Выписки из штатного расписания

Осуществление постоянной деятельности организации либо иного юридического лица неразрывно связано с составлением и формированием самых разных документов, которые подтверждают его официальный статус.

Штатное расписание, бесспорно, можно назвать важнейшим внутренним документом организации, который включает в себя информацию о каждом рабочем месте, а также о размере заработной платы, установленном в отношении конкретной должности. Следует учесть, что такая информация относится к категории конфиденциальной, а это значит, что она не должна быть передана третьим лицам.

Однако иногда сотрудникам необходимо получить информацию из штатного расписания. В таких ситуациях в обязанности работодателя будет входить предоставление соответствующих сведений в виде выписки.

Выписка представляет собой копию одного из разделов штатного расписания с информацией, которая требуется тому или иному сотруднику.

Для чего может потребоваться документ? 

Выписка из штатного расписания несет в себе главное назначение – указание всех необходимых сведений о сотруднике, который занимается исполнением профессиональных обязанностей в конкретном учреждении.

При этом полноценное штатное расписание всегда составляется в соответствии с существующей унифицированной формой. Помимо этого, законодательство РФ предъявляет определенные требования и к оформлению выписок из штатного расписания. Например, при формировании выписки шапка основного расписания не должна копироваться. Также не подлежат копированию и иные сведения, которые не имеют никакого отношения к самому сотруднику, например, реквизиты юридического лица, информация об уполномоченных работниках, которыми был подписан этот документ и т.д.

Копирование информации из штатного расписания начинается с определенного раздела, а именно – с основной части документа. Как правило, в ней содержатся следующие сведения:

  • наименования всех структурных подразделений, которые имеются в данной организации;
  • перечисление абсолютно всех должностей, с их полным названием;
  • данные о действующих штатных единицах, а также об установленных тарифах. Помимо этого в штатном расписании нередко содержится информация и об установленных в данном учреждении надбавках для сотрудников определенных должностей.

Форма документа, а также важные особенности его составления

В отношении выписок из штатного расписания действующие нормы РФ не устанавливают отдельных форм или образцов. Следовательно, документ может быть составлен в произвольном порядке, но при обязательном указании всех важных сведений.

Следует помнить о том, что указание лишней информации в выписке недопустимо. Не нужно указывать личные данные сотрудников, а также иные сведения, которые не имеют никакого отношения к конкретному сотруднику и к его трудовой деятельности.

С другой стороны, штатное расписание не является документом с государственной тайной, а это значит, что при необходимости сотрудник может получить абсолютно любые сведения, если они действительно ему потребуются. Помимо этого, не будет нарушением и взятие информации из разных частей штатного расписания.

Как правило, обязанность по выдаче выписок из штатного расписания лежит на специалистах по кадрам. Это значит, что именно данное лицо будет ответственно за информацию, которая будет выдана сотруднику. Особое внимание также следует обратить и на форму документа. Она может быть выражена в трех видах:

  • копия документа, сделанная с помощью ксерокса или иного устройства;
  • фотокопия штатного расписания. Допускается фиксирование данных, указанных в штатном расписании, с помощью фототехники – фотоаппаратов, телефонов и т.д.;
  • текст, набранный на компьютере. Следует отметить, что при выборе данного варианта набранный на компьютере документ обязательно должен быть заверен. В противном случае он не будет иметь абсолютно никакой юридической силы.

В документе должны содержаться следующие сведения:

  1. Полное наименование юридического лица в соответствии с информацией, указанной в Уставе организации или в иных учредительных документах.
  2. Название самого документа, а также присвоенный ему порядковый номер и дата составления.
  3. Краткая информация о действующем штатном расписании – номер, дата его составления и утверждения, а также срок действия документа. Здесь же необходимо указать и общее количество штатных единиц.
  4. Далее следует основная часть, в которой представлена информация, которая потребовалась сотруднику. Данная информация может включать в себя все аспекты трудовой деятельности – тарифные ставки, категории, квалификации и т.д.
  5. Далее идут сведения о самом сотруднике, а также о его профессиональной деятельности в данной организации  - присвоенная квалификация, разряд, имеющаяся специальность и т.д. Сюда же обязательно должны быть включены сведения и о текущем размере оклада.
  6. В конце документа обязательно должна быть поставлена подпись уполномоченного лица, например, специалиста по кадрам или бухгалтера. Свою подпись также должен поставить и сам сотрудник, после проверки представленных в выписке сведений. Напротив подписей сторон обязательно должны быть указаны их ФИО, а также должность.

Иные важные аспекты заполнения документа 

Процедура заполнения выписки из штатного расписания будет абсолютно грамотной и верной в том случае, если она будет включать в себя следующие этапы:

  1. Подробная информация о действующем штатном расписании – его номер, дата принятия и т.д.
  2. Подпись на выписке из штатного расписания должна совпадать с подписью того лица, которое визировало оригинальный документ.
  3. Если документ был набран на компьютере, он обязательно должен быть заверен уполномоченным лицом. Помимо этого, на нем должны иметься подписи руководителя, а также главного бухгалтера.

Зачастую на крупных предприятиях существуют ранее принятые образцы выписок из штатного расписания. Помимо этого, отдельными внутренними документами может быть установлен и индивидуальный порядок их получения. Нередко для выписок используется и утвержденный бланк.

Выписка из штатного расписания может потребоваться как для предоставления сведений внутри учреждения, так и за его пределами. В том случае, если она необходимо для использования в той же организации – процедура заверения документа здесь станет необязательной.

Как правило, выписка включает в себя несколько листов с информацией. В таком случае все они должны быть сшиты между собой. На обратной стороне последнего листа наклеивается белый лист, на котором необходимо указать точное количество листов в документе.

Особенности выдачи документа и его последующего хранения 

Выдача выписок из штатного расписания должна осуществляться исключительно уполномоченным сотрудником. Не допускается выполнение данной функции секретарем либо иным лицом, на которого такие обязанности не были возложены в официальном порядке. Помимо этого сам факт выдачи должен быть отражен в документальной форме. Чаще всего, получение выписки тем или иным сотрудником фиксируется в специальном журнале исходящей документации. Там ставится дата получения документа, номер выписки, а также обязательно указывается ФИО сотрудника.

Выписка, как документ, представляющий определенную ценность, обладает и своим сроком действия. В соответствии с действующими нормами, данный срок равен одному году с момента выдачи. После истечения указанного периода документ теряет свою юридическую силу и требует обновления представленных в нем сведений.

В том случае, если выписка осталась невостребованной, она подлежит хранению в архиве учреждения. В данной ситуации минимальный срок хранения составит 5 лет.

Таким образом, выписка из штатного расписания является важным трудовым документом, который может многое рассказать о профессиональной деятельности гражданина в стенах той или иной организации. Именно поэтому к процедуре ее формирования и последующей выдачи нужно отнестись максимально ответственно.

Документ, заполненный ненадлежащим образом, может принести сотруднику большое количество сложностей. Помимо этого, именно невнимательное отношение может стать основной причиной и для появления многочисленных претензий в адрес работодателя.

 

Эта статья была вам полезна? Поделитесь с друзьями!