Повышение эффективности работы сотрудников

Каждый работодатель хотя бы раз задумывался о том, является ли труд его сотрудников на 100% эффективным и нужно ли предпринимать какие-либо действия для того, чтобы повысить текущий уровень.

Существуют ли вообще какие-нибудь способы для выявления уровня эффективности труда в той или иной организации? Многие кадровые агентства мира занимаются исследованием данного вопроса и пытаются найти наиболее оптимальный способ.

Основные методы

Повышение эффективности труда каждого конкретного сотрудника

Одной из важнейших особенностей абсолютно любого рабочего процесса, несомненно, является принцип грамотного и эффективного распределения труда между штатными единицами. Его суть заключена в том, что все профессиональные обязанности пропорционально распределяются между сотрудниками, в соответствии с их уровнем квалификации, а также должностными инструкциями.

При этом основная задача любого работодателя заключается в том, чтобы отследить, какая именно работа удается лучше каждому из работников. Огромное значение будет иметь выяснение и того факта, какие именно стороны являются наиболее сильными у определенного работника. Например, кто-то может показывать блестящие результаты в активной работе, принимая эффективные и быстрые решения, в то время как другие могут прекрасно выполнять более рутинную работу, делая акцент на ее качестве и надежности.

В задачи руководителя также будут входить и иные вещи. Например, на данный момент выявлено 6 наиболее удачных способов повышения эффективности, в частности:

  1. Каждый сотрудник должен иметь максимально четкое представление о том, какую именно ответственность он несет и какие именно обязательства установлены в его отношении. Между тем, работодатель должен следить, чтобы на работника возлагались исключительно его профессиональные обязанности, указанные в действующей должностной инструкции.
  2. Всем возражениям и претензиям сотрудников нужно уделять должное внимание, не игнорируя их. Например, если один из работников заявляет, что боится браться за определенную работу и думает, что не справится с ней, работодатель должен предложить ему альтернативные варианты либо устранить проблему иными способами.
  3. Все претензии, которые существуют у работодателя в отношении сотрудников, он должен высказывать максимально точно, избегая расплывчатых формулировок. Например, если руководитель просто накричит на сотрудника за некачественно изготовленную продукцию – эффект от этого вряд ли будет положительным. Гораздо эффективнее будет подробно рассказать работнику о его ошибках, разумно аргументируя каждую из них.
  4. Возлагать на сотрудника новые обязанности можно только при наличии его согласия, предварительно убедившись в том, что он действительно сможет справиться с ним. Необходимо сравнить поставленные перед сотрудником задачи с реальным положением вещей, проанализировать его навыки, а также имеющийся опыт.
  5. Особое внимание необходимо уделить постоянному контролю выполнения поставленных задач. Например, руководитель может установить, что сотрудники сами представляют ему промежуточные отчеты о своей деятельности, а также о достигнутых результатах. Благодаря такой схеме, все имеющиеся недочеты и ошибки могут быть исправлены еще в начале пути, что значительно проще, чем исправление уже в самый последний момент, когда вся работа проведена.
  6. Как и претензии, объявленная благодарность или денежное поощрение должно быть разъяснено. Например, если руководитель хвалит подчиненного, он обязательно должен разъяснить, за что именно. Не лишним также будет отметить важные нюансы проведенной работы, например, проявленную скорость, которая никак не понизила качество продукции и т.д.

Повышение эффективности качества труда в отношении сразу всех работников

Повышение общей эффективности труда может быть осуществлено благодаря грамотному воздействию на следующие аспекты:

  • на состав коллектива, а также его текущую численность;
  • на внутренние нормы, установленные в данной организации;
  • на общие трудовые отношения, а также на существующую в коллективе психологическую атмосферу.

На первый взгляд может показаться, что наилучшим решением может стать трудоустройство сразу большого количества сотрудников. Однако не следует забывать, что каждая единица в штате предполагает регулярные выплаты заработной платы.

Согласно проведенным исследованиям, наибольшей эффективности поможет достичь оптимальная численность трудового коллектива – от 5 до 11 человек. Именно такого числа работников достаточно для выполнения большинства профессиональных задач. Помимо этого, такой коллектив может быть максимально сплоченным и дружным.

