заработная плата
Депонирование заработной платы того или иного сотрудника представляет собой особую процедуру, которая, в определенных обстоятельствах, может быть применима главным бухгалтером, либо иным ответственным лицом. Этот процесс обладает рядом различных особенностей, которые обязательно должны быть известны. В противном случае, можно оказаться нарушителем текущего порядка проведения кассовых процедур.
Процесс депонирования
Действующие финансовые порядки и нормативы предполагают, что руководство предприятия или организации всегда должно отвечать за ответственное хранение денежных средств. Наиболее оптимальным способом выступает их хранение в банке. При этом сам процесс их снятия всегда должен быть объяснен соответствующими причинами.
Например, чтобы осуществить снятие определенной суммы для ее последующей выдачи сотрудникам в виде регулярной заработной платы, необходимо представить уполномоченным лицам соответствующий приказ о выдаче зарплаты. Помимо этого, все последующие и дополнительные движения финансовых активов должны быть соответствующим образом оформлены и зафиксированы в следующих документах:
- кассовая книга;
- ордеры расходников и приходников;
- действующий журнал по учету всех финансовых операций, производящихся внутри компании;
- дополнительный журнал учета, в который вносятся лишь депонированные суммы.
При этом в кассу организации могут попадать не только денежные средства в виде заработной платы сотрудникам, но и иные финансовые поступления, например, средства на оплату стипендии, суммы для последующей отправки в банковскую организацию и т.д.
Абсолютно каждая операция, вне зависимости от ее значимости и финансовой суммы, должна быть отражена и зафиксирована в соответствующих документах, включая журналы учета.
Формирование депонированной зарплаты
Согласно действующим нормам, вознаграждение сотрудникам может выплачиваться не реже, чем два раза в месяц. При этом интервал выплат не может превышать 15 календарных дней. Как правило, эти две положенных выплаты представляют собой аванс и основную сумму установленной заработной платы. Касаемо точных дней для выплаты – их руководство может устанавливать самостоятельно, при этом обязательно учитывая все действующие нормы и предписания. Точные дни выдачи аванса и последующей заработной платы обязательно должны быть указаны в трудовых договорах.
Эти числа, в которые происходит расчет с сотрудниками, также сообщаются и в банковскую организацию с целью установления регулярного графика. В последующем снятие денег может осуществляться исключительно в указанные два дня. Даже если организация по каким-либо причинам планирует выдачу на несколько дней позже, уже снятые денежные средства будут храниться в ее кассе.
Необходимость депонирования заработной платы может возникнуть в различных ситуациях, когда сотрудник, по каким-либо причинам, не может сейчас получить денежную сумму. Такими причинами может выступать его пребывание на больничном, либо в отпуске, нахождение в командировке и т.д. В таком случае сведения о депонировании обязательно заносятся в соответствующий журнал, а также в иные необходимые бухгалтерские документы, для грамотного и верного отражения финансовых операций, происходящих в данной организации. После процедуры оформления, сумма, которая не была востребована, переводится назад, на счет банковского учреждения.
Особенности последующего получения
Получение заработной платы, депонирование которой произошло ранее, возможно в один из трех доступных дней. К таким дням относятся:
- День аванса в текущем месяце.
- День выдачи сотрудникам заработной платы за данный месяц.
- В отдельный день, который установлен именно для выдачи ранее депонированных сумм.
Следует отметить, что третий день существует далеко не во всех организациях. В случае его официального отсутствия, придется дождаться одного из двух других дней, чтобы получить причитающуюся заработную плату.
При этом всегда необходимо помнить о том, что отказ работодателя в выдаче ранее депонированной суммы является серьезным нарушением существующих норм и установленного порядка. В таком случае следует сразу обращаться в уполномоченную организацию, например, Комиссию по труду.
Еще одним важным нюансом является тот факт, что метод депонирования может быть применим исключительно при действующем на предприятии наличном расчете. Такая возможность пропадает, если, например, организация перешла на пластиковые карты.
Особенности бухгалтерского оформления
Главным правилом является верное и грамотное отражение депонирования определенной суммы в отчете. Бухгалтеру необходимо будет указать все проводки, которые, в конечном итоге, должны закончиться следующим шагом: «Выдачей сотруднику суммы, которая ранее не была им получена».