Позаботиться стоит также и о наиболее оптимальном составе трудового коллектива. Например, если в нем будут присутствовать сотрудники с абсолютно разными взглядами и уровнем мышления – наиболее оптимальное решение может быть принято путем споров и активного внесения самых различных предложений. Помимо этого, разные взгляды помогают оценить сложившуюся ситуацию абсолютно с разных сторон, а это, зачастую, также является отличным способом выделить наиболее верное решение.

Но следует также и помнить, что в погоне за дружностью и сплоченностью коллектива важно не перестараться. Как показывает практика, иногда излишняя дружба доводит до крайностей. Когда сотрудники слишком дружны – нередко многие претензии так и остаются невысказанными. А это, в свою очередь, может негативно сказаться на эффективности работы, а также привести к образованию своеобразных группировок внутри коллектива.

Несмотря на вышесказанное, микроклимат в коллективе всегда имеет огромное значение в отношении эффективности работы той или иной организации. Именно поэтому каждый руководитель должен знать об особенностях создания максимально благоприятной внутренней обстановки.

Наиболее распространенные сложности

Слишком большое количество управляющих

Данную проблему можно встретить в огромном количестве всевозможных организаций. Она заключается в том, что на одного подчиненного приходится слишком много руководителей, каждый из которых пытается давать ему определенные задачи и возлагать дополнительные функции.

Лишние руководители могут существенно понижать эффективность труда, ведь им нужно показать свою занятость. Результатом нередко являются ненужные совещания и трата времени на иные не столь важные нюансы.

Службы проверки

Такие структурные подразделения, как проверяющие отделы, создаются во многих организациях. Безусловно, они являются полезными, но только не в том случае, когда их количество превышает допустимые пределы. Нередко сокращение таких проверяющих работников ведет к практически мгновенному повышению эффективности в работе организации.

В этот пункт можно включить и случаи слишком большого количества различного обслуживающего персонала в учреждениях. Безусловно, секретарь является полезной штатной единицей, но если секретарей в организации действительно много, их содержание редко будет являться целесообразным.

Ошибки при планировании процесса работы и его неверное построение

Неграмотную организацию и неверное распределение рабочего времени по праву можно назвать самыми большими проблемами современных руководителей. Только на одних перекурах, а также перерывах на чай теряется огромное количество рабочего времени, которое могло бы быть потрачено на выполнение прямых профессиональных задач.

Чтобы сотрудники не находили лишние предлоги для осуществления перерывов в работе, их необходимо мотивировать. Например, руководитель может поставить условие о достижении определенной цели за короткий временной период, с последующим вознаграждением. Если перед работником будет видна явная перспектива получения дополнительно дохода, он вряд ли захочет растрачивать свое рабочее время впустую.

Пример готовой программы

Рассмотрим пример повышения эффективности работы в магазине:

  1. Формирование должностных инструкций для каждой категории работников.
  2. Ведение постоянного учета работы. Это может осуществляться как в автоматическом режиме, так и с привлечением специалиста, например, кадрового сотрудника.
  3. Проведение регулярных аттестаций.
  4. Постоянное наблюдение за результатами работы сотрудников – похвала специалистов, показавших отличные результаты, и принятие определенных мер в отношении работников, которые плохо справились с поставленными задачами.
  5. Формирование эффективной системы стимулирования работников, которые постоянно справляются с поставленными задачами раньше срока.
  6. Финансовые меры воздействия за игнорирование правил действующей трудовой дисциплины, а также за регулярные опоздания, пропуски и т.д.

При создании системы повышения мотивации, особое внимание следует уделить определенным гарантиям, которые должны устанавливаться в отношении каждого сотрудника. К таким гарантиям можно отнести:

  • сохранение за ним места в период нахождения в официальном отпуске либо на больничном;
  • право на продвижение по карьерной лестнице при условии наличия на это соответствующих причин;
  • установление приемлемого уровня заработной платы, в соответствии с навыками сотрудника, а также с уровнем его образования и квалификации;
  • действие постоянной системы поощрения для того, чтобы работники всегда имели стимул выполнять собственные профессиональные обязанности как можно успешнее.

Разработка собственной системы повышения эффективности действительно может привести к положительным результатам в достаточно короткий временной период. При этом очень важным будет являться наличие подробного предварительного плана, а также серьезного отношения к данному процессу.

 

Эта статья была вам полезна? Поделитесь с друзьями!